Spécialiste de La Gestion Des Documents

il y a 2 semaines


Brussels, Belgique BESIX Temps plein

Description de l'entreprise
Actif depuis 1909, le Groupe BESIX est devenu une entreprise multidisciplinaire occupant une position phare sur ses marchés d’activité : construction, promotion immobilière et concessions. BESIX Contracting est spécialisée dans la réalisation d’ouvrages de construction, infrastructurels et maritimes qui se distinguent souvent par leur complexité.

Au Benelux et en France, le Groupe est représenté en force par les filiales régionales BESIX Infra, Vanhout, Wust, Jacques Delens et Lux TP, garantes d’une approche locale. En collaboration avec les entités Franki Foundations, Socogetra, BESIX Environment et BESIX Unitec, le Groupe propose des solutions de niche spécialisées telles que les fondations profondes, la géo-ingénierie, les travaux routiers, le traitement de l’eau ainsi que la pose de câbles et conduites.

Forts de notre expérience sur nos marchés nationaux, nous nous sommes également forgé une solide position en dehors de l’Europe. Un exemple typique réside dans le Moyen-Orient, où nous avons élaboré un portefeuille impressionnant en l’espace de 50 ans. Cette diversification des activités comme de la portée régionale porte ses fruits car elle diminue notre exposition aux risques.

Description du poste
**Mise en œuvre du projet (30 %)**:

- Sur base d'une analyse des besoins et des contraintes du projet, vous soutenez le projet dans l'implémentation, la configuration des outils de gestion documentaire supportés par BESIX (Bricsys, Aconex,...).
- A la fin des projets, vous soutenez l'équipe exécution sur le chantier en organisant la démobilisation et l'archivage. Vous soutenez la collecte des livrables "As-built" et supervisez l'extraction des fichiers électroniques de l'eDMS requis par tout tiers ;
- Vous créez et gérez le contrat de support avec le projet ainsi que la facturation régulière.
**Amélioration continue (30%)**:

- Vous créez et maintenez des modèles "DMS" conformément aux procédures IMS de BESIX (mise en place de la codification applicable, des workflows d'approbation et de transmission des documents,...) ;
- Vous organisez des réunions d'évaluation de la gestion des documents avec le Document Manager et l'équipe de projet pour discuter des améliorations potentielles et pour partager les meilleures pratiques dans le domaine ;
- Vous soutenez activement les améliorations des développements des outils eDMS et vous participez à la coordination des développements par les fournisseurs de logiciels.
**Coaching - formation (30%)**:

- Vous donnez des sessions de formation au Project Document Officer et aux secrétaires sur l'utilisation de l'outil de gestion documentaire ;
- Vous donnez des présentations/démos publiques de l'outil de gestion documentaire BESIX aux utilisateurs sur les chantiers (utilisateurs internes, client et approbateurs, sous-traitants...) ;
- Tout au long du projet, vous êtes responsable du support aux utilisateurs, de la veille et du support aux processus, vous coordonnez la résolution des problèmes liés à l'informatique.
**Veille du marché (10%)**:

- Vous êtes le contact principal avec les fournisseurs d'eDMS préférés : Bricsys et Aconex.
- Vous gérez l'accord-cadre avec les fournisseurs préférés: facturation, vérification et amélioration des clauses contractuelles, vérification des volumes contractuels par rapport aux volumes consommés sur les projets.
- Vous évaluez régulièrement les outils du marché et fournissez/maintenez à jour une matrice d'arbitrage à la direction.

**Qualifications**:

- Vous êtes titulaire d'une licence, de préférence en gestion de documents, en sciences de l'information ou équivalent par expérience ;
- Vous avez une expérience confirmée en tant que Document Controller ou Lead Document Controller dans la construction ;
- Vous avez de l'expérience avec plusieurs outils de gestion de documents dans la construction ;
Vous avez une très bonne connaissance de l'anglais ; une bonne connaissance du néerlandais et du français ;
- Vous êtes prêt.e à voyager à l'étranger pour des missions de courte durée (+/- 1 semaine).
**Vos compétences**
- Vous vous impliquez dans la compréhension globale de tout projet qui requiert votre soutien ;
- Vous travaillez de manière proactive en suggérant des améliorations et des mesures possibles pour résoudre les problèmes rencontrés en matière de gestion documentaire et de l'outil électronique utilisé ;
- Vous donnez des conseils et des recommandations aux chefs de projet et aux directeurs techniques en matière de gestion documentaire ;
- Vous êtes empathique : vous écoutez et comprenez les problèmes des parties prenantes et les transformez en opportunités d'amélioration.
- Vous êtes autonome et rigoureux.se ;
- Vous avez un bon sens de l'organisation ;
- Vous êtes capable d'effectuer plusieurs tâches en même temps, d'identifier les priorités et les urgences ;
- Vous avez


  • Document Control Specialist

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Axis Temps plein

    Notre client recherche un Document Control Specialist. ** Beschrijving** Un de nos clients, leader sur le marché immobilier, recherche activement un Document Control Specilaist. Vos tâches: Vous gérez quotidiennement le flux entrant de documents, et organisez et structurer l’information afin de la mettre à disposition des utilisateurs en: -...

  • Document Control Specialist

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Axis Temps plein

    One of our clients, a leader in the real estate industry, is actively seeking a Document Control Specialist. **Beschrijving** One of our clients, a leader in the real estate industry, is actively seeking a Document Control Specialist. You will manage the daily incoming flow of documents, and organize and structure the information in order to make it...


  • Brussels, Belgique La Ville de Liège Temps plein

    **Société**: Le Département des Affaires citoyennes recherche, pour son pôle état civil, un responsable en charge de la gestion opérationnelle des services de l’état civil (naissances, mariages, nationalités et identité). **Fonction**: Votre mission principale sera d’encadrer les services de l’état civil. Parmi vos activités, vous devrez...


  • Brussels, Belgique La Ville de Liège Temps plein

    **Société**: Le Département des Affaires citoyennes recherche, pour son pôle état civil, un responsable en charge du pôle de gestion des données de l’état civil (BAEC). « BAEC » signifie Banque de données des actes de l'état civil. Il s'agit de la banque de données centrale qui contient tous les actes de l'état civil et depuis laquelle il...

  • Document Management Specialist

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique BESIX Temps plein

    Company Description Since first going into action in 1909, the BESIX Group has over the years grown into a multidisciplinary company with a leading position in its markets: construction, property development and concessions. BESIX Contracting specializes in construction, infrastructure and marine works, often in contracts with a high level of complexity. In...

  • Customer Support

    il y a 3 jours


    Brussels, Belgique Optimy Temps plein

    Optimy is a Belgian tech scale-up and the European leader in the Social Impact industry that enables any organization to manage and align its grant, volunteering, donation, and sponsorship programs. At Optimy, we believe that corporations are a force for good and can make the world a better place. For more than 12 years, we have enabled organizations to...

  • Document Management Manager

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique BESIX NVSA Temps plein

    **Description de l'entreprise**: BESIX Group est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en...

  • Document Management Manager

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique BESIX Temps plein

    Description de l'entreprise BESIX Group est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en Asie...


  • Brussels, Belgique Cliniques Universitaires Saint-Luc Temps plein

    ✨ Rejoignez le département des Ressources humaines des Cliniques universitaires Saint-Luc ! ✨ En tant que **spécialiste en gestion contractuelle**, vous gérez les contrats RH, conseillez sur la législation, traitez les dossiers administratifs, et collaborez avec les équipes RH et les parties prenantes pour assurer la conformité et le suivi des...

  • Analyste de Gestion

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique CHR de la Citadelle Temps plein

    financiers (données de facturation, demandes d’investissement, suivi de l’évolution de la nomenclature INAMI,...). Vous réalisez desanalyses et des statistiques diverses, en fonction des demandes de votre direction. TYPE DE CONTRAT: CDD de 3 mois à temps plein (38h/sem.) en vue d’un CDI PROFIL: Vous êtes titulaire, au minimum, d’un bachelier...

  • QA Auditor Medical Device

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    QA - Pharma - Audits - FDA **QA Auditor (FDA specialist) - Buxelles** Pour l’un de nos clients, une société pharmaceutique située à Bruxelles, nous sommes à la recherche d’un QA Auditor medical device - FDA specialist **Tâches**: - Gestion des déviations - Suivi des actions correctives et préventives (CAPA) - Suivi des audits internes et...


  • Brussels, Belgique Uni Systems Temps plein

    At Uni Systems, we are working towards turning digital visions into reality. We are continuously growing and we are looking for an Information and Document Management Specialist to join our UniQue team. - Provide expert advice on defining policies and strategies for content, records, archives and information management, including capture, selection,...

  • Contrôleur de Gestion

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique CPAS de la Ville de Bruxelles Temps plein

    **Pour son Département des Finances, le CPAS de la Ville de Bruxelles recherche un.e contrôleur.leuse de gestion (F/H/X)** Cette personne est chargée de développer une vision financière de son département et d’en assurer une bonne gestion. Elle pilote, coordonne et suit les matières financières liées à son département, en vue d’en garantir le...


  • Brussels, Belgique Croix Rouge Temps plein

    **Votre profil**: Diplôme d’études secondaires supérieures Maîtrise des logiciels bureautiques Une expérience dans la planification d'horaires est vivement souhaitée **Votre fonction**: Planification des horaires du personnel, Encodage et suivi des prestations en vue de leur communication au service des Ressources Humaines du SFS, entre autres...

  • ContrÔleur de Gestion

    il y a 1 jour


    Brussels, Belgique CPAS DE BRUXELLES Temps plein

    **Description de l’entreprise **Le CPAS de la Ville de Bruxelles est doté d'une politique dynamique d'action au service de chaque citoyen bruxellois dans un esprit de respect, de solidarité, d'engagement, d'ouverture et d'innovation. Il offre à ses collaborateur.trices - près de 3000 aujourd'hui ! - un environnement de travail flexible où...

  • Contrôleur de Gestion

    il y a 1 jour


    Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein

    **Description du poste**: Vous travaillez au sein du département Finance et vous rapportez au Business Performance & Controlling Manager. La mission principale du département est de gérer les ressources financières (propres et régionales) de l’entreprise en conformité avec les règlementations en vigueur et de les rapporter fidèlement dans un...


  • Brussels, Belgique Newpharma Temps plein

    **Payroll & Administrative Specialist** Notre entreprise, Newpharma, est active dans le secteur de l’e-commerce pharmaceutique. Nous sommes en constante croissance depuis plus de 10 ans et au fil des années, avons remporté de nombreux prix. La société entend désormais développer son activité à travers l’Europe ! Vous êtes spécialisé.e dans...


  • Brussels, Belgique CPAS de la Ville de Bruxelles Temps plein

    **Pour son Département des Ressources Humaines, le CPAS de la Ville de Bruxelles recherche un.e gestionnaire de contrats d’insertion socioprofessionnelle (F/H/X)** Cette personne est chargée d’assurer la gestion administrative des contrats de travail des travailleurs en insertion socio-professionnelle (ISP) conclus sur base de l’article 60-7 de la...


  • Brussels, Belgique Centre Permanent pour la Citoyenneté et la Participation (CPCP) Temps plein

    Le **Centre Permanent pour la Citoyenneté et la Participation (CPCP)** est une association sans but lucratif reconnue depuis 2010 par la Fédération Wallonie-Bruxelles en tant qu’institution d’éducation permanente. Le CPCP a pour mission d’alimenter, accompagner et consolider les processus, publics ou privés, qui favorisent l’émergence ou le...


  • Brussels, Belgique CPAS de la Ville de Bruxelles Temps plein

    **Pour son Département Patrimoine Public, le CPAS de la Ville de Bruxelles recherche un.e gestionnaire juridico-administratif (F/H/X)** Le CPAS est le propriétaire et gestionnaire d'un important patrimoine immobilier qu'il exploite à différentes fins. Son patrimoine public abrite l’administration, les antennes sociales, les services d'aide aux...