Document Management Manager

il y a 6 jours


Brussels, Belgique BESIX Temps plein

Description de l'entreprise

BESIX Group est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en Asie centrale, en Australie et via sa filiale BESIX Construct, au Moyen-Orient. Le Groupe se distingue notamment dans le secteur par un département d’ingénierie interne, intégrant une large expertise en matière de géotechnique, de technologie du béton, de méthodes, de planning et d’outils tels que le BIM et le System Engineering.

Description du poste
**Mise en œuvre du projet (30 %)**:
Sur base d'une analyse des besoins et des contraintes du projet, vous soutenez le projet dans l'implémentation, la configuration des outils de gestion documentaire supportés par BESIX (Bricsys, Aconex,...).
A la fin des projets, vous soutenez l'équipe exécution sur le chantier en organisant la démobilisation et l'archivage. Vous soutenez la collecte des livrables "As-built" et supervisez l'extraction des fichiers électroniques de l'eDMS requis par tout tiers ;
Vous créez et gérez le contrat de support avec le projet ainsi que la facturation régulière.

**Amélioration continue (30%)**:
Vous créez et maintenez des modèles "DMS" conformément aux procédures IMS de BESIX (mise en place de la codification applicable, des workflows d'approbation et de transmission des documents,...) ;
Vous organisez des réunions d'évaluation de la gestion des documents avec le Document Manager et l'équipe de projet pour discuter des améliorations potentielles et pour partager les meilleures pratiques dans le domaine ;
Vous soutenez activement les améliorations des développements des outils eDMS et vous participez à la coordination des développements par les fournisseurs de logiciels.

**Coaching - formation (30%)**:
Vous donnez des sessions de formation au Project Document Officer et aux secrétaires sur l'utilisation de l'outil de gestion documentaire ;
Vous donnez des présentations/démos publiques de l'outil de gestion documentaire BESIX aux utilisateurs sur les chantiers (utilisateurs internes, client et approbateurs, sous-traitants...) ;
Tout au long du projet, vous êtes responsable du support aux utilisateurs, de la veille et du support aux processus, vous coordonnez la résolution des problèmes liés à l'informatique.

**Veille du marché (10%)**:
Vous êtes le contact principal avec les fournisseurs d'eDMS préférés : Bricsys et Aconex.
Vous gérez l'accord-cadre avec les fournisseurs préférés: facturation, vérification et amélioration des clauses contractuelles, vérification des volumes contractuels par rapport aux volumes consommés sur les projets.
Vous évaluez régulièrement les outils du marché et fournissez/maintenez à jour une matrice d'arbitrage à la direction.

**Qualifications**:

- Vous êtes titulaire d'une licence, de préférence en gestion de documents, en sciences de l'information ou équivalent par expérience ;
- Vous avez une expérience confirmée en tant que Document Controller ou Lead Document Controller dans la construction ;
- Vous avez de l'expérience avec plusieurs outils de gestion de documents dans la construction ;
- Vous avez une très bonne connaissance de l'anglais ; une bonne connaissance du néerlandais et du français ;
- Vous êtes prêt.e à voyager à l'étranger pour des missions de courte durée (+/- 1 semaine).

**Vos compétences**
- Vous vous impliquez dans la compréhension globale de tout projet qui requiert votre soutien ;
- Vous travaillez de manière proactive en suggérant des améliorations et des mesures possibles pour résoudre les problèmes rencontrés en matière de gestion documentaire et de l'outil électronique utilisé ;
- Vous donnez des conseils et des recommandations aux chefs de projet et aux directeurs techniques en matière de gestion documentaire ;
- Vous êtes empathique : vous écoutez et comprenez les problèmes des parties prenantes et les transformez en opportunités d'amélioration.
- Vous êtes autonome et rigoureux.se ;
- Vous avez un bon sens de l'organisation ;
- Vous êtes capable d'effectuer plusieurs tâches en même temps, d'identifier les priorités et les urgences ;
- Vous avez l'habitude de travailler dans des équipes multiculturelles et dans un environnement international ;
- Vous êtes dynamique et flexible ;
- Vous êtes capable d'analyser les problèmes et de proposer des solutions appropriées.

Informations supplémentaires

Une carrière chez BESIX, c'est bien plus qu'un simple travail, c’est faire partie d’un monde innovant et en perpétuel changement; c’est contribuer avec vos compétences, votre ambition et votre passion au développement de nos différentes activités afin de relever les défis qui nous attendent demain.

Travailler pour le


  • Document Management Specialist

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique BESIX Temps plein

    Company Description Since first going into action in 1909, the BESIX Group has over the years grown into a multidisciplinary company with a leading position in its markets: construction, property development and concessions. BESIX Contracting specializes in construction, infrastructure and marine works, often in contracts with a high level of complexity. In...

  • Document Management Expert

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Uni Systems Temps plein

    Provide expert advice on defining policies and strategies for content, records, archives and information management, including capture, selection, retention and digital preservation. - Contribute to the design, development and maintenance of records, archives and information management systems and to the technical implementation of new or adapted policies. -...

  • Project Manager Documents

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Belfius Temps plein

    Als je geboeid bent door de wereld van “financieringsoplossingen” in een snel veranderende en concurrentiële omgeving, dan is dit de ideale job voor jou. We ontwikkelen met ons team Loan Processes creatieve oplossingen om de toekenning en het beheer van kredieten zo gemakkelijk mogelijk te maken voor de klant, de bankers en de medewerkers binnen de...


  • Brussels, Belgique Canonical - Jobs Temps plein

    Documentation is essential to our Support Engineering operation, both for customers and for our team. We are looking for a driven and effective leader and team manager for technical documentation. The Technical Documentation Manager will own, coordinate, and drive the documentation efforts of the team. This is an opportunity to shape Canonical's internal...

  • Document Management Manager

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique BESIX NVSA Temps plein

    **Description de l'entreprise**: BESIX Group est un groupe belge de premier plan actif dans les secteurs de la construction, du développement immobilier et des concessions. Fondé en 1909, il a connu une croissance impressionnante au cours de ces dernières années. Le Groupe est également présent en Europe de l’Est, en Afrique du Nord et centrale, en...


  • Brussels, Belgique EUROPEAN DYNAMICS Temps plein

    **Your tasks**: - Provide expert advice on defining policies and strategies for content, records, archives and information management, including capture, selection, retention and digital preservation; - Contribute to the design, development and maintenance of records, archives and information management systems and to the technical implementation of new or...

  • Document Controller

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Perfact Group Temps plein

    In the Project Support Office, the Document Controller will play a pivotal role in assisting one or more project teams by overseeing document control across various stages of infrastructure projects. Main roles and responsibilities are described below: - **Refining and implementing the processes, procedures, and tools** as outlined in the document...


  • Brussels, Belgique ING Temps plein

    **IT Area Lead Document Management & CREFS** Becoming fully digital is at the very core of ING’s Think Forward strategy to empower people to stay ahead in life and in business. To contribute to the ambition of leading the future of ING through digital offerings, the Document & Content Services tribe has the purpose to “_enables fast, secure & compliant...


  • Brussels, Belgique HNM Solutions Temps plein

    **Job ID: HNMJD3417**: **Role: Expert in Information and Document Management** **Location: Brussels, Belgium** **Language: English** **Description of the task**: **Expert in Information and Document Management with expertise in online digital archives.** - Provide expert advice on defining policies and strategies for content, records, archives and...

  • Document Controller

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Winthrop Technologies Temps plein

    Winthrop is a dedicated Data Centre Construction company providing turnkey solutions to our clients, headquartered in Dublin and delivering throughout Europe. As an engineering focused organization, Winthrop have grown to become one of the leading and most trusted companies in our sector. We are currently constructing multiple Turnkey Data Centre Projects in...

  • Document Control Specialist

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique Axis Temps plein

    One of our clients, a leader in the real estate industry, is actively seeking a Document Control Specialist. **Beschrijving** One of our clients, a leader in the real estate industry, is actively seeking a Document Control Specialist. You will manage the daily incoming flow of documents, and organize and structure the information in order to make it...

  • Senior Business Manager

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique 3W Select Interim Management Temps plein

    **Senior Business Manager**: CEO / COO / General Management IBrussel I40 uur Our Client is a global financial services provider with services predominantly in the insurance and asset management business. They are currently looking for a **Senior Business Manager** to support the team. The Senior Business Manager's primary role is to support the COO across...

  • Document Controller

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique PM Group Temps plein

    **Document Controller**: - Permanent - Brussels, Belgium - Document Control - 6742 **Overview - We now wish to recruit a Document Controller for to join the Belgian Document Control team. We are a busy team of three and due to securing new client contracts we need an experienced Document Controller to help with the workload. **Responsibilities **You will...

  • Document Controller

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    Brussels, Belgique PM Group Temps plein

    : We now wish to recruit a Document Controller for to join the Belgian Document Control team. We are a busy team of three and due to securing new client contracts we need an experienced Document Controller to help with the workload. : **You will bring the following experience with you** - Document control on a number of projects simultaneously (small to...


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    Syensqo is all about chemistry. We’re not just referring to chemical reactions here, but also to the magic that occurs when the brightest minds get to work together. This is where our true strength lies. In you. In your future colleagues and in all your differences. And of course, in your ideas to improve lives while preserving our planet’s beauty for...

  • IT Documentation Expert

    il y a 1 semaine


    Brussels, Belgique Black Pen Recruitment Temps plein

    **IT Documentation Expert (Information Technology/Software)** Are you an experienced **IT Documentation Expert**? Are you seeking a career in an exciting and dynamic company, where you will offer your services as part of a team of a major European Institution, operating in an international, multilingual, and multicultural environment where you can expect...


  • Brussels, Belgique The White Team Temps plein

    **DESCRIPTION OF THE TASKS: Provide expert advice on defining policies and strategies for content, records, archives and information management, including capture, selection, retention and digital preservation. Contribute to the design, development and maintenance of records, archives and information management systems and to the technical implementation of...

  • Document Controller

    il y a 3 semaines


    Brussels, Belgique Hitachi Rail STS France Temps plein

    **Description** Who We Are **Hitachi Rail** is a fully integrated, global provider of rail solutions across rolling stock, signaling, service & maintenance, digital technology and turnkey. With a presence in 38 countries across three continents and over 14,000 employees, our mission is to contribute to society through the continuous development of superior...

  • Sales Manager

    il y a 2 semaines


    Brussels, Belgique Gentis Recruitment Temps plein

    Our client is a company specialized in document management/software solutions. They are looking for a committed and efficient sales manager. **Job responsabilities**: - Responsible of achieving the predetermined sales objectives and budget by coaching and leading the Key Account Managers team. - Make concrete objectives for your sales team and define...

  • Sales Manager

    il y a 1 semaine


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    Our client is a company specialized in document management/software solutions. They are looking for a committed and efficient sales manager. **Job responsabilities**: - Responsible of achieving the predetermined sales objectives and budget by coaching and leading the Key Account Managers team. - Make concrete objectives for your sales team and define...