Administrative Assistant

il y a 3 jours


Elsene, Belgique Unique Temps plein

**Description**:
The Administrative Assistant works under the direct supervision of the Director of Administration and Finance, the Director of Programmes and the Head of Training, and in close collaboration with other team members.

The main activities are listed below and are centred around 2 main areas. This list is not exhaustive and may be adapted according to the overall work in the framework of the implementation of the current programmes, the workload of the team members and the annual programming, for the realisation of the tasks and activities that fall within the scope of its competences.

**Administrative and logístical assistance - Transversal support to the Training Department [80%].**
- Administrative support for the accounting and financial management of operational expenditure incurred by the Training component.
- Support for the operational management (control, monitoring and signature circuit) of commitments and invoices for activities organised by the Training component.
- Participation in the preparation of expenditure/audit checks for ongoing programmes.
- Ensuring compliance with internal procedures on service/supply contracts
- Administrative support for the updating of the databases of the ongoing programmes, and more particularly of MFF SPS and MFF Plus (reception of documents, encoding in the management system (participants, etc.), paper filing, ensuring the follow-up and updating of the statuses in the management system and in the follow-up sheets, etc.)
- Logistical support, including the organisation of conferences/meetings abroad and the sending of training material to sites/professional associations
- Support for the creation and encoding of action plans/budgets in the management system, creation and updating of templates, layout of documents.
- Ad hoc transversal support according to the needs identified with the Training Department.

**Administrative and logístical assistance - Transversal support to the Admin & Finance department [20%].**
- Administrative support for updating the databases of ongoing programmes (receipt of documents, encoding in the management system, filing, monitoring and updating of statuses in the management system and in the follow-up sheets, etc.).
- Ad hoc transversal support according to the needs identified with the Administration and Finance Department

**Profil**
- Higher secondary education diploma (CESS). Degree in administrative management (Bachelor's degree or higher) is an asset.
- Good (active) knowledge of the usual office software (Office Suite Word, Excel, Power Point, etc.)
- Fluency in English and French, both spoken and written. Fluency in Spanish and/or Portuguese is a plus
- Excellent organisational and communication skills
- Autonomy, proactivity and sense of responsibility
- Team spirit, dynamism and flexibility
- Strong organisational and time management skills
- Experience in grant contract/service contract management/public procurement procedures will be considered an advantage

**Offre**
- Working hours: full time (37h30 per week)
- Estimated duration: minimum 3 months
- Gross monthly salary (employee, excluding coefficient): Maximum 2.400€.
- Workplace: Ixelles + Telecommuting

**Entreprise**
- _______


  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines


    Elsene, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche actuellement **un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (M/F/x)** pour une **société active dans les mutualités et assurances** pour une mission d'intérim avec option permanente. Robert Half recherche actuellement **un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (M/F/x)** pour une **société active dans les mutualités et assurances** pour une...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois


    Elsene, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** recherche un **Assistant Administratif (h/f/x)** pour rejoindre une entreprise basée à **Ixelles**. Notre client est une organisation reconnue active dans le **secteur européen** **et dans l'aide au développement.** Les responsabilités principales pour cette fonction d'** Assistant Administratif (h/f/x)...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois


    Elsene, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** recherche un **Assistant Administratif (h/f/x)** pour rejoindre une entreprise basée à **Ixelles**. Notre client est une organisation reconnue active dans le **secteur européen** **et dans l'aide au développement.** Les responsabilités principales pour cette fonction d' **Assistant Administratif...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines


    Elsene, Belgique MINDTEKS Temps plein

    We are looking for a responsible Administrative Assistant to perform a variety of administrative and clerical tasks. Duties of the Administrative Assistant include providing support to our managers and employees, assisting in daily office needs and managing our company’s general administrative activities. Type d'emploi : Temps plein,...

  • Assistant Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine


    Elsene, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Hal**f recherche actuellement **un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (M/F/x) **pour une société **active dans les mutualités et assurances** pour **une mission temporaire avec option permanente**. **Robert Hal**f recherche actuellement **un(e) Assistant(e) Administratif(ve) (M/F/x) **pour une société ** active dans les mutualités et...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Elsene, Belgique EXELIA Temps plein

    **OFFRE DE COLLABORATION INDÉPENDANTE/SALARIÉE À TEMPS PLEIN** **ASSISTANT ADMINISTRATIF - SECRÉTAIRE** **EXELIA** est un cabinet d’avocats basé à Ixelles, spécialisé en droit économique et administratif et comptant une douzaine d’avocats. **Notre philosophie **est de mettre l’humain en avant et de proposer un contact personnalisé à nos...


  • Elsene, Belgique EXELIA Temps plein

    **OFFRE DE COLLABORATION INDÉPENDANT(E) / SALARIÉ(E) À TEMPS PLEIN** **ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) - SECRÉTAIRE (DOMAINE JURIDIQUE)** **EXELIA **est un cabinet d’avocats basé à Ixelles, spécialisé en droit économique, fiscal et administratif et comptant une douzaine d’avocats. **Notre philosophie **est de mettre l’humain en avant et de...


  • Elsene, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **HR Administrative Assistant **profiel **(M/V/X**) voor een bedrijf in de woningsector. **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **HR Administrative Assistant **profiel **(M/V/X**) voor een bedrijf in de woningsector. Deze structuur bevindt zich in Elsene en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar...


  • Elsene, Belgique Actief Interim Temps plein

    Description du poste : Assistant(e) administratif(ve): - 4/5 ou temps pleins - Gérer le secrétariat du cabinet - accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques - Assistance administrative dans les dossiers - préparer les dossiers de pièces administrative et effectuer les traductions des pièces du dossier - Gestion de l'agenda - inscrire...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois


    Elsene, Belgique Cityone - Accueil Temps plein

    Fondé en 1991 par Sophie Pécriaux, City One est aujourd’hui un groupe indépendant et un acteur incontournable des métiers de l’accueil. Grâce à une stratégie axée sur l'alliance de l'excellence et du service, City One a su s'imposer dans différents secteurs d'activités tels que l'accueil en entreprise, l'accueil événementiel, l'animation et...

  • Assistant Administratif

    il y a 5 jours


    Elsene, Belgique Fiducial Temps plein

    **Description du poste**: **FILIÈRE ET MÉTIER**: RESSOURCES HUMAINES - Administration du Personnel **INTITULÉ DU POSTE**: Assistant Administratif (Contrat Etudiant) **TYPE DE CONTRAT**: CDD **TEMPS DE TRAVAIL**: Temps partiel **ORGANISATION DU TEMPS PARTIEL**: 2 1/2 jours par semaine **STATUT**: Employé **DESCRIPTION DE LA MISSION**: En nous...


  • Elsene, Belgique Xavier Hufkens Temps plein

    We are looking for an Administrative Accounting Assistant Within the accounting department, your role will include the following responsibilities: Manage client files from A to Z under the supervision of the accountant - Issue sales invoices - Encode sales invoices in accounting software - Follow up on the sales process from invoicing to delivery - Follow...


  • Elsene, Belgique BELREST Temps plein

    BELREST Belrest, une société de management horeca en pleine expansion, est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre son département FNB (Food & Beverage) et apporter un soutien essentiel au FNB Manager. Profil Recherché: - Compétences Administratives : Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e), avec une excellente...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 jours


    Elsene, Belgique Daoust Temps plein

    **Description de l'annonce**: Pour une société spécialisée dans le nettoyage hôtelier, nous sommes à la recherche d’un Assistant Administratif H/F avec entrée immédiate. Diverses tâches administratives: - Préparation de la facturation - Gestion agenda, client, Manager - Gestion des demandes clients - Vérification, validation et suivi des...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines


    Elsene, Belgique AMNESTY INTERNATIONAL - BELGIQUE FRANCOPHONE Temps plein

    **Description de l’entreprise **Amnesty International est une organisation de millions de personnes qui s'engagent pour promouvoir, défendre et développer tous les droits humains partout dans le monde. Elle mène à bien des recherches de qualité pour documenter des violations des droits humains, formule des recommandations à destination des pouvoirs...

  • Assistant Administratif

    il y a 6 jours


    Elsene, Belgique Hôpitaux Iris Sud Temps plein

    Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2000 collaborateurs œuvrent à assurer à l’ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle...

  • Administrative Assistant

    Il y a 7 mois


    Elsene, Belgique Lightkommerz Temps plein

    **MAIN DUTIES**: Provide professional secretarial and administrative support by assisting colleagues with a wide variety of daily administrative needs including but not limited to meetings set up, sending meetings’ invitations, take meeting notes, filing, uploading documents on Extranet, photocopying, collating, etc; Assistance in translation of documents...

  • Assistant(E) Administrative

    il y a 2 semaines


    Elsene, Belgique ECOGESTION Temps plein

    **Description de l’entreprise **Cabinet d'expertise comptable situé à Bruxelles **Description de la fonction **Secrétaire / assistant(e) de direction responsable du suivi des dossiers administratifs et sociaux du cabinet - gestion des documents légaux liés à la clientèle - gestion des relations avec les partenaires externes ou administration...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois


    Elsene, Belgique Hôpitaux Iris Sud Temps plein

    Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2500 collaborateurs œuvrent à assurer à l’ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle...

  • Assistant Facility Rac

    Il y a 7 mois


    Elsene, Belgique Federale Politie Temps plein

    Niveau d'études- Secondaire supérieur - Degré- Assistant- Lieu d'embauche- DRL - FM - MAINTENANCE BUILDING - Avenue de la Couronne, 1050 Ixelles- Date limite d'inscription- 05.06.24- Nombre maximum d'inscriptions- 25- Numéro de référence- 111485/S6T**Description d'emploi**: L'assistant est aussi responsable de fournir un appui administratif efficace à...