Un-e Assistant-e Administratif-ve

Il y a 2 mois

Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2023/111

La Faculté de philosophie et sciences sociales - Administration facultaire - recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à temps plein

**Contexte**:
La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l’Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.500 étudiant.es, elle apporte un soutien administratif à 4 départements d’enseignement et 12 centres de recherche. Elle organise les enseignements (bacheliers, masters, masters de spécialisation et agrégation) et développe la recherche dans une majorité des disciplines de sciences humaines et sociales : sciences politiques, philosophie, histoire, histoire de l’art, archéologie, sociologie, anthropologie, musicologie, etc.

Le/La responsable du secrétariat du Décanat de la Faculté dépend hiérarchiquement de la Directrice de l’administration facultaire et opérationnellement du/de la Doyen.ne de la Faculté.

Il/elle est le premier support administratif pour le/la Doyen.ne de la Faculté ainsi que le/la Directeur.rice de l’administration facultaire (DAF).

Le secrétariat y joue un rôle d’interface et de relais facilitant la transmission des informations entre ces différents interlocuteurs et les autres services administratifs facultaires et généraux.

**Missions**:
1. Support administratif au décanat (d’abord auprès du/de la Doyen.ne et du/de la DAF et plus largement auprès de l’ensemble de l’équipe décanale (vice-Doyen-nes de fonction):
Gestion des agendas et organisation des réunions impliquant la présence du/de la Doyen-ne et/ou du/de la DAF ou de tout membre de l’équipe décanale : prise de rendez-vous, planification et modification des réunions internes à la Faculté et institutionnelles, logistique (catering, réservation des locaux), etc.

**Gestion de la boîte mail décanale**: tri des messages entrant et réponses n’impliquant pas de décisions politiques, suivi des demandes auprès du/de la DAF et du/de la Doyen.ne, élaboration et mise à jour des mailing-lists (corps académique, scientifique, ATGS, etc.), diffusion des communications décanales et institutionnelles, etc.

Elaboration des calendriers facultaires en collaboration avec le/la DAF et le/la responsable du SPES (calendrier des assemblées facultaires et des procédures académiques)

Gestion des salles de réunion facultaires décanales (en partenariat avec la faculté SBSEM)

Gestion des déplacements des membres du Décanat et des invité-es

2. Support administratif pour la mise en œuvre des assemblées et commissions facultaires:
Appui, préparation et suivi des assemblées facultaires (bureaux, conseils facultaires, commissions spéciales) : préparation et mise à disposition du Décanat des ordres du jour, participation aux réunions préparatoires avec l’équipe décanale, envoi des ordres du jour et des projets de pv via la boîte mail du Décanat, etc.

Appui et préparation des commissions facultaires (enseignement, recherche, RI), des commissions académiques ad hoc (promotion des membres du corps académique) et des commissions de recrutement des chaires profilées facultaires : préparation et lancement de l’appel, définition de la date de réunion de la commission, préparation des dossiers : rassemblement et mise à disposition des documents utiles, suivis auprès des instances facultaires et/ou des services ad hoc au sein des l’Institution après la réunion des commissions etc.

3. Accueil, information et orientation de toute personne se présentant au Décanat (académique, scientifique, étudiant-e):
4. Support à la comptabilité et aux crédits (facultaires et émanant de l'administration générale):
Suivis du compte du/de la Doyen.ne et des dépenses effectuées par le service via les cartes de crédit facultaires : établissement des bons de remboursement, vérification des dépenses et des relevés de cartes

**Gestion des demandes de crédits facultaires**: lancement de l’appel, réception des dossiers, établissement et préparation du fichier Excel à disposition du/de la Doyen.ne pour prise de décision, suivi après approbation des crédits auprès des demandeur.ses

Gestion des demandes de crédits pour les étudiant-es-assistant-es : envoi de l’appel, réception des heures souhaitées, préparation du dossier pour approbation en conseil facultaire, transmission vers le SAGE et suivi auprès des destinataires après octroi des quotas

**5. Appui à l’organisation d’événements facultaires**:
**En collaboration avec la cellule communication de la Faculté**: réservation de locaux internes à l’ULB, prises de contact auprès de prestataires externes (salles de fêtes, restaurants, traiteurs, activités teambuilding, etc.) et confirmation de la collaboration pour l’organisation de l’événement

Préparation et envoi des invitations et des rappels

**Appui à la mise en œuvre pratique de l’événement**: courses, comm

  • Assistant(E) Administratif/ve

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...

  • Assistant(E) Administratif/ve

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** assistant(e) administratif/ve **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** assistant(e) administratif/ve **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial **qui offre une...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Milmort | Assistant(e) administratif(ve) | FR/NL/ANG | 2800€ - 4000€ brut | CDI | 1102682 Votre nouveau rôleEn tant qu’assistant(e) administratif(ve), votre mission consiste à soutenir l’équipe de Facility management. Vous travaillez en étroite collaboration avec les responsables des installations (ordre du jour, planification, appels...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2024/003CDD **Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDD 6 mois temps plein ou 1 an mi-temps **Contexte**: ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d’une collaboration entre la Faculté des Sciences et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour un de nos clients situé dans la région de Malmedy, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve). **Ce que nous demandons de vous**: - Vous aimez la rigueur - Vous avez des connaissances en allemand - Vous êtes précis - Vous avez des connaissances xls - Vous préparez des offres commerciales - Vous avez une première...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Datasharing

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique COOPELEC SC Temps plein

    **Assistant(e) Administratif(ve) et Data** Coopelec est une entreprise en pleine expansion représentant un grand groupe, spécialisée dans la coordination commerciale en lien avec le monde de la grande distribution. Nous sommes en relation constante avec d'importants acteurs commerciaux actifs sur la scène internationale. Pour accompagner notre...

  • Assistant-e Administratif-ve

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique La Ligue Braille Temps plein

    Vous cherchez un travail qui a du sens ? Vous rêvez d’une expérience professionnelle riche en apprentissages et en belles rencontres humaines ? Le secteur social vous parle ? **La Ligue Braille recherche un-e assistant-e administratif-ve.** Et si c’était votre prochain job ? **À propos de l’employeur** Active dans toutes les régions du pays, la...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l’accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2023/26CDD **Le Département enseignement - Service InfOR-études - recrute**: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à 70% **Contexte**: Le service InfOR-études de l’ULB assure les missions d’information sur les études et la vie étudiante ; d’aide à l’orientation et à la réorientation ;...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve Polyvalent-e

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/96CDD **Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**: un-e assistant-e administratif-ve polyvalent-e pour un CDD temps plein d’un an (renouvelable) **Contexte**: ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d’une collaboration entre la Faculté des...

  • un (e) Assistant (e) Administratif (ve)

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique L'ambassade d'Espagne Temps plein

    L’Office d’Education de l’Ambassade d’Espagne engage : un (e) Assistant (e) Administratif (ve)L’Office d’Éducation de l’Ambassade d’Espagne, rattaché au Ministère espagnol de l’Éducation, de la Formation Professionnelle et des Sports est chargé de promouvoir la connaissance de la langue et culture espagnole dans le Benelux.·...

  • un (e) Assistant (e) Administratif (ve)

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique L'ambassade d'Espagne Temps plein

    L’Office d’Education de l’Ambassade d’Espagne engage : un (e) Assistant (e) Administratif (ve)L’Office d’Éducation de l’Ambassade d’Espagne, rattaché au Ministère espagnol de l’Éducation, de la Formation Professionnelle et des Sports est chargé de promouvoir la connaissance de la langue et culture espagnole dans le Benelux.·...

  • Assistant-e Administratif/ve Et Agent-e D'accueil

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF/VE ET AGENT-E D’ACCUEIL** **CDI - MI-TEM** **PS - LIEGE **Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité, actives** **ensemble à travers 200 pays et régions. A l’étranger, nous venons en aide aux victimes de catastrophes et de** **conflits, de la faim et de la...

  • Réceptionniste - Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique ASAP.be Temps plein

    **Qu'allez-vous faire?**: Notre client spécialisée en consulting financier qui aide ses clients à prendre des décisions éclairées recherche un(e) Réceptionniste - assistant(e) administratif(ve) bilingue pour effectuer les tâches suivantes: Accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou départements. Gérer les appels entrants...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/053 Le Département des Infrastructures - Service Exploitation du campus du Solbosch recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDI contractuel à temps plein **Contexte**: Au sein du département des infrastructures, le service exploitation a pour mission, entre autres, la maintenance, l’entretien et la rénovation des...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/030 Le Département des infrastructures - Exploitation des campus Plaine & Usquare - recrute: Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à plein temps **Contexte**: Au sein du département des infrastructures, le service exploitation du Campus de la Plaine et de Usquare a pour mission, entre autres, la maintenance, l’entretien et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Trilingue

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Administration Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €2,200 - €2,800- Date Added- 02/05/2023- Date Expires- 30/05/2023- Industry- Other**Excel Careers - Excel Interim **est constamment à la recherche d’Assistants Administratifs Junior et Seniors, pour fournir du soutien administratif à une équipe de professionnels. En tant...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Les chiffres et le soutien administratif vous passionnent ? Alors cette offre d'emploi en tant qu'**assistant(e) administratif(ve)** au cœur de Bruxelles pourrait bien être la solution idéale pour vous ! En tant que collaborateur du département Digital Payments, vous l'assisterez dans diverses tâches administratives telles que le...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 jour

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Les chiffres et le soutien administratif vous passionnent ? Alors cette offre d'emploi en tant qu'**assistant(e) administratif(ve)** au cœur de Bruxelles pourrait bien être la solution idéale pour vous ! En tant que collaborateur du département Digital Payments, vous l'assisterez dans diverses tâches administratives telles que le...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/039 La Faculté des Sciences - Département de Biologie des Organismes recrute: Un-e assistant-e administratif-ve Pour un CDI à temps plein **Contexte**: Le Département de Biologie des Organismes compte 16 professeurs qui assurent avec leurs assistants les enseignements de bachelier en Sciences biologiques, de master en Biologie des...