Executive Assistant

Il y a 5 mois

Brussels, Belgique D-Network Temps plein

Company
Notre client est un gestionnaire de fonds d'investissement immobilier durable et responsable basé à Bruxelles.
Description

**b.verRéception**:
accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
gestion des appels téléphonique et courriels généraux
gestion du courrier belge et luxembourgeois (envoyés par AFC ou Annick)
gestion des agendas

**Office management**:
gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
contrôle des différents contrats de fournisseurs de
gestion de l’économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)

**Secrétariat**:
copie, scan, classement et reliure de documents
organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
update de la base de données - archivage (1x par an)
préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
encodage des cartes de visite dans les contacts

**Assistance des CEO**:
préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
**gestion des voyages professionnels**: réservation d’hôtels, transports, restaurants, inscription events

**Organisation des events**:
**MIPIM**: billets, transports, restaurants, dîner (liste invités, invitations, plans de tables etc )
Expo Real - Realty
Cocktail Solaris du Nouvel An - Galette des Rois - Gala De Duve - Team Buildings
- **Comptabilité**:
encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
facturation mensuelle BePark sur base des rapports d’activité + suivi de paiement
dépôt et facturation des recettes cash des parkings à Guillemins
relevés visa - suivi des paiements charges Greenwood de City Management Belgium
vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
classement des extraits bancaires
assistance dans la préparation des factures d’Asset Management et commercialisation (Lux)
mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
assistance lors de l’audit des comptes annuels par réviseurs
récupération TVA française auprès de la Tevea
classement avis de prêts - gestion plateforme PwC Buzzcity
transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA

**Legal**:
préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc
envoi des convocations, liste de présence, procurations
lettre de représentations et de missions
assistance lors d’augmentation de capital (contact avec la banque pour l’ouverture d’un compte bloqué, l’envoi des procurations, etc ) - scan et classement des PV
assistance dans les UBO (banques et registre national)
assistance LEI - assistance domiciliation
assistance dans les documents d’assurances
**assistance dans les conventions**: scan, copie, envoi, classement documents originaux
mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
assistance dans certains dossiers litigieux
mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
déclaration Reprobel
assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
**AIFM**: implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée

**Assistance Asset Management**:
vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
aide à la préparation des rapports trimestriels
**assistance taxes immobilières**: déclaration - vérification montant AER - envoi au gérant - suivi ventilation aux locataires
suivi des paiements par les locataires - contacts avec investisseurs - suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
**suivi des nouveaux baux**: envoi aux gérants, enregistrement
suivi du tableau des garanties bancaires - intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif

**Profil**:
Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
**Mission Part-Time**: 3/5 à convenir avec le client
Independant - Facturation
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Autonome et rigoureux(se)
Vous avez un grand sens de l’organisation et la gestion du temps est l’un de vos points forts
En tant qu’assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d’encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
Vous êtes bien organisé(e) et cap

  • Executive Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Un de nos clients, situé près de la Gare du Nord, est à la recherche d'un.e Executive Assistant pour rejoindre une structure dans le secteur de la Finance. En tant qu'Executive Assistant, vous jouerez un rôle clé en assurant un soutien opérationnel aux membres de la direction. Vos principales responsabilités comprendront la redaction de PVs et la...

  • Executive assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    For an international organisation located in the heart of Brussels, we are currently looking for an Executive Assistant. In this role, you will provide an administrative support to an Executive Director active on a global scope. / In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks: Managing the calendar and organizing...

  • Executive assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    For an international non-profit organisation located in the heart of Brussels, we are currently looking for an Executive Assistant. In this role, you will provide administrative support to two Directors acting on an international scope, and their respective team. / In this position as an Executive Assistant, you will be responsible for the following tasks:...

  • Executive Assistant

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Arcadius Temps plein

    **Your function**: As an Executive Assistant at Arthur D. Little, your primary responsibilities will include: - Coordinate and organize (global) travel arrangements, including flights, trains, hotel accommodations and visas. - Ensure seamless travel logistics for executives, optimizing time and resources. - Schedule and coordinate meetings for partners,...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Un nouveau poste d'Executive Assistant vient de s'ouvrir chez l'un de nos clients dans le secteur de la consultance. Ce client est situé à Ixelles et est facilement accessible en transport en commun. Il vous sera demandé de soutenir l'équipe, en particulier les associés/directeurs, en assurant l'efficacité et le bon fonctionnement quotidien du bureau...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Are you looking to work in an international environment in the heart of Brussels? One of the world's leading trade associations in the audiovisual sector is looking for an **Executive Assistant** (M/F/x)! Here is a snapshot of what your job would look like: - You are in charge of making meeting preparations and execution run smoothly; -...

  • Executive Assistant

    Il y a 3 mois

    Brussels, Belgique Hydrogen Council Temps plein

    **Job Experience**: **5 to 8 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **03 Sep 2024** The Hydrogen Council is recruiting for an organized and experienced **Executive Assistant** to support the CEO and wider team in a dynamic, global environment. Are you interested in being at the forefront of the clean energy revolution and helping...

  • Executive Assistant

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Sparagus Temps plein

    As part of this assignment, you will be responsible for: - Annual planning and practical organization of meetings of company bodies and the Internal Regulatory Committee - Drafting of minutes for company bodies and the Internal Regulatory Committee - Preparing and transmitting decisions to the supervisory authorities - Preparation and forwarding of...

  • Assistante Administrative

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...

  • Executive Assistant Corporate

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Watermaal-Bosvoorde | Juridische sector | NL + FR | bedrijfswagen | 1100411 **Je nieuwe functie** Voor onze klant in Watermaal-Bosvoorde** **is Hays op zoek naar een Executive Assistent Corporate. Als Executive Assistant Corporate biedt je high level ondersteuning aan de Managing Partner. Je plant meetings, zorgt voor de uitnodigingen, woont ze bij en...

  • Executive Assistant

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Reporting to the General Delegate / EU Advocacy Director,** the Executive** **Assistant's responsibilities** include scheduling meetings and appointments, support with the preparation of the meetings in an online format, making office supplies arrangements, managing the General Delegate’s agenda, greeting visitors, providing high level...

  • Senior Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Lie Detectors Temps plein

    **Job Category**: **Administration** **Job Experience**: **5 to 8 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **01 Nov 2024** Lie Detectors is looking for a full-time Senior Executive Assistant to support the work of our Executive Director. In a busy and mission-driven executive office, the most important task of this role is exercising...

  • Senior Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Lie Detectors Temps plein

    **Job Category**: **Administration** **Job Experience**: **5 to 8 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **12 Nov 2024** Lie Detectors is looking for a full-time Senior Executive Assistant to support the work of our Executive Director. In a busy and mission-driven office the most important task of this role is exercising keen...

  • Assistant(E) Commercial(E)

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, cabinet de recrutement et de chasse de tête, recherche pour le compte de son client un(e) Assistant(e) Commercial(e) en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistant(e) Commercial(e) aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens -...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Brussels Airport Company Temps plein

    Be part of our beating heart Brussels Airport wil bekend staan als een van de beste luchthavens ter wereld, een volledig verbonden economische hub voor mensen en bedrijven, het kloppende hart van Europa, waar klanten, innovatie en duurzaamheid centraal staan. Wil jij de luchthaven van vandaag en morgen helpen vormgeven?Stop met dromen en kom ons team...

  • Executive Assistant

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique PlusOne Temps plein

    Founded in 1959, the French group PREVOR is a toxicology and chemical risk control laboratory whose aim is to maximise the safety of people faced with burns and chemical risks. Thanks to its research and solutions aimed at reducing the frequency and severity of chemical accidents, the PREVOR group has become a daily partner of manufacturers, emergency...

  • Assistante Planning

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client un(e) Assistant(e) Planning en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistant(e) Planning aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...

  • Executive Secretary/personal Assistant

    Il y a 5 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is currently recruiting a bilingual FR/EN **Executive Assistant** (M/F/X) for a European training organization active in the **legal sector**. **Robert Half** is currently recruiting a bilingual FR/EN **Executive Assistant** (M/F/X) for a European training organization active in the **legal sector**. Our client is located **in the center of...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Brussels Airport Temps plein

    **Be part of our beating heart** Brussels Airport wil bekend staan als een van de beste luchthavens ter wereld, een volledig verbonden economische hub voor mensen en bedrijven, het kloppende hart van Europa, waar klanten, innovatie en duurzaamheid centraal staan. Wil jij de luchthaven van vandaag en morgen helpen vormgeven? Stop met dromen en kom ons team...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Brussels Airport Company Temps plein

    Be part of our beating heart Brussels Airport wil bekend staan als een van de beste luchthavens ter wereld, een volledig verbonden economische hub voor mensen en bedrijven, het kloppende hart van Europa, waar klanten, innovatie en duurzaamheid centraal staan. Wil jij de luchthaven van vandaag en morgen helpen vormgeven?Stop met dromen en kom ons team...