Executive Assistant

il y a 7 jours

Brussels, Belgique D-Network Temps plein

Company
Notre client est un gestionnaire de fonds d'investissement immobilier durable et responsable basé à Bruxelles.
Description

**b.verRéception**:
accueil des visiteurs et préparation de la salle de réunion
gestion des appels téléphonique et courriels généraux
gestion du courrier belge et luxembourgeois (envoyés par AFC ou Annick)
gestion des agendas

**Office management**:
gestion des fournitures de bureau et suivi des factures
contrôle des différents contrats de fournisseurs de
gestion de l’économat, des fournitures informatiques, commande boissons et café
gestion des GSM, cartes fournisseurs, cartes de parking (Servipark, Pcard, Total, Avis, Mobiflow)

**Secrétariat**:
copie, scan, classement et reliure de documents
organisation des réunions de coordination + rédaction des PV
update de la base de données - archivage (1x par an)
préparation des classeurs annuels par société (comptabilité et corporate housekeeping)
encodage des cartes de visite dans les contacts

**Assistance des CEO**:
préparation et traitement de la correspondance, des présentations Word et Power Point (rapport annuel et présentation nouveau fond)
acceptation et inscription aux invitations personnelles + agenda
**gestion des voyages professionnels**: réservation d’hôtels, transports, restaurants, inscription events

**Organisation des events**:
**MIPIM**: billets, transports, restaurants, dîner (liste invités, invitations, plans de tables etc )
Expo Real - Realty
Cocktail Solaris du Nouvel An - Galette des Rois - Gala De Duve - Team Buildings
- **Comptabilité**:
encodage paiements sur Isabel et Multiline société du groupe
encodage paiements pour société en gestion pour compte de tiers sur Multiline selon procédure en place
facturation mise à disposition mobilier + suivi de paiement
facturation location salle de réunion BC-1 + suivi de paiement
facturation mensuelle BePark sur base des rapports d’activité + suivi de paiement
dépôt et facturation des recettes cash des parkings à Guillemins
relevés visa - suivi des paiements charges Greenwood de City Management Belgium
vérification check obligations de retenue nouveaux fournisseurs
classement des extraits bancaires
assistance dans la préparation des factures d’Asset Management et commercialisation (Lux)
mise en place des accès bancaires sur Isabel et Multiline internes + externes (gérants)
assistance lors de l’audit des comptes annuels par réviseurs
récupération TVA française auprès de la Tevea
classement avis de prêts - gestion plateforme PwC Buzzcity
transmission factures fiduciaire Luxembourgeoise pour déclarations TVA

**Legal**:
préparation des PV de CA et AG, rapport de gestion, procurations, etc
envoi des convocations, liste de présence, procurations
lettre de représentations et de missions
assistance lors d’augmentation de capital (contact avec la banque pour l’ouverture d’un compte bloqué, l’envoi des procurations, etc ) - scan et classement des PV
assistance dans les UBO (banques et registre national)
assistance LEI - assistance domiciliation
assistance dans les documents d’assurances
**assistance dans les conventions**: scan, copie, envoi, classement documents originaux
mise à jour de la liste des sociétés, administrateurs et actionnaires
assistance dans certains dossiers litigieux
mise à jour data base liste des actionnaires investisseurs (publipostage)
déclaration Reprobel
assistance dans la recherche de documents (extrait Registre du Commerce + Lux)
**AIFM**: implémentation des documents / conventions sur la plateforme partagée

**Assistance Asset Management**:
vérification et suivi des loyers + rappels au gérant le cas échéant
gestion des certificats verts auprès de Brugel et Sibelga
aide à la préparation des rapports trimestriels
**assistance taxes immobilières**: déclaration - vérification montant AER - envoi au gérant - suivi ventilation aux locataires
suivi des paiements par les locataires - contacts avec investisseurs - suivi marketing (brochure, teaser, one page, affiches, events agents)
suivi contacts avec les brokers (organiser les réunions et visites avec prospects)
**suivi des nouveaux baux**: envoi aux gérants, enregistrement
suivi du tableau des garanties bancaires - intégration documents acquisitions / cessions dans les arborescences serveurs
assistance dans le suivi des factures relatives aux travaux locatif

**Profil**:
Baccalauréat en secrétariat de direction ou expérience équivalente.
**Mission Part-Time**: 3/5 à convenir avec le client
Independant - Facturation
Maîtrise de la suite Microsoft Office
Autonome et rigoureux(se)
Vous avez un grand sens de l’organisation et la gestion du temps est l’un de vos points forts
En tant qu’assistant(e) de direction dynamique et motivé(e), vous êtes capable de travailler avec peu d’encadrement et de résoudre de manière proactive des problèmes de calendrier complexes.
Vous êtes bien organisé(e) et cap

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Executive Assistant Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €0- Date Added- 05/04/2024- Date Expires- 03/05/2024- Industry- Pharmaceuticals**Looking for an Executive Assistant position? We have a job for you!** *** **Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors,...

  • Executive Assistant

    il y a 1 heure

    Brussels, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Executive Assistant Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €0- Date Added- 05/04/2024- Date Expires- 03/05/2024- Industry- Pharmaceuticals**Looking for an Executive Assistant position? We have a job for you!** *** **Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors,...

  • Executive Assistant!!

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Afore Consulting Temps plein

    **Description du poste** Executive Assistant Afore Consulting is recruiting an Executive Assistant to join our dynamic European public affairs team at our new, bigger and greener offices in the European quarter in Brussels. Schedule: - Day shift Work Location: On the road

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Talent Gallery Temps plein

    **Executive Assistant in Brussels** *** **Voor CEVA Santé Animal, zijn wij op zoek naar een gemotiveerde Executive Assistant (m/x/v). Je ondersteunt de directie met al je kennis en communicatieve vaardigheden.** **Functiebeschrijving**: Wij zoeken een allround administratief, commercieel en flexibele medewerker, op executive niveau - Je beheert de...

  • Executive Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Arcadius Temps plein

    **Your function**: As an Executive Assistant at Arthur D. Little, your primary responsibilities will include: - Coordinate and organize (global) travel arrangements, including flights, trains, hotel accommodations and visas. - Ensure seamless travel logistics for executives, optimizing time and resources. - Schedule and coordinate meetings for partners,...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Canonical - Jobs Temps plein

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Page Personnel Temps plein

    - Assisteren van senior executives bij dagelijkse taken.- Voorbereiden en bewerken van documenten en presentaties.- Coördineren van vergaderingen, evenementen en reizen.- Fungeren als liaison tussen executives en belanghebbenden.- Ondersteunen bij projectmanagementtaken.De Executive Assistant speelt een cruciale rol in het bevorderen van de efficiëntie en...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Page Personnel Temps plein

    - Assisteren van senior executives bij dagelijkse taken.- Voorbereiden en bewerken van documenten en presentaties.- Coördineren van vergaderingen, evenementen en reizen.- Fungeren als liaison tussen executives en belanghebbenden.- Ondersteunen bij projectmanagementtaken.De Executive Assistant speelt een cruciale rol in het bevorderen van de efficiëntie en...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Telenet Temps plein

    At Telenet we are looking for an Executive Assistant who plays a pivotal role in unburden the professional life of our Chief Commercial Officer B2B. Your great skill in organizing, eye for detail, flexibility, and drive for the best are very valuable to us. Your key responsibilities as an Executive Assistant:  You manage the management agenda of one...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Sparagus Temps plein

    As part of this assignment, you will be responsible for: - Annual planning and practical organization of meetings of company bodies and the Internal Regulatory Committee - Drafting of minutes for company bodies and the Internal Regulatory Committee - Preparing and transmitting decisions to the supervisory authorities - Preparation and forwarding of...

  • Executive Assistant

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Sparagus Temps plein

    As part of this assignment, you will be responsible for: - Annual planning and practical organization of meetings of company bodies and the Internal Regulatory Committee - Drafting of minutes for company bodies and the Internal Regulatory Committee - Preparing and transmitting decisions to the supervisory authorities - Preparation and forwarding of...

  • Executive Assistant Corporate

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Watermaal-Bosvoorde | Juridische sector | NL + FR | bedrijfswagen | 1100411 **Je nieuwe functie** Voor onze klant in Watermaal-Bosvoorde** **is Hays op zoek naar een Executive Assistent Corporate. Als Executive Assistant Corporate biedt je high level ondersteuning aan de Managing Partner. Je plant meetings, zorgt voor de uitnodigingen, woont ze bij en...

  • Executive Assistant

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Eurofins Temps plein

    Job Description As an Executive Assistant, you provide administrative support to several members of the management team. You will have a wide range of administrative and organizational tasks, among which: Agenda, meetings & travel arrangements; Telephone contact; Preparation of presentations (mainly in PowerPoint) for meetings; Prepare lists in...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Reporting to the General Delegate / EU Advocacy Director,** the Executive** **Assistant's responsibilities** include scheduling meetings and appointments, support with the preparation of the meetings in an online format, making office supplies arrangements, managing the General Delegate’s agenda, greeting visitors, providing high level...

  • Assistante Administrative

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique JPMorgan Chase Bank, N.A. Temps plein

    As an Executive Administrative Assistant you will be responsible for performing an array of administrative functions requiring confidentiality, initiative and sound decision making for the executive, their team of managers, and other stakeholders. You will provide high-level administrative support by periodically providing research, preparing reports,...

  • Executive Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Kelly Services Temps plein

    Published 18-Jan-2023 Salary Location Brussels Category Permanent Sector Administration and Support Reference BBBH583356 Description For our client, based in Brussels and working in the political and diplomatic services industry, we are looking for a motivated executive assistant. This person’s first responsibility is to assist the work and the...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique PlusOne Temps plein

    Founded in 1959, the French group PREVOR is a toxicology and chemical risk control laboratory whose aim is to maximise the safety of people faced with burns and chemical risks. Thanks to its research and solutions aimed at reducing the frequency and severity of chemical accidents, the PREVOR group has become a daily partner of manufacturers, emergency...

  • Executive Assistant for Executive Directors

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique European Climate Foundation Temps plein

    The European Climate Foundation (ECF) was founded in 2008 as a major philanthropic initiative to help tackle climate change by fostering the development of a low-carbon society at the national, European and global level. We support over 1000 partner organisations to carry out activities that contribute to the public debate on climate action, drive urgent...

  • Executive & Project Assistant to Director

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Bellona Europa Temps plein

    **Job Experience**: **Not mentioned** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **22 Apr 2024** Job title: Executive & Project Assistant to Director Location: Brussels (hybrid) Deadline: 22 April 2024 Do you want to contribute to our NGO’s mission to fight climate challenges and make the planet more sustainable? Are you highly motivated,...