Back Office Administrative Assistant Diagnostics

il y a 2 semaines


Machelen, Belgique Menarini Benelux Temps plein

**Description of the function**:

- You closely work together with the entire organization, performing specific task for the back-office department. Your duties will include:

- General & Compliance administration: Administrative follow up of investment requests, sponsoring requests, participations to congresses, recording interactions with healthcare professionals in the transparency register. Handling the compliance mailbox.

Handling employee-and customer training records, creation of training certificates. Assistance in offer handling.
- Communication to and with the warehouse on incoming articles: prepare and deliver to warehouse all necessary files to ensure fast and accurate stock inbound at our warehouse.
- Contact internal people, logistic partners, suppliers and/or headquarters related stock issues/stock differences/delivery problems. Handle product returns to the different suppliers and inform quality department about product shortcomings.
- Keep track of back orders at suppliers and make sure delivery date is defined and realized, and make sure back order information is up to date and available.
- Keep overview of transportation costs related to all supplier shipments.
- When needed, you will have to support any person or activity within the back-office department.

**Your profile**:

- **Language skills**: Excellent, strong verbal and written communication skills in Dutch, French and a good knowledge of English.
- **Specific Job Skills (personal capabilities)**: Strong verbal and written communication skills, attention to detail, confidentiality, planning and organizing skills, must be able to work independent, pro-activity, initiative, reliability.
- **Business Skills (education)**: (Bachelor) Secretary/Office Management/Logistics
- or supply chain management, or has gained this knowledge by experience.
- **Personality**: Strong verbal and written communicator. Self-driven, with a positive outlook, and a clear attention for detail. Reliable, confidential, and determined proactive planner. You are flexible and very important, you are a team player.

**We offer**:

- A motivating and stimulating work environment.
- A full-time permanent contract (CDI) and an attractive remuneration package


  • Office Assistant

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Menarini Benelux Temps plein

    Menarini recrute un **Office Assistant **(M/F) pour ses bureaux sis à 1831 Diegem (Machelen). **Description de la fonction**: - Vous ferez partie de l’équipe Office Assistant Team et vous aiderez au support administratif du département Pharma (Sales, Marketing, Training). **Votre profil**: - Vous disposez d’un diplôme de niveau Bachelor (p.ex....

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine


    Machelen, Belgique S&you Temps plein

    Voor mijn klant actief in het Pharmaceutical sector ben ik op zoek naar een Office Assistant - U maakt deel uit van het Office Assistant Team en helpt bij de administratieve ondersteuning van het departement Pharma (Sales, Marketing, Training). **Profiel** - U hebt een opleiding van Bachelor Niveau (bv. Bachelor in Office Management) - U bent vlot tweetalig...


  • Machelen, Belgique DSV Temps plein

    Job Req Number: 66265 Time Type: Full Time **Administrative Assistant**: Move forward as Administrative Assistant at DSV in Machelen. **About the role** As an Administrative Assistant, you are responsible for the financial support of our operations. You are responsible for following up incoming invoices, requesting credit notes and preparing...


  • Machelen, Belgique Select Temps plein

    What will your days be like as a **temporary administrative assistant**? - Collect **data **from all necessary parties. - Do you see a **problem **or **anomaly**? Report it, pass it on and or **solve **it yourself! - Do you see **improvements**? You can and may indicate these! - Draw up **reports**. - You will be in daily contact with the **warehouse**,...

  • Back Office Employee

    il y a 4 jours


    Machelen, Flandre, Belgique Arcadius Temps plein

    For our client, an international medical company located in Diegem (Machelen), we're looking for a Back-office Employee. Your role: Review, Update, Prepare and Process Customers Orders using the Service Management system application. Respond to customer inquiries and coordinate with 3rd parties when necessary. Ensure all activities are recorded within the...

  • Back Office Medewerker

    il y a 1 semaine


    Machelen, Belgique Select Temps plein

    **Hoe zal je dag eruit zien?** - Je zal de transportkosten opvolgen en de wekelijkse brandstofverhogingen bijhouden. - Je doet de controle van inkomende facturen en het versturen van bewijs van betaling naar de interne boekhouding. - Facturatie van de dagelijkse dossiers behoort ook tot jouw takenpakket. **Wie ben jij?** - Je beschikt over een eerste...

  • Back Office Medewerker

    il y a 6 jours


    Machelen, Belgique Talentus Temps plein

    Talentus is de partner bij uitstek voor het uitstippelen van je carrièrepad! Wij streven naar een ideale match tussen je ambities en de visie van onze klanten. Onze missie? Samen bouwen aan je professionele toekomst! **Positionner**: Als Back Office Medewerker ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken: - Je speelt een actieve rol in de...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique HAYS Temps plein

    Machelen - Executive Assistant - English - International company - Medical sector | 1092876 **Your new position**: For a client active in the **medical **sector, Hays is looking for an **Executive Assistant **to provide administrative support to three directors. In this position you will function as the right hand of several directors. First, you will ...

  • Office Assistant

    il y a 6 jours


    Machelen, Belgique Select Temps plein

    **Hoe zal je dag eruit zien?** - Je zal instaan voor de algemene administratieve opvolging. - Facturatie zal ook tot jouw takenpakket behoren. - Je zal instaan voor de HR administratie. (voorbereiding van de payroll waarbij je contact zal hebben met het sociaal secretariaat). - Je zal het commerciële departement ondersteunen met de administratieve...

  • Finance & Office Assistant

    il y a 4 semaines


    Machelen, Belgique Select Temps plein

    **Hoe zal je dag eruit zien?** - Je zal instaan voor de algemene administratieve opvolging. - Facturatie zal ook tot jouw takenpakket behoren. - Je zal instaan voor de HR administratie. (voorbereiding van de payroll waarbij je contact zal hebben met het sociaal secretariaat). - Je zal het commerciële departement ondersteunen met de administratieve...

  • Marketing Assistant

    il y a 4 semaines


    Machelen, Belgique Arcadius Temps plein

    **Je functie**: As Marketing Assistant, you will be working together with the International Marketing Director. Together you will shape this new role You will provide administrative and organisational support to the Marketing Team in many areas, such as managing the CRM system, preparing presentations, monthly reporting, etc. However, for the first 3 months...

  • Marketing Assistant

    il y a 24 heures


    Machelen, Belgique Arcadius Temps plein

    **Je functie**: As Marketing Assistant, you will be working together with the International Marketing Director. Together you will shape this new role You will provide administrative and organisational support to the Marketing Team in many areas, such as managing the CRM system, preparing presentations, monthly reporting, etc. However, for the first 3 months...

  • Medical Assistant

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Menarini Benelux Temps plein

    Menarini recrute un **MEDICAL ASSISTANT **(M/F) pour son département médical [bureaux sis à 1831 Diegem (Machelen)]. **Description de la fonction**: Vous faites partie du département médical et assurez le soutien administratif pour ce département en ce qui concerne essentiellement: - la compliance: - suivi des dossiers liés aux activités...

  • Customer Care

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Headit Temps plein

    **Headit is op zoek naar een Customer Care & Office Assistant voor een hoogtechnologisch bedrijf regio Zaventem.** **Over onze klant**: Onze klant is een belangrijke speler in zijn sector, gericht op innovatieve en hoogtechnologische producten. Met een KMO structuur en internationale backbone bieden zij een familiale werksfeer, een positie met uitgebreide...

  • HR Assistant

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Accent Temps plein

    Notre client, spécialiste de la restauration hors-foyer, est un des leaders mondiaux du catering multi secteurs. Le Groupe déploie son savoir-faire dans 56 pays autour du monde : leurs 40.248 collaborateurs élaborent tous les jours 1080000 repas. En Belgique l'équipe consiste de 140 personnes. **Description** Pour cette fonction en tant que HR Assistant...


  • Machelen, Flandre, Belgique Oxford Global Resources Temps plein

    Job Title: Junior Clinical Trial AssistantLocation: BrusselsDescription:Oxford Global Resources is looking for a detail-oriented and organized Junior Clinical Trial Assistant to join our team in Brussels. As a Junior Clinical Trial Assistant, you will be responsible for providing administrative support to the study team, ensuring compliance with study...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een **Management Assistant** (m/v/x) voor een opdracht met zicht op een vast contract. Robert Half is momenteel op zoek naar een **Management Assistant** (m/v/x) voor een opdracht met zicht op een vast contract. Onze klant is gelegen in **Diegem** en is gespecialiseerd in **audit, fiscaliteit en adviserende...

  • Personal Assistant

    il y a 4 semaines


    Machelen, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Personal Assistant (m/v/x) voor een innoverend bedrijf gelegen in Diegem. het betreft een tewerkstelling van 1 jaar. Robert Half is momenteel op zoek naar een Personal Assistant (m/v/x) voor een innoverend bedrijf gelegen in Diegem. het betreft een tewerkstelling van 1 jaar. Onze klant is actief in de...

  • Personal Assistant

    Il y a 33 minutes


    Machelen, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Personal Assistant (m/v/x) voor een innoverend bedrijf gelegen in Diegem. het betreft een tewerkstelling van 1 jaar. Robert Half is momenteel op zoek naar een Personal Assistant (m/v/x) voor een innoverend bedrijf gelegen in Diegem. het betreft een tewerkstelling van 1 jaar. Onze klant is actief in de...

  • Assistant Front Office Manager

    il y a 2 semaines


    Machelen, Belgique Van der Valk Hotel Brussels Airport Temps plein

    De Amerikanen hebben de Hiltons, Nederlanders de van der Valks. Vrijgevochten en eigenzinnig, met een scherpe koopmansgeest én constant op zoek naar vernieuwing, want stilstaan betekent achteruitgaan. Dat is bij ons, bij Van der Valk Brussels Airport, niet anders. Het maatschappelijk verantwoord ondernemen stroomt door onze aderen. Het maakt deel uit van...