Assistant.e Administratif.ve

**Société**:
Perspective recherche un.e **assistant.e administratif.ve** enthousiaste et motivé.e** pour le Service de la participation, **afin de répondre aux défis liés à la participation citoyenne sur le territoire bruxellois.

Pour renforcer la démocratie participative en Région bruxelloise et impliquer l’ensemble de la population dans la co-construction de la société de demain, le Service de la Participation développe un cadre de référence et des outils qui favorisent l’émergence d’initiatives de qualité.

Perspective, une institution jeune et dynamique qui cherche continuellement à s’améliorer, vous propose de travailler à ces missions passionnantes dans un environnement stimulant. Une occasion unique de contribuer à ces enjeux cruciaux pour la population bruxelloise.

Un poste à durée indéterminée est actuellement vacant au sein du Service de la Participation

**Fonction**:
En votre qualité d’ assistant.e administratif.ve du Service de la participation, en concertation et en collaboration avec vos collègues et dans le cadre du mandat donné par votre Directeur-chef de service:

- Vous accompagnez la Référente du nouveau Service de la Participation et son équipe dans le développement et la mise en œuvre des objectifs du Service ;
- Vous organisez et assurez le suivi administratif de la centrale de marchés « participation » (envoi de csc, bon de commandes, rapport d’attribution,) ;
- Vous gérez l’agenda et coordonnez les activités du service afin d’assurer une planification efficace des activités, élaborez des retroplannings, complétez des tableaux de bord et des rapports ;
- Vous créez et tenez à jour des bases de données et les mettez à disposition des collègues, selon leurs responsabilités ou champ d’activités ;
- Vous assurez sur le plan pratique et organisationnel la préparation et le suivi des réunions, teambuildings, mises au vert, déplacements (internes et externes), évènements en ce compris, la rédaction et la diffusion d’ordres du jour et de procès-verbaux ;
- Vous vous chargez de la correspondance (interne et externe, entrante et sortante) du service ainsi que son archivage ;
- Vous assurez le traitement et le suivi de dossiers spécifiques afin de réduire la charge de travail du service ;
- Vous facilitez le suivi des activités du service et centralisez les documents et informations utiles aux projets ;
- Vous tenez un échéancier des obligations administratives, le suivez et alertez au besoin les responsables en cas de problème ;
- Vous accompagnez la mise en place du service dans la formalisation de ses procédures administratives et logistiques ;
- Vous faites des propositions d’adaptation pour faciliter le fonctionnement, la collaboration et la communication au sein du service ou avec les autres services / départements ;
- Vous apportez un support à la réalisation de documents du service et supports communicationnels (relectures, traductions, rapports d’activités, note, power point, ) ;
- Vous assurez le lien entre le Service de la Participation et les autres services et départements de perspective.brussels pour diffuser et recueillir les informations ;
- Vous apportez un support au suivi budgétaire du service (gestion bon de commande et facturation).

**Description de l’organisation**:
Perspective est un organisme d’intérêt public bruxellois dynamique et en pleine croissance. Il s’agit d’un centre d’expertise multidisciplinaire qui donne à la Région bruxelloise les moyens de mieux se connaître et de préparer son futur. Par ses analyses rigoureuses, Perspective nourrit la réflexion des autorités publiques et le débat public. Initiateur de la stratégie de développement territorial, Perspective propose également des solutions intégrées et prospectives pour construire la Région de demain.

Le Service de la Participation en Région bruxelloise nouvellement créé et développé au sein de perspective.brussels, a pour mission principale d’assurer un soutien aux projets de participation initiés par des acteurs publics et ce, sans se substituer auxdits acteurs dans la mise en œuvre de leurs processus. Il établit ainsi, en co-construction avec les experts et acteurs de terrain, des méthodes et outils de référence pour l’ensemble de la Région, quel que soit le domaine.

Le rôle de ce service est de faciliter la participation via le conseil et l’expertise en appui aux organismes publics régionaux et locaux, ainsi qu’aux collectifs citoyens souhaitant un soutien méthodologique en fonction de la nature du projet, son échelle, le public visé et l’ambition de la participation.

L’objectif général du service est de co-construire et d’innover dans la relation citoyens - pouvoirs publics. Il joue un rôle d’appui mais aussi d’évaluation de processus participatifs pour contribuer à leur amélioration et veille à soutenir le déploiement d’initiatives citoyen