Office Assistant

Functieomschrijving

Na een inwerkperiode zal je als Office Assistant een divers takkenpakket voor jouw rekening nemen en allround administratieve
- en commerciële ondersteuning bieden aan de collega's van het sales
- en management team.
- Je zal verantwoordelijk worden voor de contractverwerking, de daaruit voortvloeiende facturatie en verzending evenals het debiteurenbeheer.
- Je houdt de voorraad van het kantoormateriaal bij en plaatst de bestellingen.
- Je staat een stukje in voor de projectopvolging (after-sales) van onze accountmanagers.
- Je bent verantwoordelijk voor het telefonisch onthaal en verwerkt diverse inkomende mails.
- Je bent intern het aanspreekpunt van onze klanten.
- Je weet wat er reilt en zeilt op de werkvloer en bent intern het visitekaartje van onze firma. Zeg maar gerust, een gewaardeerde en belangrijke pion voor onze klanten en collega's.

Profiel
- Je bent een administratieve duizendpoot die goed gestructureerd kan werken en prioriteiten bepalen.
- Doeltreffende communicatie en verbaal sterk zijn, is je 2e natuur. Je hebt geen schrik om eerder de telefoon te gebruiken in plaats van even snel een mailtje te sturen.
- Je bent een extraverte persoonlijkheid met een gezonde dosis commerciële feeling en een goed empathisch vermogen.
- Je werkt vlot met de courante toepassingen van MS Office.
- Feilloos Nederlands praten, een goede kennis van het Engels en een degelijke basiskennis van het Frans is een serieus pluspunt evenals basiskennis boekhouden.
- Gezond verstand hebben en feeling voor het online web gebeuren lijkt ons super
- Je bent een zeer stabiel iemand, bent stressbestendig, blijft kalm op piekmomenten en kan werken met deadlines.
- Zelfstandigheid, initiatief en ownership draag je hoog in het vaandel.
- Je bent resultaatgericht en voelt snel aan waar welke inspanningen nodig zijn. Je zoekt steeds proactief naar efficiënte oplossingen en verbetering van administratieve procedures.
- Je hebt een TSO diploma handel of een bachelor diploma bedrijfsmanagement, (of gelijkwaardig door relevante ervaring)
- In het bezit van een wagen is een pluspunt voor occasionele korte verplaatsingen.

Jobgerelateerde competenties
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

Aanbod

In onze firma heerst er een gezellige collegiale sfeer zodat iedereen optimaal kan presteren. We zijn niet alleen werkgever en collega, we zijn op de 1e plaats mensen die om elkaar geven en elkaar aanmoedigen indien nodig.

We verstoppen ons niet achter excuses maar zoeken samen naar oplossingen: We win together and we lose together Wij houden van directe communicatie en zijn er altijd voor elkaar in een professionele maar open en gemoedelijke geest. Een gezonde work-life balans vinden we belangrijk.
- Loon naar werk. Een mooie wedde en maaltijdcheques.
- Een team van geweldige collega's en een open sfeer waar je met alle wilde ideeën terecht kan.
- Een zeer afwisselend takenpakket en ruimte voor eigen initiatief.
- Een stabiele
- en financieel gezonde werkomgeving: we draaien al een kwart eeuw mee en doen het nog steeds erg goed
- Onze firma is vlot met het openbaar vervoer of eigen wagen bereikbaar.
- Traditionele (vlottende) kantooruren zijn in overleg overeen te komen.

Plaats tewerkstelling

2600 BERCHEM

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Geen ervaring

Contract
- Vaste Job
- Deeltijds - 22 uren per week
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 2600 BERCHEM