Un-e Assistant-e Administratif-ve

offre d'emploi 2025/081CDD

**Le Département des relations et ressources humaines - Service du personnel enseignant et scientifique recrute**:
**Un-e assistant-e administratif-ve**

**Pour un CDD jusqu'en mars 2026 à mi-temps**

**Contexte**:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé-es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant-es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

Au sein du Département des relations et ressources humaines, le Service du personnel enseignant et scientifique (SPES) a pour mission la gestion administrative des carrières des membres des personnels enseignant et scientifique ayant un statut « ULB » ainsi que ceux issus des Hautes Ecoles intégrées à l’Université (environ 5.400 personnes).

Les membres de ce service (11.5 ETP) analysent, conseillent et apportent leur expertise sur tout domaine relatif au personnel enseignant et scientifique et veillent au respect des contraintes statutaires et légales concernant tout évènement de carrière (titre, fonction, pourcentage d’occupation, cumuls entre mandats et différents corps,).

Ce service sert de relais entre les Facultés et le pouvoir de décision, c'est à dire, le Conseil académique.

**Missions essentielles**:
Ce poste d’assistant-e administratif-ve SPES porte plus particulièrement sur la gestion administrative des dossiers des membres du corps académique et scientifique de l’ensemble des facultés. Il a pour mission principale d’être l’un des interlocuteurs entre le Service du personnel enseignant et scientifique (SPES), le membre du personnel et les autorités facultaires.

Le poste est en contact direct avec l’ensemble des membres de l’équipe du SPES : les autres gestionnaires de dossiers, la cellule gérant les dossiers administratifs ainsi que les adjoints et la responsable du service,.

Ce poste est également en contact régulier avec plusieurs interlocuteurs externes au service dont notamment les gestionnaires de dossiers en faculté, les Directeurs-trices des administrations facultaires, les personnes en charge de la gestion du cadre académique et scientifique, les membres de l’équipe du Service traitement (Département financier), le service du Greffe. Même s’ils sont peu fréquents, ce poste est également amené à avoir des contacts avec les membres du personnel enseignant et scientifique.
- Instruire les dossiers individuels, parfois compliqués, du personnel enseignant et scientifique sur base des éléments communiqués par les facultés en vue de les rendre conformes aux dispositions règlementaires et de les soumettre ensuite à l’approbation du Conseil académique (source de financement, vacance de poste, respect de la procédure facultaire,.).
- Important travail d’encodage dans les bases de données (SAP) des données relatives au mandat en vue, notamment, du paiement des rémunérations.
- Valider mensuellement et de manière définitive les décisions soumises à l’approbation des autorités.
- Réaliser les attestations de fonctions à la demande des intéressés.
- Soutenir les facultés et les informer de tout évènement de carrière lié au personnel enseignant et scientifique (nomination, renouvellement, promotion, pension,) afin de s’assurer qu’ils disposent en temps et en heure des informations adéquates en vue de la formalisation de la relation de travail.
- Assurer le suivi administratif de demandes en lien avec la carrière du personnel académique et scientifique : calcul des anciennetés des agents (pécuniaires, scientifiques,), reconstitution d’une carrière théorique et fixation de l’échelon de recrutement, fixation du barème de recrutement.
- Analyser et suivre toute demande émanant du personnel académique et scientifique lui-même ou des Facultés : fixation des conditions de nominations, occupation du cadre, cumul de mandats, congés, pension,. S’assurer, dans le plus grand respect de la vie privée, que l’information ait bien été communiquée aux intéressés.

**Profil**:

- Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.

**Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier**:
Requises:

- Intérêt pour la gestion administrative des dossiers
- Parfaite maîtrise du français et bonne orthographe
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excell)
- Capacité d’allier la technicité de la matière à l’aspect humain
- Être orienté-e service et solution
- Capacité à gérer des dossiers dans un environnement complexe
- Résistance au stress
- Esprit d’initiative et sens des responsabilités
- Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
- Assertivité
- Discrétion

Atouts:

- La connaissance de SAP
- La connaissance de l’anglais (Niv b1)
- Capacité d’analyse de dossiers et de données
- Faire preuve de rigueur et du respect des procédures
- Grandes compétences organisationnelles
- Ca