Un-e Assistant-e Administratif-ve

offre d'emploi 2025/115CR

**La Faculté des Sciences - Service Décanat - Secrétariat Etudiant-es recrute**:
**Un-e assistant-e administratif-ve**

**Pour un contrat de remplacement à mi-temps**

**Contexte**:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé-es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant-es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.

La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. Elle propose 8 bacheliers et 31 masters et masters de spécialisation à près de 4.500 étudiant-es. Elle encadre également les travaux de thèses de près de 700 doctorant-es. Elle est située sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, USquare, Charleroi Ville Haute). Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques à temps plein, une centaine d’académiques à temps partiel, plus de 130 membres du corps scientifique (chercheur-ses inclu-ses), environ 175 membres de personnels ATGS (administratifs, techniques, de gestion et spécialisés).

Dans ce cadre, les tâches du décanat visent à accueillir et suivre ses étudiant-es, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources mises à disposition de la Faculté pour assurer ses missions en termes d’enseignement, de recherche et de services à la communauté. Le Décanat veille à la bonne gestion de l’ensemble sous la direction de la Directrice de l’Administration facultaire.

La Directrice de l’administration facultaire qui sera la supérieure hiérarchique de l’agent-e, assure la répartition des tâches au sein d’une équipe de 4 personnes pour le secrétariat Etudiant-es, et d’un peu plus de 17 personnes au total au sein du Décanat. Dans ce contexte, l’agent-e participera aux différentes missions du Secrétariat Etudiant-e s de l’Administration facultaire, dont:
**Missions essentielles**:

- Accueil de première ligne pour les étudiant-es (en présentiel, téléphonique, par mail, via « MonULB »,)
- Gestion administrative des étudiant-es (suivi des inscriptions, des dossiers académiques et administratifs, envoi des relevés de notes, gestion des réorientations, des certificats médicaux, rédaction des attestations,)
- Appui administratif et organisationnel aux enseignant-es et membres du corps scientifique
- Archivage
- L’agent-e pourra se voir proposer un aménagement de ses tâches et/ou de nouvelles tâches, en fonction de l’évolution des missions du Décanat.

**Profil**:

- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en sciences administratives, assistanat administratif, ou d’un CESS avec expérience utile à la fonction
- Avoir une expérience dans une fonction similaire et/ou à l’ULB est un atout.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)

**Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier**:
Requises:

- Gestion des priorités, des urgences et du stress indispensable
- Confidentialité et sens du service
- Sens aigu et de la communication et des relations interpersonnelles, interculturelles
- Parfaite maîtrise du français oral et écrit (minimum C1)
- Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit (minimum B2)
- Rigueur, sens de l’organisation, de la planification
- Savoir et aimer travailler en équipe comme en autonomie
- Intérêt pour/aisance avec les outils informatiques actuels (Suite Micorsoft365, bases de données,)
- Flexibilité, disponibilité et assertivité

Atouts:

- Connaissance du fonctionnement de l'Université
- Connaissance des procédures facultaires

**Nous offrons**:

- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )
- L’accès à une formation permanente
- Possibilité de télétravailler (1jours/semaine au bout de 3 mois
- à aménager selon les impératifs du service)
- Des restaurants universitaires éthiques et durables
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives

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Politique d'égalité des chances : _**
- Nous croyons en la richesse de toutes les différences._

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Aménagements raisonnables de la procédure de sélection : _**
- Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?_
- Soyez assuré-e de la confidentialité de cette information._

Décision administrative

Postuler

**Type contrat : Contrat de remplacement**