Gestionnaire Pour Le Secrétariat étudiants

L’Institut de Formation en Aide Médicale Urgente de la Région Bruxelles Capitale (IFAMU RBC) engage un/une gestionnaire de formations au sein de la cellule administrative.

Dans le cadre de cette fonction:
Vous assurez le rôle d’interlocuteur administratif pour les formations organisées par l’Institut.

Vos tâches principales consistent, de façon non exhaustive, à
- _planifier les formations avec les différents partenaires externes et les autres écoles ;_
- _réserver les salles de cours, le matériel administratif et le catering et mettre à jour le système de réservation de locaux Pronestor_
- _identifier et mobiliser les instructeurs nécessaires aux formations sur base d’un listing global _
- _chercher des remplaçants en cas d’absence de l’instructeur désigné et mettre à jour le logiciel de gestion afin de garantir le bon paiement des prestations_
- _assurer la gestion documentaire des formations (dossiers d’inscription, documents de fréquentation, d’assiduité, dossiers d’examens, attestations de présence ou de réussite)_
- _produire des statistiques et des rapports types en interne et à destination des partenaires_
- _centraliser toutes les informations et modifications dans les systèmes d’information de l’école (logiciel de gestion, dossier d’archivage électronique, dossiers temporaires papier, facturation des formation que vous organiserez et clôturerez)_
- _tenir à jour le catalogue des formations et assurer la conservation des archives administratives _

Vous assurez un soutien administratif et organisationnel transversal aux autres membres de l’équipe _IFAMU et dans le respect de la confidentialité des informations traitées vous pourrez : _
- _assister les cellules pédagogiques et scientifiques pour les tâches à caractère administratif ou organisationnel ;_
- _préparer et suivre des dossiers administratifs à la demande de la direction, du pédagogue ou du comptable ;_
- _organiser l’économat bureau (établir les bons de commande, garantir leur réception et la mise à disposition du petit matériel de bureau)_
- _organiser, planifier et contrôler les aspects administratifs du déroulement des stages AMU. _

Vous assurez la première ligne de contacts pour tous nos partenaires (Service Ambulance, instructeurs, étudiants, grand public):

- _par courriel via les adresses de service de l’asbl ;_
- _au moyen du site internet de l’école ;_
- _via nos réseaux sociaux;_
- _au desk d’accueil du secrétariat étudiants ;_

**Profil**:

- Vous disposez d’un diplôme de l'enseignement supérieur, orientation secrétariat ou gestion administrative,
- Une expérience professionnelle de 2 ans dans le domaine du secrétariat est souhaitable

**Vos compétences**:

- Vous :_
- _êtes bilingue Néerlandais-Français et êtes à l’aise tant à l’écrit qu’à l’oral_[RS1]
- _êtes à l’aise avec un outil de gestion de planning et/ou de gestion d’entreprise_
- _êtes flexible, orienté service et résultat et vous appréciez résoudre les problèmes de vos interlocuteurs_
- _êtes doté d’un esprit d’initiative, vous êtes organisé et méthodique, _
- _êtes sociable, empathique et faites preuve d’un esprit d’équipe,_
- _avez de bonnes capacités rédactionnelles._

**Offre**:

- Un environnement de travail dynamique,
- Un CDD à temps plein pendant un an, pouvant être transformé en CDI, moyennant une évaluation favorable.
- Une rémunération équivalente aux niveaux B ou C en vigueur dans la fonction publique Bruxelloise selon votre diplôme (et où peuvent être valorisées, le cas échéant, des années d’expériences antérieures)
- Divers avantages complémentaires : formations, jours de congés (20 légaux) et de jours extra-légaux, abonnement STIB, titres repas à hauteur de 8€

Le lieu habituel de travail : Haren.

**Procédure de sélection**

La procédure de sélection comprendra les étapes suivantes:

- _réception et analyse des CV et lettres de motivation,_
- _entretien téléphonique,_
- _épreuve pratique,_
- _entretien devant une commission de sélection,_
- _engagement immédiat négociable selon éventuel préavis à prester_

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Avantages:

- Chèques repas

Horaires:

- Lun-Ven
- Travail de jour

Rémunération supplémentaire:

- Pécule de vacances

Langue:

- Néerlandais (Requis)
- Français (Requis)

Lieu du poste : En présentiel