Assistant Administratif

Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, les Hôpitaux Iris Sud (présents sur 4 communes du sud de Bruxelles) et leurs 2000 collaborateurs œuvrent à assurer à l’ensemble de la population de Bruxelles et de ses environs, des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire, tout en conservant une réelle dimension de proximité.

Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent,

**Pour la Direction des Soins, service de formation,**

Un **Assistant administratif** (h/f/x)

Sous contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel (80% minimum)

Le Service de formation du département des soins planifie, soutient et coordonne la formation métier pour le personnel de la direction des soins dans le cadre de la politique de formation de l’institution. L’objectif de ce service est de participer à l’acquisition et au maintien des compétences métier dans le département des soins en vue d’assurer la qualité de ceux-ci.

**VOTRE FONCTION**

Vous aurez pour mission de faciliter le bon fonctionnement du service. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le coordinateur des formations et contribuez à optimiser l’efficacité du service en veillant à une organisation administrative et logistique adéquate des différentes formations pour le personnel de la direction des soins.

En tant qu’assistant administratif, vous serez en charge de:

- Participer à l’organisation administrative et logistique des formations:
Avant la formation:

- Mise en ligne (intranet) des différentes communications du service (inscriptions, contenu des formations, documentation, )
- Réservation des salles de réunion et de formation
- Préparation des formations:

- Mise en ligne de la formation et/ou transmission des supports (présentations powerpoint, syllabus,..) préalablement à la formation
- Commande de matériels divers
- Aide à la préparation de différents supports de formations (impressions, reliure, préparation à la traduction )
- Préparations et sorties des salles de formation (clés, catering, installations informatiques ou techniques, etc.)
- Gestion des inscriptions

Pendant la formation:

- Accueil des formateurs internes et externes
- Gestion et suivi de la liste des présences
- Assister si besoin le formateur durant la formation (gestion de problèmes techniques, informatiques éventuels, )
- Différentes tâches administratives:

- Gestion administrative des demandes de formation individuelles et de leur suivi
- Encodage des formations dans l’outil des prestations RH (PEP)
- Collaboration et suivi avec le service de facturation dans le cadre des formations (suivis de minervaux)
- Suivi, classement et mise à jour des différents documents
- Rédaction de documents divers et procédures
- Participation aux réunions et groupes de travail, projets d’amélioration

**VOTRE PROFIL**

**Votre formation**:

- Vous êtes titulaire du Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur

**Vos expériences et connaissances**:

- Une expérience dans une fonction similaire est un atout
- Une expérience en milieu hospitalier est un atout
- De bonnes connaissances linguistiques : français-néerlandais
- Des connaissances avancées en informatique

**Vos compétences**:

- Vous vous exprimez de manière claire tant par écrit qu’oralement
- Vous êtes orienté(e) solution et vous faites preuve d’une grande capacité d’adaptation
- Organisé et structuré, vous anticipez et vous gérez votre temps efficacement
- Vous êtes autonome dans votre travail tout en ayant un solide esprit d’équipe et un sens développé de la collaboration
- Rigoureux (se), vous êtes précis et rapide lors de l’exécution de vos tâches
- Flexible, vous êtes disposé à travailler sur les 4 sites que comptent les hôpitaux Iris-Sud

**NOUS VOUS OFFRONS**
- Un contrat temps plein (38h/semaine) ou temps partiel (minimum 30h24/semaine) à durée indéterminée
- Une échelle barémique du secteur public et des avantages extra légaux:

- des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS
- des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros
- une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0.24 €/km
- une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12)
- 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux
- Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail stimulant et dynamique
- Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle

**VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOTRE EQUIPE ?**

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Mme Richard Stéphanie, Coordinatrice Formations Permanentes - Education patient au 0490 66 62 72

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDI

Avantages:

- Aide au transport quotidien
- Chèques repas
- Indemnité kilo