Afdelingshoofd Interne Zaken en Secretariaat

**Diploma**: Masterdiploma

**Niveau**: A4a-A4b

**Contract**: voltijds

**Solliciteren**: tot en met 6 juni

**Procedure**:aanwerving, interne bevordering en bevordering via externe personeelsmobiliteit

Wat houdt de functie in?

Als afdelingshoofd interne zaken en secretariaat leid je jouw afdeling die uit volgende diensten bestaat: secretariaat, informatica, integrale veiligheid, archief, beleid en communicatie.

Je staat onder leiding van/rapporteert aan de algemeen directeur en werkt nauw samen met de andere afdelingshoofden, directeur grondgebiedszaken en omgeving en de financieel directeur.

Je maakt deel uit van het managementteam en bent waarnemend algemeen directeur bij afwezigheid van deze laatste.

**Jouw takenpakket**:

- ** Management organisatie**: als lid van het managementteam ondersteunen van de coördinatie van de verschillende entiteiten met als doel de gemeentelijke werking te optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
- ** Communicatiestroom managementteam**: als lid van het managementteam actief bijdragen tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur met als doel een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie
- ** Personeelsbeleid**: instaan voor het personeelsbeleid van de afdeling in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst met als doel het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften
- ** Coördinatie en leiding van de afdeling**: instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de afdeling en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers met als doel de continuïteit en kwalitatieve werking van de afdeling te garanderen
- ** Voorbereiding bestuursorganen**: voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen met als doel het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers
- ** Budgethouderschap**: belast met het beheer van een budget dat taakstellend is in de zin dat het de realisatie van beleidsdoelstellingen beoogt met als doel een normale, vlotte werking garanderen van de organisatie
- ** Budgetbeheer en meerjarenplanning**: waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit met als doel het behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie
- ** Wetgeving en regelgeving**: zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit met als doel de entiteit te voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken
- ** Interne communicatie**: instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de andere entiteiten en het bestuur met als doel te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
- ** Externe communicatie**: instaan voor een open externe communicatie met als doel het verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden
- ** Projectmatig werken**: beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienst overschrijdende projecten met als doel het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen
- ** Strategische beleidsvoering**: concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de afdeling. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen met als doel op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen
- ** Waarnemerschap algemeen directeur**: bij afwezigheid van de algemeen directeur optreden als vervanger ingevolge gemeenteraadsbesluit.
- Voorwaarden
- Wat zijn de bevorderingsvoorwaarden?

Voor deelname aan deze bevorderingsprocedure komen volgende personeelsleden van gemeente en OCMW Zaventem in aanmerking:

- de vast aangestelde statutaire personeelsleden die aan de bevorderingsvoorwaarden voldoen, ongeacht hun administratieve toestand
- de contractuele personeelsleden die aan de bevorderingsvoorwaarden voldoen, als ze aan een van de volgende criteria beantwoorden:

- ze zijn na 1 januari 2009 aangesteld na een aanwervings
- en selectieprocedure als vermeld in de rechtspositieregeling (Titel II hoofdstuk II en III), en ze hebben het inlooptraject beëindigd
- ze zijn voor 1 januari 2009 aangesteld na een externe bekendmaking van de vacature en een gelijkwaardige selectieprocedure als van toepassing op vacatures in statutaire betrekkingen

**De bevorderingsvoorwaarden zijn**
- titularis zijn van een graad van niveau A (A1a-A3a);
- ten minste drie jaar niveauanciënniteit hebben in niveau A;
- een gunstig resultaat behaald h