Administratief Manager Voor Het Studentensecretariaat

**Functie**

Het Instituut voor Opleiding in de Dringende Medische Hulpverlening van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (IODMH BHG) gaat over tot de aanwerving van een administratief manager van de opleidingen om de administratieve cel te vervoegen.

In het kader van deze functie:
Verzeker je de rol van administratieve gesprekspartner voor de, door het Instituut georganiseerde, opleidingen.

Je belangrijkste taken zijn, maar beperken zich niet tot:

- _het plannen van opleidingen in overleg met de verschillende externe partners en andere scholen ;_
- _het boeken van klaslokalen, administratieve apparatuur en catering en het updaten van het reserveringssysteem Pronestor;_
- _het boeken van de instructeurs voor de opleidingen op basis van een bestaande lijst; _
- _het zoeken naar vervangers in geval van afwezigheid van de instructeur en het bijwerken van de managementsoftware om de juiste betaling van de geleverde diensten te garanderen;_
- _het beheren van de staffing van kandidaten, de aanwezigheden registreren en de attesten van aanwezigheid en / of slagen te creëren;_
- _het beheren van de nodige documenten voor de opleidingen (inschrijvingen, aanwezigheidsdocumenten, examenbestanden, aanwezigheidsattesten of attesten van slagen) ;_
- _de statistieken en rapporten genereren voor intern gebruik en voor de partners;_
- _alle informatie en wijzigingen inzake opleidingen in het beheersprogramma van de school bijwerken (managementsoftware, elektronisch archiveringsbestand, tijdelijke papieren bestanden, facturatie van de opleiding die je organiseert en afsluit)_
- _het bijhouden van de opleidingscatalogus en het verzekeren van de bewaring van administratieve archieven_.

Je verleent transversale administratieve en organisatorische ondersteuning aan de andere leden van het IODMH-team en in overeenstemming met de vertrouwelijkheid van de verwerkte informatie kan je gevraagd worden:

- _de pedagogische en wetenschappelijke Cel te helpen bij het uitvoeren van administratieve of organisatorische taken;_
- _op verzoek van de directie, pedagoog of accountant administratieve dossiers op te stellen_
- _de directeur-coördinator bij et staan met de administratieve update van de cursusinhoud en de inhoud beschikbaar te stellen voor kandidaten en instructeurs:_
- _het economaat van de instelling te organiseren (inkooporders opstellen en de levering opvolgen)_
- _de stages voor Dringende geneeskundige Hulpverlening te organiseren en deze op administratief vlak op te volgen_

Je zorgt voor het eerstelijns contact voor al onze partners (Ziekenwagendiensten, instructeurs, studenten, externe partners):

- _via de website van de school;_
- _via onze sociale netwerken;_
- _op het studentensecretariaat;_
- _indien nodig, in de klaslokalen voor de instructeurs en de kandidaten;_

**Profiel**:

- Je hebt een diploma hoger onderwijs, richting secretariaat of administratief management,
- 2 jaar professionele ervaring in secretariaatswerk is wenselijk

**Jouw vaardigheden**:

- Je:_
- _Bent tweetalig in Nederlands en Frans en zich goed voelen in zowel geschreven als gesproken communicatie_
- _**Nederlands is een belangrijke vaardigheid**_
- _beheerst de meest gangbare kantoortoepassingen: Word (schrijven en lay-out), Excel (lay-out, gegevenscodering), PowerPoint (lay-out) en digitale basistools (internet, sociale netwerken),_
- _bent vertrouwd met een plannings
- en/of bedrijfsbeheertool,_
- _bent flexibel, service
- en resultaatgericht en je stelt het op prijs de problemen van je gesprekspartners op te lossen,_
- _bent georganiseerd en methodisch en je houdt van initiatief nemen_
- _sociaal, empathisch en teamgericht ingesteld,_
- _beschikt over goede schrijfvaardigheden,_

**Wij bieden**:

- Een dynamische werkomgeving,
- Een voltijds contract van 1 jaar dat kan verlengd worden naar een voltijds contract van onbepaalde duur mits een positieve evaluatie.
- Een bezoldiging gelijk aan het niveau B of C dat van kracht is in de Brusselse publiek sector op basis van je diploma (eerdere werkervaringen kunnen gevaloriseerd worden, indien van toepassing)
- Verschillende bijkomende voordelen: opleidingen, verlofdagen (20 wettelijke) en extra wettelijke, MIVB-abonnement, maaltijdcheques van €8.

De gebruikelijke werkplek: Haren.

**Kandidaturen**

Je kandidatuur, bestaande uit een gedetailleerd bijgewerkt **curriculum vitae**eneen **motivatiebrief.**

Dienstverband: Voltijds

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Voordelen:

- Elektronische maaltijdcheques

Werkschema:

- Dagdienst
- ma-vr

Taal:

- Frans (Vereist)
- Nederlands (Vereist)

Werklocatie: Fysiek

Deadline sollicitaties: 30/04/2025