Polyvalent Administratief Assistent Voor

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid. Fedasil zoekt een Polyvalent administratief assistent voor Ondersteuning dienst (M/V/X) voor het Aanmeldcentrum/Dispatching Interne & externe / werfreserve selectie Referentienummer: 9007-713 FUNCTIE Doel Je doet de administratieve opvolging en vergemakkelijkt de uitwisseling van informatie met de opvangstructuren. Je biedt een klantgerichte service en reageert correct op vragen over de procedure en de opvang van verzoekers van internationale bescherming van de verschillende opvangstructuren of andere instanties. Context Het Aanmeldcentrum werd opgericht in december 2018. Dit centrum is het enige toegangspunt voor alle verzoekers van internationale bescherming (VIB) in België en heeft als missie het verzekeren van de identificatie en de eerste ontvangst van een VIB. De identificatie wordt uitgevoerd door de identificatiedienst van de Dienst Vreemdelingenzaken. Momenteel heeft dit centrum een opvangcapaciteit van 800 bewoners en er werken er +/- 240 medewerkers. Het Aanmeldcentrum bestaat uit twee operationele polen: de pool "Dispatching" en de pool "Ontvangst en Oriëntatie". De medewerkers van de pool "Ontvangst & Oriëntatie" nemen op zich de begeleiding van de bewoners tijdens het aankomstproces (1e onthaal). Voorts bestaat het aankomstproces uit een kort verblijf met inbegrip van de verlening van materiële bijstand en de identificatie van de belangrijkste behoeften van een VIB, met als doel hen daarna te kunnen oriënteren naar een meer residentiële opvangcentra. De dienst van Dispatching coördineert de dagelijkse toewijzing van de opvangplaatsen voor de VIB. Daartoe voert deze dienst een optimaal toekenningsbeleid binnen het opvangnetwerk, waarbij rekening wordt gehouden met de specifieke behoeften van het doelpubliek. Binnen Dispatching biedt de dienst Ondersteuning vooral ondersteuning op vlak van administratie. Deze dienst beheert verder de Helpdesk, de toewijzingen van OTP/Dublin-plaatsen, de opvolging van juridische geschillen, het schrappen van de code 207, de afbouw van het aantal plaatsen in het netwerk, enz. Inhoud Als administratief ondersteuner, sta je in voor het opstellen, bewerken en/of verifiëren van administratieve documenten, waarvoor een beperkte analyse van de inhoud vereist is, volgens de geldende procedures of voorschriften teneinde ervoor te zorgen dat de interne/externe dienst of klant tijdig over de nodige documenten beschikt. Voorbeelden van taken - Je analyseert en beantwoordt de vragen afkomstig van het netwerk en/of externe personen en verwijst hen naar de bevoegde diensten. - Je voert de door het Agentschap genomen beslissingen uit. - Je communiceert de door de dienst genomen beslissingen naar de opvangstructuur opdat men hieraan gevolg kan geven. - Je waakt over de correcte toepassing van de geldende reglementen, richtlijnen, en procedures m.b.t. asielaanvragen. Als praktische organisator, neem je, op een polyvalente wijze, verschillende praktische taken op bij activiteiten of evenementen en je past je aan aan de eventuele onverwachte situaties teneinde bij te dragen tot een goede organisatie van de activiteiten in de dienst. Voorbeelden van taken - Je ondersteunt de organisatie van de activiteiten of evenementen in het Aanmeldcentrum - Je draagt bij tot de realisatie van de vooropgestelde missie en de kerntaken van de dienst Ondersteuning - Je ondersteunt andere diensten van Dispatching op vraag van je leidinggevende of de directie. Als contactpersoon, ben je op een klantvriendelijke manier bereid om concrete vragen of klachten van klanten te beantwoorden door te kiezen uit bestaande alternatieven teneinde de klanten maximaal te ondersteunen in het vinden van een antwoord op hun vraag of klacht. Voorbeelden van taken - Je staat in voor de telefonische permanentie van Dispatching (Helpdesk). - Je werkt nauw samen met het netwerk van Fedasil, de Dienst voor Vreemdelingenzaken en de partnerschappen - Je draagt bij aan een vlotte doorstroom van informatie naar de juiste diensten binnen het Aanmeldcentrum Als gegevens - en/of documentatiebeheerder verzeker je dat de dossiers, documenten of andere voor de dienst relevante informatie kunnen worden geklasseerd en/of ingevoerd volgens de procedures of voorschriften. Eveneens sta je in voor het aanpassen van gegevens in databanken teneind