Gestionnaire de Dossier

Niveau d'études- Secondaire supérieur - Degré- Assistant- Lieu d'embauche- ZP MIDI Rue Antoine Bréart 104, 1060 Saint-Gilles- Date limite d'inscription- 06.12.24- Numéro de référence- 116560/S6TR**Description d'emploi**: Notre service Trafic recrute Le service Trafic fait partie de la Direction Opérationnelle et est chargé d'assurer toutes les missions liées à la fonctionnalité « trafic », en collaboration avec les partenaires internes et externes. Représentant +- 10% de l'effectif total de la ZP Midi, le service est composé de différentes équipes, dont notre brigade cycliste, nos motards et nos agents. Ils veillent à ce que les objectifs du plan zonal de sécurité en matière de circulation soient atteints et ils sont dirigés par le commissaire de police Lacroix L. Pour soutenir nos collègues en uniforme, vous travaillerez en tant que personnel civil (CALog), s'occupant d'une grande partie des tâches administratives. Notre gestionnaire de dossier s'occupe principalement du suivi administratif des dossiers "Trafic": gestion, encodage et correction des procès-verbaux de notre service. Il/Elle s'occupera aussi de la gestion de la procédure administrative des dépannages. **Encodage et gestion des procès-verbaux**: - Consulter, encoder et mettre à jour les données dans les systèmes internes, incluant les procès-verbaux administratifs (PVA), les PV SAC (Sanctions Administratives Communales), les procès-verbaux d'infraction (PI), ainsi que les PV relatifs au code de la route. - Vérifier l'exactitude et la complétude des informations encodées pour assurer la fiabilité des données et garantir un traitement sans erreurs. - Classer et organiser les procès-verbaux dans les bases de données en respectant les procédures de gestion documentaire en vigueur. - Assurer la correction des informations lorsque nécessaire et réaliser des modifications en temps utile pour garantir une mise à jour régulière. **Suivi et conformité des dossiers**: - Assurer le suivi des dossiers en cours en respectant les échéances, les directives et les procédures internes. - Appliquer les règles d'encodage spécifiques aux différentes catégories de procès-verbaux pour garantir une gestion uniforme des données. - Réaliser le suivi des dossiers selon les étapes prévues dans les procédures, et relayer toute anomalie ou tout besoin de correction aux services compétents. **Gestion des apostilles TRA**: - Gérer et suivre les apostilles TRA (Traitement des Rappels Administratifs), en assurant la conformité des documents selon les directives. - Archiver et organiser les apostilles de manière physique ou électronique, afin de faciliter leur accès et leur consultation. - Assurer un contrôle qualité des apostilles en suivant les normes internes, et corriger toute information manquante ou incorrecte. **Gestion du dépannage administratif et judiciaire**: - Prendre en charge le dépannage administratif et judiciaire en assurant la saisie des informations et en suivant les procédures spécifiques pour chaque situation. - Gérer les demandes de dépannage administratif et judiciaire avec efficacité, en coordonnant avec les départements concernés pour résoudre les incidents rapidement. - Assurer la traçabilité des interventions de dépannage dans les systèmes, en documentant chaque action et en archivant les informations pour un suivi ultérieur. **Gestion et diffusion de l'information**: - Organiser et archiver les informations relatives aux dossiers pour garantir leur disponibilité aux équipes concernées. - Diffuser les informations utiles aux unités ou services internes, en assurant un suivi rigoureux des communications reçues et émises. - Assurer la mise à disposition des informations actualisées dans les bases de données pour faciliter le travail des équipes. **Contact client**: - Servir de point de contact pour répondre aux demandes d'informations des clients internes et externes, concernant les dossiers de PVA, PV SAC, PI, PV de code de la route, apostilles TRA et dépannage administratif et judiciaire. - Transmettre les demandes plus complexes aux services spécialisés, et offrir des explications claires sur les procédures en cours. - Effectuer des recherches dans les bases de données ou archives afin de fournir les informations nécessaires aux demandes des clients. - Maintenir un contact de qualité avec les clients, et relayer les problèmes ou demandes urgentes à la hiérarchie en temps réel si nécessaire. **Soutien administratif**: - Réaliser diverses tâches administratives et organisationnelles conformément aux procédures, pour garantir le bon déroulement des activités. - Classer et organiser les documents de manière physique ou électronique, en appliquant les règles de gestion documentaire de l'organisation. - Assurer le suivi des délais et des échéances de traitement, en relançant les actions nécessaires pour maintenir le f