Administrative Assistant, Qhs

Rejoignez-nous en tant que Administrative Assistant pour ainsi participer à nos ambitieux projets.

**Mission**:
**_(Zie Nederlandstalige versie onderaan)_**
Au sein de TUC RAIL, le département QHS est actif dans les domaines suivants:

- Quality & Risk - Key Performance : responsable du système de gestion de la qualité, du suivi des KPI et des audits dans le cadre, notamment, de la certification ISO
- Safety & Prevention:

- Service Interne pour la Prévention et la Protection: Conseiller en prévention responsable du bien-être et de la sécurité du travail au niveau de l’organisation
- Gestion des agréments médicaux du personnel de sécurité
- Coordination de la sécurité en phase projet et réalisation, de la sécurité au travail ainsi que de la sécurité d’exploitation dans le cadre des programmes
- Rail Safety relative à la sécurité ferroviaire fortement réglementée, aux formations de sécurité et à la certification nécessaire (brevets de sécurité)
- Systems, Certification & RAMS Engineering : nous mettons en œuvre les processus adéquats pour assurer une infrastructure ferroviaire sûre, interopérable et répondant aux besoins du client.

Pour ce département, nous recherchons un.e **Assistant.e **Administratif.ve** qui intégrera l’équipe administrative « Support ». Tu seras -selon les activités et circonstances
- responsable ou back-up au sein de cette équipe. Celle-ci couvre entre autres:

- Support administratif général du département (organisation de réunions, établissement des procès-verbaux, communication générale, traduction, gestion documentaire, commandes diverses, etc.)
- Gestion des formations de sécurité et des certifications nécessaires (brevets de sécurité), ainsi que le suivi et la mise à jour de tous les documents qui s’y rapportent (instructions, modèles,...)
- Etablissement des désignations pour les Coordinateurs sécurité internes et externes
- Gestion des incidents/accidents (tenue de registre, PV, communication, etc.)
- Assistance pour les accueils des nouveaux collaborateurs
- Gestion et suivi médical du personnel de sécurité TUC RAIL
- Participation au Knowledge Management général (création d’e-learning, etc.).

Ces activités sont en forte interaction aussi bien avec nos départements internes qu’avec des parties prenantes externes à TUC RAIL.
- Binnen TUC RAIL is het departement QHS actief op de volgende domeinen:

- Quality & Risk - Key Performance: verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagementsysteem, de opvolging van de KPI’s en de audits in het kader van onder meer de ISO-certificering
- Safety & Prevention:

- Interne Dienst voor Preventie en Bescherming: preventieadviseur verantwoordelijk voor welzijn en veiligheid op het werk op organisatieniveau
- Beheer van de medische erkenning van het veiligheidspersoneel
- Coördinatie van de veiligheid in de ontwerp
- en verwezenlijkingsfase, van de veiligheid op het werk en van de exploitatieveiligheid in het kader van de programma’s
- Rail Safety met betrekking tot de sterk gereglementeerde spoorwegveiligheid, de veiligheidsopleidingen en de nodige certificering (veiligheidsbrevetten)
- Systems, Certification & RAMS Engineering: wij implementeren de geschikte processen voor een veilige en interoperabele spoorweginfrastructuur die voldoet aan de behoeften van de klant.

Voor dit departement zijn wij op zoek naar een **Administratieve Assistent.e** die het administratieve “Support”-team komt versterken. Je bent - afhankelijk van de activiteiten en omstandigheden - verantwoordelijke of back-up binnen dit team. Dit omvat onder andere:

- Algemene administratieve ondersteuning van het departement (organisatie van vergaderingen, opstellen van processen-verbaal, algemene communicatie, vertaling, documentbeheer, diverse bestellingen, enz.)
- Beheer van de nodige veiligheidsopleidingen en certificeringen (veiligheidsbrevetten), en opvolging en bijwerking van alle bijbehorende documenten (instructies, templates,...)
- Opstellen van de aanduidingen voor interne en externe Veiligheidscoördinatoren
- Beheer van incidenten/ongevallen (bijhouden van register, PV’s, communicatie, enz.)
- Assistentie bij het onthaal van nieuwe medewerkers
- Beheer en medische opvolging van het veiligheidspersoneel van TUC RAIL
- Deelname aan algemeen Knowledge Management (creëren van e-learnings, enz.).

Deze activiteiten hebben een sterke interactie met onze interne departementen en met externe stakeholders van TUC RAIL.

**Profil**:
**_(Zie Nederlandstalige versie onderaan)_**
- Tu es en possession d’un Bachelor, ou équivalent en expérience
- Tu as au moins deux ans d’expérience dans la gestion administrative
- Tu es communicatif.ve, assertif.ve et diplomate dans tes contacts personnels
- Tu es méthodique et persévérant.e dans la mise en œuvre des processus existants
- Tu as conscience des enjeux liés à la sécurité et tu assures ainsi le sérieux de tes activités dan