Office Manager

il y a 17 heures


Berchem, Belgique BAAKN Temps plein

**Functieomschrijving**

Als **kantoormanager** van BAAKN Advocatenkantoor ben jij de spilfiguur die zorgt voor de vlotte werking van het kantoor. Je bent verantwoordelijk voor de algemene operationele organisatie en het financieel beheer van de interne boekhouding. Jij zorgt ervoor dat de advocaten en medewerkers zich volledig kunnen focussen op hun kernactiviteiten door een professioneel beheer van alle ondersteunende processen.

**Operationele taken**
- Coördineren en optimaliseren van de dagelijkse werking van het kantoor
- Aansturen en ondersteunen van het secretariaat
- Opvolgen en beheren van kantoorcontracten (leveranciers, onderhoudsdiensten, IT-ondersteuning, sponsorcontracten,.), melden en opvolgen van klachten of storingen binnen de werking van het kantoor (softwarestoring, storing telefoon of internetverbinding melden, opvolgen aantal afdrukken,)
- Organiseren en optimaliseren van interne processen en procedures, in overleg met de vennoten, voorbereiden maandelijkse managementvergaderingen
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor alle operationele vragen van medewerkers en externe partijen
- Na intern overleg met de vennoten nauw contact met marketingpartner van BAAKN en opvolgen uitvoering contract: interne opvolging voor het aanleveren content door medewerkers (eigen opmaak planning), opvolging uitvoering planning van publicaties, bijsturen lay out en look & feel van publicaties op instructie van vennoten

**Financieel beheer**
- Verantwoordelijk voor het opstellen en opvolgen van de interne boekhouding (aan - en verkoopfacturen) op instructies van de vennoten
- Debiteurenbeheer en creditmanagement
- Voorbereiden van maandelijkse en jaarlijkse financiële rapportages
- Maandelijkse opvolging gerealiseerde omzet
- Ondersteuning bieden bij budgetbeheer en kostencontrole
- Nauw samenwerken met de externe accountant en het aanleveren van de nodige documenten
- Beheer van verzekeringen en compliance met betrekking tot financiële verplichtingen
- Beheer derdenrekening (dagelijks)
- Onderhouden en opbouwen van cliëntrelatie aangaande allerhande vragen over facturatie en afbetalingen

**Vereisten**
- Minimaal een bacheloropleiding in bedrijfsmanagement, boekhouding of een gelijkaardige richting of gelijkwaardig door aangetoonde werkervaring of referenties
- Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de juridische of zakelijke dienstverlening
- Grondige kennis van MS Office (Excel, Word, Outlook) en ervaring met boekhoudsoftware (Exactonline)
- Goede kennis van financiële processen en administratieve procedures
- Ervaring in het optimaliseren van operationele werkprocessen

**Persoonlijke competenties**
- Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
- Nauwkeurig en oog voor detail
- Duidelijk, doch klantgericht communiceren
- Proactief en oplossingsgericht ingesteld
- Stressbestendig en in staat prioriteiten te stellen
- Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

**Wat bieden wij?**
- Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een professioneel en ambitieus advocatenkantoor
- Een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen
- Een aangename werksfeer in een modern kantoor

Dienstverband: Deeltijds, Vaste Jobs

Verwachte uren: 24 per week

Aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Voordelen:

- Elektronische maaltijdcheques

Werkschema:

- Dagdienst
- ma-vr

Werklocatie: Fysiek

Verwachte startdatum: 01/07/2025



  • 1082 Berchem-Sainte-Agathe, Belgique CTRL-F Temps plein

    Organisatie Het bedrijf is een toonaangevende groothandel in elektrotechnische producten, met Het bedrijf ondersteunt klanten volledig, van technisch advies tot projectbegeleiding en levering, zodat zij zich Als Office & Facility Coordinator in Zellik, Brussel (BE) ben je het kloppend hart van onze organisatie en zorg je voor een vlekkeloze werking van ons...

  • Aml Officer

    il y a 17 heures


    Berchem, Belgique Select Temps plein

    Als Process Management Officer ben je verantwoordelijk voor: - Je werkt nauw samen met KYC teams om te bekijken waar processen verbeter kunnen worden. - Je gaat proactief aan de slag met het ontwikkelen en implementeren van deze verbeteringen. - Je coördineert implementaties van veranderingen in KYC processen. - Je communiceert wijzigingen/updates in...

  • Facility & Fleet Officer

    il y a 17 heures


    Berchem, Belgique Select Temps plein

    Als **Facility & Fleet Officer** fungeer je als spilfiguur tussen de vestigingen in Antwerpen, Brussel en Diksmuide. Je bent het aanspreekpunt op het vlak van infrastructuur, interne events, mobiliteitsoplossingen, multimedia en kantoorbeleving. Een greep uit jouw takenpakket: - Aansturen facilitaire partners (techniekers, leveranciers ) en onderhouden...

  • Customer Service Officer

    il y a 2 semaines


    Berchem, Belgique Talentus Temps plein

    De HR-experten van Talentus brengen jou in contact met je toekomstige werkgever. Deze gepassioneerde specialisten werken voor middelgrote Belgische ondernemingen. Zij maken er hun missie van om jouw talent te laten openbloeien in een job die je als gegoten zit. **Functie**: Als **Front Officer **beheer je het administratieve en commerciële gedeelte van...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Berchem, Belgique VDV Consultants Temps plein

    Functieomschrijving - De behandeling van inkomende facturen - Het beheren van de vergaderzalen - Het verzorgen van de facturatie van ons kantoor alsook het verzenden van de rappels - Het bestellen van kantoorbenodigdheden (kantine, kantoormateriaal,) - Het klasseren en archiveren van diverse documenten van onze klanten alsook van ons kantoor - Het beheren...

  • Office Manager

    il y a 7 heures


    Berchem, Belgique VDV Consultants Temps plein

    Functieomschrijving - De behandeling van inkomende facturen - Het beheren van de vergaderzalen - Het verzorgen van de facturatie van ons kantoor alsook het verzenden van de rappels - Het bestellen van kantoorbenodigdheden (kantine, kantoormateriaal,) - Het klasseren en archiveren van diverse documenten van onze klanten alsook van ons kantoor - Het beheren...

  • HR & Facility Officer

    il y a 17 heures


    Berchem, Belgique Plantyn NV Temps plein

    **Als HR & Facilit**y Officer ben je verantwoordelijk voor de opvolging en uitvoering van de HR-administratie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor Plantyn medewerkers en leveranciers voor alle vragen m.b.t. facilities. Tenslotte ondersteun je het management op het vlak van planning en organisatie. **Jouw taken** - Je bent het eerste aanspreekpunt voor...


  • Berchem, Belgique VITO Temps plein

    Your responsibilities: - Support for International Research & Project Proposals_ - Assist researchers in preparing and submitting international research project proposals. - Provide guidance on proposal development, budgeting, and compliance requirements. - Coordinate with Project Offices to ensure smooth processing of proposals. - Support researchers in...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines


    Berchem, Belgique Beboost Temps plein

    Functieomschrijving Na een inwerkperiode zal je als Office Assistant een divers takkenpakket voor jouw rekening nemen en allround administratieve - en commerciële ondersteuning bieden aan de collega's van het sales - en management team. - Je zal verantwoordelijk worden voor de contractverwerking, de daaruit voortvloeiende facturatie en verzending evenals...

  • Senior Finance Officer

    il y a 2 semaines


    Berchem, Belgique DESelect Temps plein

    As a Senior Finance Officer at DESelect, you will play a crucial role in managing financial activities, process improvement, maintaining accurate records, and supporting strategic financial decision-making. You will work closely with the CEO, ExCO and other stakeholders to ensure financial stability and compliance. This position is based out of Antwerp,...