Office Manager

il y a 1 semaine


Namur, Belgique Daoust Temps plein
Description de l'annonce

Nous recherchon un Office Manager (H/F/X) pour un de nos clients dans la région de Fernelmont.

Vos responsabilités:

  • Gérer la/les boite(s) mail mises à disposition, répondre aux demandes et/ou transférer aux services concernés en y assurant le suivi.
  • Gérer le planning et les horaires du personnel de bureau. (front et back)
  • Gestion administrative de tous les éléments se rapportant au bureau.
  • Contrôler et maintenir un processus de travail équilibré à l’intérieur du bureau.
  • Concevoir et mettre en œuvre des politiques de bureau en établissant des normes et des procédures, mesurer les résultats par rapport aux normes et faire les ajustements nécessaires.
  • Assurer la disponibilité et le maintien du personnel de bureau par l’orientation et la formation des employés.
  • Contrôler les factures émises. (prix, remises, etc,..)
  • Participer à l’élaboration du plan commercial de l’entreprise avec les personnes concernées (crf réunions commerciales).
  • Optimiser le volume des ventes.
  • Suivre et analyser les résultats mensuels pour chaque zone attribuée suivant les outils définis par la direction commerciale.
  • Définir et mettre en place des plans d’action commerciaux relatifs à des demandes particulières émanant des supérieurs.
  • Entretenir des contacts fréquents avec les clients et prospects afin de créer une relation commerciale sur le long- terme entre Beal et la clientèle. (réseau de distribution, professionnels, prescripteurs) Ex : Nouveaux tarifs, nouveaux produits,..
  • Tenir le client à jour et au courant à travers un reporting régulier. (mailing)
  • Comprendre les besoins et nécessités des différentes industries liées aux activités.
  • Collaborer étroitement avec les back office. (rapporter, informer, impliquer,..), les Account manager et le Sales Manager.
  • Conseiller, diriger et assister la demande du client pour lui fournir une offre adaptée à ses besoins et en assurer le suivi en collaboration avec le back office.
  • S’occuper du suivi de la clientèle et définir des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, règlement,..). avec les services concernés.
  • Veiller à la relance les devis.
  • Demander l’aval de la direction commerciale pour des offres spéciales (remises, gratuité,..)
  • Motiver et organiser le personnel de bureau.
  • Communiquer de manière journalière et hebdomadaire avec le personnel de bureau pour veiller à l’atteinte des objectifs et minimiser les erreurs.
  • Assurer le back up du personnel de bureau mis sous contrôle lors de leurs désistements au poste.
  • Gérer et assurer le bien-être du personnel de bureau ainsi que la vie dans l’entreprise
  • Appliquer, respecter et participer à l’amélioration des procédures et modes opératoires en collaboration avec les services concernés.
  • Support commercial en foire et chez les distributeurs si nécessaire
  • Utilisation effective des supports et présentations officiels mis à disposition (tablette, photos, échantillons, documents,
  • Relayer l’information et communiquer de manière régulière les documents internes et externes vers les personnes adéquates (client, personnel, account manager, direction,…) ex : Notes internes.
  • Participer aux réunions stratégiques et de travail des services commerciaux.
Votre profil

  • Connaissances Linguistiques. (Français/Anglais/Néerlandais)
  • Maitrise des outils bureautiques traitement de texte, tableur, logiciel de présentation, Internet, Outlook.
  • Connaissance de la gestion de projets.
  • Orthographe impeccable.
  • Travailler méthodiquement et rigoureusement.
  • Gérer une équipe de vente.
  • Communiquer aisément / Avoir un sens commercial développé.
  • Hiérarchiser les urgences / Sens de l’organisation / S’adapter aux imprévus.
  • Se tenir informé des évolutions du métier.
  • Présenter une image positive de l’entreprise.
  • Collaborer avec les équipes pluridisciplinaires.
  • Prendre des décisions.
  • Promouvoir le travail en équipe.
  • Esprit d’entreprise / Esprit d’équipe
  • Faire preuve de créativité et d’innovation.
  • Capacité à résoudre des problèmes.
  • Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation.
  • Excellent présentation.
  • Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience.
  • Résister au stress
Notre offre

  • Un salaire conforme aux responsabilités de la fonction assorti d’une assurance-groupe et de chèques-repas.
  • Un régime de travail 40h/semaine avec 12 jours de repos compensatoire.
  • Un environnement de travail moderne, jeune et dynamique dans une société en pleine expansion.

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