Assistant(E) (Secrétariat Pour La Gouvernance Des

il y a 2 semaines

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique NATO - OTAN Temps plein
**1. RÉSUMÉ**

Afin d'exercer la gouvernance, sur l'ensemble de leur cycle de vie, des systèmes sur lesquels repose la capacité C2 Air (commandement et contrôle aériens) de l'OTAN, le Comité de soutien des systèmes sur le cycle de vie (LSSC) et la Commission de maîtrise de la configuration sur le cycle de vie (LCCB) ont été mis sur pied.

Un organe indépendant et permanent, le Secrétariat pour la gouvernance des C2 Air sur le cycle de vie (AirC2 LGS), rattaché au Secrétariat international et financé par la contribution de l'ACO au budget du NATINAMDS, apporte son soutien à ces comités.
- Au sein de l'AirC2 LGS, l'assistant(e), qui rend compte à la/au secrétaire, s'acquitte avec efficacité de tâches d'ordre administratif ou organisationnel à l'appui de ces comités et de leurs organes subordonnés. Elle/Il gère notamment les flux de tâches et d'informations : traitement de la correspondance et des documents entrants et sortants, respect des échéances, tenue de dossiers bien structurés et suivi efficace des mesures restant à exécuter, par exemple.
- La/Le titulaire du poste organise, selon les besoins, les réunions des comités, de leurs organes subordonnés et des groupes de travail, et prépare en particulier les dossiers de réunion. Elle/Il aide et conseille les participants et prend des mesures de suivi lorsqu'il y a lieu. Elle/Il gère et tient à jour, au service des communautés concernées et pour ce qui est des travaux du Secrétariat et des comités, un portail web contenant des informations substantielles (portail web des C2 Air de l'OTAN (ou portail C2 Air)). Elle/Il assure le suivi des aspects financiers liés à la gestion du Secrétariat et tient à jour les enregistrements y associés. Elle/Il gère le Secrétariat au quotidien : réponse aux demandes d'information, organisation des réunions, formalités liées aux missions, etc. Elle/Il rédige des documents, des mémorandums et des notes de couverture, prend des notes au cours de réunions selon les besoins, relit et corrige les documents avant leur diffusion officielle. En s'appuyant sur les logiciels communément utilisés et les règles en vigueur à l'OTAN, elle/il fait en sorte que les documents soient correctement formatés. En l'absence de la/du secrétaire, elle/il assure la continuité des activités du Secrétariat pour la gouvernance des C2 Air sur le cycle de vie.

**2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE**

**ACQUIS ESSENTIELS**
- La/Le titulaire du poste doit:
- avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur ;-
- avoir au moins quatre ans d'expérience en matière de tâches administratives et/ou organisationnelles ;-
- avoir une expérience de l'organisation de réunions et de conférences ;-
- connaître les outils logiciels, en particulier les outils collaboratifs, les portails web et les systèmes de gestion de contenu au service de communautés spécifiques ;-
- avoir de bonnes compétences professionnelles en matière de rédaction et de révision de textes dans au moins l'une des deux langues officielles de l'OTAN ;-
- avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l'une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l'autre ;-
- être disposé(e) à travailler, sur demande, en dehors des heures normales de service.**ACQUIS SOUHAITABLES**
- Seraient considérées comme autant d'atouts:
- une bonne connaissance de l'environnement, des structures, des méthodes de travail et des procédures de l'OTAN ;-
- une expérience du travail avec des comités OTAN ;-
- une bonne maîtrise des systèmes et outils de gestion de l'information et des connaissances ;-
- une expérience professionnelle dans une organisation internationale.**3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**

**Planification et exécution**
- Aide la/le secrétaire à planifier les réunions des comités soutenus par l'AirC2 LGS et à assurer la gestion administrative de ces réunions. En coordination avec les parties concernées, y compris les Services Conférences du siège de l'OTAN, programme les réunions de ces comités et de leurs organes subordonnés, et s'occupe des réservations y afférentes. Élabore et diffuse les convocations à ces réunions. Fait en sorte que, sur le portail C2 Air, l'espace des comités soit bien tenu à jour (réunions à venir et documents correspondants). S'organise de façon à exécuter son travail de manière rigoureuse et dans les délais impartis.

**Gestion de l'information**
- Gère les documents en lien avec le LSSC et la LCCB. Établit des documents types ; finalise et diffuse la documentation, et veille à son bon archivage. Aide à tenir à jour, dans une optique d'amélioration lorsqu'il y a lieu, les sites des comités soutenus par le Secrétariat. Répond aux demandes d'information et aux appels téléphoniques. Rédige des mé

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