Operations Administrative Assistant
Il y a 9 mois
**_Louvain-La-Neuve_**_, _**_Belgium_**_ _**
**Responsibilities**:
- Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks.
- Edit and format documents and presentation for both internal and external distribution according to our high-quality standards.
- Record and distribute meeting minutes, action items, and follow-up tasks understanding that the most important part of minutes is the documentation of decisions and actions. Follow-up tasks from the meeting may be assigned by the requestor as needed.
- Support in entering forms and managing templates in the Document Management System.
- Maintain organized records, files, and documentation to facilitate easy retrieval of information.
- Assist in handling communication when requested, externally and internally, maintaining a high standard of professionalism and courtesy.
- Manage user and study access forms as needed and requested, making sure to ask and have the right information included.
- Schedule and coordinate calendars for meetings as requested and according to the communicated guidelines from the requestor, making sure to ask and have the right information included (e.g., agenda, purpose, necessary and optional participants).
- Pull reports and update reports for internal and external purposes
- Update process documents as requested with the guidance of the Project Management Team and Leadership.
- Organize materials in the Operations Team’s information-sharing portals (e.g., Confluence) as requested.
- Accept ad-hoc requests with a willingness to work with managers and requestors to prioritize efficiently and effectively.
- Approach all tasks with a mindset of understanding the purpose and objectives.
- Ensure proper and thorough updates are provided to the task requestor and the Manager of Operations Administration.
Qualifications:
- Proven experience as an Administrative Assistant or in a similar role, preferably in a professional service setting within a SaaS company
- Experience working in a clinical research field, with knowledge and understanding of the regulations and standards related to clinical trial conduct and clinical data management is preferred
- Efficient Time Management: Exhibits superior time management and prioritization abilities
- Attention to Detail: High focus on detail, especially in documentation and task management
- Possesses excellent verbal, written, and presentation skills in English levels
- Experience working in a team environment under time and resource constraints
- A team-oriented person with a “can do” attitude and solution-oriented mindset
- Eager to understand the broader context of tasks for quality improvement and correct execution, as well as willingness to ask questions if unsure
- Able to adapt and react to changing priorities in a fast-paced work environment; maintaining a calm demeanor under pressure with a focus on professional and respectful interaction at all organizational levels
**Requirements**:
- Bachelor degree, preferably in a business, scientific or technical discipline
- Proficient in Microsoft Office Suite, Asana, Confluence and other relevant tools
- Technical aptitude desired
- Open-minded and accepting of constructive feedback, collaborative
- Recognize, exemplify, and adhere to the company values which center around care, respect, innovation, simplicity, and passion.
- Ability to handle confidential information with discretion if required/requested
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Assistant Administratif
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique HAYS Temps pleinLouvain-la-Neuve | Assistant(e) Administratif(ve) | FR/NL | Intérim en vue de CDI | 1092650 **Votre nouveau rôle** En tant que Assistant(e) Administratif(ve), vous avez pour mission d’assurer un support administratif aux différents inspecteurs. Vous êtes en charge de la vérification des données des dossiers et de l’encodage dans le système...
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Assistant Administratif
il y a 6 jours
Louvain-la-Neuve, Belgique Bright Plus Temps plein**Location** - LOUVAIN-LA-NEUVE **Office** - Bright Plus Louvain-La-Neuve **Phone number** - +32 (0)2 640 69 47 **E-mail** **Description** Vous êtes rigoureux, débrouillard et votre sourire fait partie de vos outils de travail? Alors n’hésitez pas à postuler pour ce poste **d’Assistant Administratif** à situé à **Louvain-La-Neuve**. L'équipe...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique HAYS Temps pleinLouvain-la-Neuve | Assistant(e) Administratif(ve) | FR/NL | Intérim en vue de CDI | 1096257 **Votre nouveau rôle** En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous avez pour mission d’assurer un support administratif aux différents inspecteurs. Vous êtes en charge de la vérification des données des dossiers et de l’encodage dans le système...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Centre Placet Temps plein**ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE A LOUVAIN-LA-NEUVE** **Contexte et mission** Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l’Université Catholique de Louvain. Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d’accueil international hébergeant et accompagnant des...
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Assistant Administratif
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Belgique Vivaldis Interim Temps plein**Fonction**: Vous êtes **assistant administratif** **(hfx)** et cherchez une mission temporaire à **mi-temps**? Notre client situé à Louvain-la-Neuve cherche quelqu'un pour renforcer son équipe. Notre client est la référence dans le domaine des techniques spéciales en bâtiments et de l’automatisation industrielle. Les activités relatives aux...
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Assistant(E) Administratif(-ve)
il y a 5 jours
Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Armonea Temps plein**Armonea** Notre groupe est à la recherche pour notre établissement Résidence du Parc à Grez-Doiceau d'un(e) réceptionniste familles et résidents enthousiaste qui aime évoluer dans un environnement innovant et dynamique. En tant que collaborateur à l’accueil, vous êtes en contact direct avec nos résidents et leurs familles. Vous êtes...
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Assistant de Direction
Il y a 4 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous recherchez un nouvel emploi temporaire comme assistant de direction dans la région de Louvain-la-Neuve ? Vous justifiez de plusieurs années d'expérience dans un rôle administratif ? Vous êtes disponible immédiatement ? Postulez dès maintenant ! En qualité d'**Assistant de direction**, vous serez amené à réaliser les tâches...
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Assistant-e Administratif-ve Pour Les Parcs
il y a 1 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps plein**L’UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve pour les Parcs scientifiques (F/H/X)** **Référence du poste : SF** **37061** Publication interne et externe jusqu'au 11/12/2024 **Pour le INESU - PROMO** **Site principal **:Louvain-la-Neuve*** **Contrat à temps plein (ou temps partiel à min. 80%) pour une durée déterminée (contrat de...
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Ip Assistant
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique HAYS Temps pleinLouvain la Neuve | Assistant(e) administratif et juridique | Bilingue FR/ANG | Intérim en vue de CDI | 1088200 ** Votre nouveau rôle** En tant qu’Assistant(e) administratif et juridique, vous avez pour mission d’assurer un support général à la société. Vous assistez les avocats dans leurs tâches quotidiennes (facturation, suivi de dossiers, mise...
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Management Assistant
il y a 1 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche d'un **Management Assistant (h-f-x)** pour une mission **d'intérim de 5 mois**. Notre client est une **entreprise reconnue** située à **Louvain-la-Neuve**, active dans un **secteur dynamique et stimulant**. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante...
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Assistant-e Administratif-ve, Logistique Et en
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve, logistique et en communication (H/F/X) **Référence du poste**: SF 33011 Publication interne et externe jusqu'au 03/07/222 Pour la Faculté des sciences de la motricité (FSM), de Secteur des sciences de la santé (SSS) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat sur ressources extérieures, à...
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Assistant Project Manager
Il y a 7 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinPour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un **Assistant administratif orienté event/ Assistant Project Manager (h-f-x) **parlant parfaitement le **français et l'anglais.** Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un **Assistant administratif orienté event/ Assistant Project Manager (h-f-x)...
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Management Assistant
il y a 1 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Management Assistant (h-f-x) pour une mission d'intérim de 5 mois.Notre client est une entreprise reconnue située à Louvain-la-Neuve, active dans un secteur dynamique et stimulant. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante et...
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Office Assistant(E)
Il y a 4 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un **Office Assistant (h-f-x).** Il s'agit d'une **mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite**. Notre client est une société active dans le **secteur immobilier** et est basée à **Louvain-La-Neuve.** Vous aurez l'occasion de travailler au sein d'une équipe à...
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Management Assistant
Il y a 7 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous aimez vous rendre indispensable et travailler de façon autonome et proactive? Vous avez une belle expérience administrative à mettre au service d'un PME? Alors ce poste de **Management Assistant **à **Louvain-la-Neuve** dans le secteur de la santé publique est fait pour vous! Votre mission : soutenir la direction dans toutes les...
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Professional Services Administrative Assistant
Il y a 7 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique CluePoints Temps plein**_Louvain-La-Neuve_**_, _**_Belgium_**_ _** **Responsibilities**: - Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks. - Edit and...
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Project Manager Assistant
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique HAYS Temps pleinLouvain-la-Neuve | Project Manager Assistant | FR/NL + EN | Intérim en vue de CDI | 1092653 **Votre nouveau rôle** En tant que Project Manager Assistant, vous avez pour mission d’assurer un support administratif aux ingénieurs. Vous êtes en charge de la gestion administrative de dossiers (préparation du dossier, préparation des certificats,...
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Admin Assistant
il y a 3 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique Fugro Temps pleinJob Description Assistant Administratif (EN-FR) Fugro est le leader mondial indépendant dans la fourniture de solutions de géo-intelligence et d'intégrité des actifs pour les grandes constructions, les infrastructures et les ressources naturelles. Fugro s'appuie sur ses équipes multidisciplinaires mondiales pour fournir à ses clients tous les aspects...
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Management Assistant
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Management Assistant (h-f-x) pour une mission d'intérim de 5 mois.Notre client est une entreprise reconnue située à Louvain-la-Neuve, active dans un secteur dynamique et stimulant. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante et...
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Back Office Assistant/ Office Assistant
Il y a 7 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinPour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un profil **Back Office Assistant/ Office Assistant (h-f-x) **parlant le français et l'anglais. Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un profil **Back Office Assistant/ Office Assistant (h-f-x) **parlant le français et l'anglais. Notre client est...