Professional Services Administrative Assistant

Il y a 6 mois

LouvainlaNeuve, Belgique CluePoints Temps plein

**_Louvain-La-Neuve_**_, _**_Belgium_**_ _**
**Responsibilities**:

- Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks.
- Edit and format documents and presentation for both internal and external distribution according to our high-quality standards.
- Record and distribute meeting minutes, action items, and follow-up tasks understanding that the most important part of minutes is the documentation of decisions and actions. Follow-up tasks from the meeting may be assigned by the requestor as needed.
- Support in entering forms and managing templates in the Document Management System.
- Maintain organized records, files, and documentation to facilitate easy retrieval of information.
- Assist in handling communication when requested, externally and internally, maintaining a high standard of professionalism and courtesy.
- Manage user and study access forms as needed and requested, making sure to ask and have the right information included.
- Schedule and coordinate calendars for meetings as requested and according to the communicated guidelines from the requestor, making sure to ask and have the right information included (e.g., agenda, purpose, necessary and optional participants).
- Pull reports and update reports for internal and external purposes
- Update process documents as requested with the guidance of the Project Management Team and Leadership.
- Organize materials in the Operations Team’s information-sharing portals (e.g., Confluence) as requested.
- Accept ad-hoc requests with a willingness to work with managers and requestors to prioritize efficiently and effectively.
- Approach all tasks with a mindset of understanding the purpose and objectives.
- Ensure proper and thorough updates are provided to the task requestor and the Manager of Operations Administration.

Qualifications:

- Proven experience as an Administrative Assistant or in a similar role, preferably in a professional service setting within a SaaS company
- Experience working in a clinical research field, with knowledge and understanding of the regulations and standards related to clinical trial conduct and clinical data management is preferred
- Efficient Time Management: Exhibits superior time management and prioritization abilities
- Attention to Detail: High focus on detail, especially in documentation and task management
- Possesses excellent verbal, written, and presentation skills in English levels
- Experience working in a team environment under time and resource constraints
- A team-oriented person with a “can do” attitude and solution-oriented mindset
- Eager to understand the broader context of tasks for quality improvement and correct execution, as well as willingness to ask questions if unsure
- Able to adapt and react to changing priorities in a fast-paced work environment; maintaining a calm demeanor under pressure with a focus on professional and respectful interaction at all organizational levels

**Requirements**:

- Bachelor degree, preferably in a business, scientific or technical discipline
- Proficient in Microsoft Office Suite, Asana, Confluence and other relevant tools
- Technical aptitude desired
- Open-minded and accepting of constructive feedback, collaborative
- Recognize, exemplify, and adhere to the company values which center around care, respect, innovation, simplicity, and passion.
- Ability to handle confidential information with discretion if required/requested

Reasons to work with us
- Flexibility is part of our DNA
- Hybrid with 2-3 days in office per week
- Many activities are organized during the year, such as soccer, team lunches, happy hours,, LAN parties, board games nights We also have running groups, languages lessons, and much more
- At CluePoints, learning, training and personal growth are part of the game: you’ll have access to online training materials, certifications sponsored by the company, personal growth plans, and career paths to explore new opportunities.
- You’ll work with a fast-growing, multi-disciplinary and international team representing over 20 different nationalities, in an English-speaking working environment.
- You’ll have a challenging and rewarding job in an ambitious and fast-paced technology scale-up that has received many national and international awards including “Scale-Up of the year 2019”
- Last but not least, we offer competitive salary and benefits, bonus potential, employee referral program.

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Centre Placet Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE A LOUVAIN-LA-NEUVE** **Contexte et mission** Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l’Université Catholique de Louvain. Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d’accueil international hébergeant et accompagnant des...

  • Assistant de Direction

    Il y a 4 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous recherchez un nouvel emploi temporaire comme assistant de direction dans la région de Louvain-la-Neuve ? Vous justifiez de plusieurs années d'expérience dans un rôle administratif ? Vous êtes disponible immédiatement ? Postulez dès maintenant ! En qualité d'**Assistant de direction**, vous serez amené à réaliser les tâches...

  • Management Assistant

    il y a 3 semaines

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche d'un **Management Assistant (h-f-x)** pour une mission **d'intérim de 5 mois**. Notre client est une **entreprise reconnue** située à **Louvain-la-Neuve**, active dans un **secteur dynamique et stimulant**. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante...

  • Management Assistant

    il y a 3 semaines

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Management Assistant (h-f-x) pour une mission d'intérim de 5 mois.Notre client est une entreprise reconnue située à Louvain-la-Neuve, active dans un secteur dynamique et stimulant. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante et...

  • Management Assistant

    Il y a 7 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous aimez vous rendre indispensable et travailler de façon autonome et proactive? Vous avez une belle expérience administrative à mettre au service d'un PME? Alors ce poste de **Management Assistant **à **Louvain-la-Neuve** dans le secteur de la santé publique est fait pour vous! Votre mission : soutenir la direction dans toutes les...

  • Office Assistant(E)

    Il y a 4 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un **Office Assistant (h-f-x).** Il s'agit d'une **mission d'intérim à temps plein en vue d'engagement CDI par la suite**. Notre client est une société active dans le **secteur immobilier** et est basée à **Louvain-La-Neuve.** Vous aurez l'occasion de travailler au sein d'une équipe à...

  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique ArgaFinArgaTeam Temps plein

    Description **Description de la fonction** Pour notre client situé dans la région de Charleroi, nous sommes à la recherche d’un(e) _Assistant(e) Administratif(ve)_. L’entreprise d'une centaine de personnes est active dans le secteur de l'agroalimentaire. Soucieux de s’entourer d’un collaborateur rigoureux et impliqué, notre client désire une...

  • Employée Administrative

    Il y a 7 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Constantia Flexibles International GmbH Temps plein

    **Employée Administrative (Customer Service Advisor)**: We currently have a position for the role of Employée Administrative (Customer Service Advisor). The role reports to the Account Manager. **Duties & Responsibilities**: - Organise daily dispatch of the finished goods - Have the right level of contact with logistic suppliers and customers to book...

  • Assistant-e Administratif-ve Pour Les Parcs

    il y a 4 semaines

    Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps plein

    **L’UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve pour les Parcs scientifiques (F/H/X)** **Référence du poste : SF** **37061** Publication interne et externe jusqu'au 11/12/2024 **Pour le INESU - PROMO** **Site principal **:Louvain-la-Neuve*** **Contrat à temps plein (ou temps partiel à min. 80%) pour une durée déterminée (contrat de...

  • Operations Administrative Assistant

    Il y a 8 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique CluePoints Temps plein

    **_Louvain-La-Neuve_**_, _**_Belgium_**_ _** **Responsibilities**: - Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks. - Edit and...

  • Management Assistant

    il y a 3 semaines

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Management Assistant (h-f-x) pour une mission d'intérim de 5 mois.Notre client est une entreprise reconnue située à Louvain-la-Neuve, active dans un secteur dynamique et stimulant. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante et orientée vers le...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Centre Placet Temps plein

    **POSTE COMPTABLE DU FOYER INTERNATIONAL - 0.5 ETP (LOUVAIN-LA-NEUVE)** **Contexte et mission** Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l’Université Catholique de Louvain (UCLouvain). Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d’accueil international...

  • Assistant Project Manager

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un **Assistant administratif orienté event/ Assistant Project Manager (h-f-x) **parlant parfaitement le **français et l'anglais.** Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un **Assistant administratif orienté event/ Assistant Project Manager (h-f-x)...

  • Sales Assistant Trilingue

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Sales Assistant trilingue FR/EN/NL (h-f-x)** pour une mission **intérim en vue d'engagement**. Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Sales Assistant trilingue FR/EN/NL (h-f-x)** pour une mission **intérim en vue d'engagement**. Notre client...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 2 mois

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique slsp NOTRE MAISON Temps plein

    Notre Maison est l'une des 62 sociétés de logements de service public en Wallonie avec un parc immobilier de près de 2300 logements répartissur 13 communes, 2 provinces. L’engagement de nos 50 travailleurs est de fournir un logement et un service de qualité aux locataires. **FONCTION**: Nous sommes à la recherche d'un(e) **collaborateur(rice)...

  • Admin Assistant

    il y a 2 jours

    Louvain-la-Neuve, Belgique Fugro Temps plein

    Job Description Assistant Administratif (EN-FR) Fugro est le leader mondial indépendant dans la fourniture de solutions de géo-intelligence et d'intégrité des actifs pour les grandes constructions, les infrastructures et les ressources naturelles. Fugro s'appuie sur ses équipes multidisciplinaires mondiales pour fournir à ses clients tous les aspects...

  • Employé(E) Administratif(Ve) Service Travaux

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique ORES Temps plein

    Description du poste **Intitulé du poste**: - Employé(e) Administratif(ve) service travaux (Louvain-La-Neuve) H/F/X **Contrat**: - Durée déterminée **Durée du contrat**: - 6 mois **Service**: - Service Exploitation **Contexte**: - ORES, c’est une équipe de 2.300 personnes, à votre service dans 75% des communes wallonnes. Chargés de...

  • Back Office Assistant/ Office Assistant

    Il y a 6 mois

    Louvain-la-Neuve, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un profil **Back Office Assistant/ Office Assistant (h-f-x) **parlant le français et l'anglais. Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche active d'un profil **Back Office Assistant/ Office Assistant (h-f-x) **parlant le français et l'anglais. Notre client est...

  • Assistant Administratif Polyvalent

    Il y a 6 mois

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Duo Catering Temps plein

    **DUO CATERING** Créée en 2008 et située à Louvain-la-Neuve Duo Catering,, est une société belge à l’esprit familial, qui propose une offre complète sur le marché de la restauration de collectivités : gestion de cuisines par la mise à disposition de personnel en vue de la préparation de repas, plateforme d’achat et de support pour les...

  • Management Assistant

    il y a 6 jours

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Walloon Region, Belgique Robert Half Temps plein

    Pour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Management Assistant (h-f-x) pour une mission d'intérim de 5 mois. Notre client est une entreprise reconnue située à Louvain-la-Neuve, active dans un secteur dynamique et stimulant. Elle se distingue par son esprit collaboratif, une culture d'entreprise bienveillante et orientée vers le...