Professional Services Administrative Assistant

il y a 2 semaines

LouvainlaNeuve, Belgique CluePoints Temps plein

**_Louvain-La-Neuve_**_, _**_Belgium_**_ _**
**Responsibilities**:

- Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks.
- Edit and format documents and presentation for both internal and external distribution according to our high-quality standards.
- Record and distribute meeting minutes, action items, and follow-up tasks understanding that the most important part of minutes is the documentation of decisions and actions. Follow-up tasks from the meeting may be assigned by the requestor as needed.
- Support in entering forms and managing templates in the Document Management System.
- Maintain organized records, files, and documentation to facilitate easy retrieval of information.
- Assist in handling communication when requested, externally and internally, maintaining a high standard of professionalism and courtesy.
- Manage user and study access forms as needed and requested, making sure to ask and have the right information included.
- Schedule and coordinate calendars for meetings as requested and according to the communicated guidelines from the requestor, making sure to ask and have the right information included (e.g., agenda, purpose, necessary and optional participants).
- Pull reports and update reports for internal and external purposes
- Update process documents as requested with the guidance of the Project Management Team and Leadership.
- Organize materials in the Operations Team’s information-sharing portals (e.g., Confluence) as requested.
- Accept ad-hoc requests with a willingness to work with managers and requestors to prioritize efficiently and effectively.
- Approach all tasks with a mindset of understanding the purpose and objectives.
- Ensure proper and thorough updates are provided to the task requestor and the Manager of Operations Administration.

Qualifications:

- Proven experience as an Administrative Assistant or in a similar role, preferably in a professional service setting within a SaaS company
- Experience working in a clinical research field, with knowledge and understanding of the regulations and standards related to clinical trial conduct and clinical data management is preferred
- Efficient Time Management: Exhibits superior time management and prioritization abilities
- Attention to Detail: High focus on detail, especially in documentation and task management
- Possesses excellent verbal, written, and presentation skills in English levels
- Experience working in a team environment under time and resource constraints
- A team-oriented person with a “can do” attitude and solution-oriented mindset
- Eager to understand the broader context of tasks for quality improvement and correct execution, as well as willingness to ask questions if unsure
- Able to adapt and react to changing priorities in a fast-paced work environment; maintaining a calm demeanor under pressure with a focus on professional and respectful interaction at all organizational levels

**Requirements**:

- Bachelor degree, preferably in a business, scientific or technical discipline
- Proficient in Microsoft Office Suite, Asana, Confluence and other relevant tools
- Technical aptitude desired
- Open-minded and accepting of constructive feedback, collaborative
- Recognize, exemplify, and adhere to the company values which center around care, respect, innovation, simplicity, and passion.
- Ability to handle confidential information with discretion if required/requested

Reasons to work with us
- Flexibility is part of our DNA
- Hybrid with 2-3 days in office per week
- Many activities are organized during the year, such as soccer, team lunches, happy hours,, LAN parties, board games nights We also have running groups, languages lessons, and much more
- At CluePoints, learning, training and personal growth are part of the game: you’ll have access to online training materials, certifications sponsored by the company, personal growth plans, and career paths to explore new opportunities.
- You’ll work with a fast-growing, multi-disciplinary and international team representing over 20 different nationalities, in an English-speaking working environment.
- You’ll have a challenging and rewarding job in an ambitious and fast-paced technology scale-up that has received many national and international awards including “Scale-Up of the year 2019”
- Last but not least, we offer competitive salary and benefits, bonus potential, employee referral program.

  • Professional Services Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique CluePoints Temps plein

    _Louvain-La-Neuve__, __Belgium__ _**Responsibilities: Support efforts associated with the successful execution of all tasks as directed by the owner of the activity (i.e., the requestor, owner, project manager, etc.) and as agreed by the Manager of Operations Administration; this might be internal initiatives or external tasks. Edit and format documents and...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Pharmalex Temps plein

    We are growing, grow with usAre you looking for a dynamic company with daily new challenges and opportunities?Then, Pharmalex is your career opportunity. Pharmalex is one of the leading service companies for the Pharmaceutical Industry globally and is specialized in all aspects of drugs and medical devices approval, of the market development and any action...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Louvain-la-Neuve, Belgique HAYS Temps plein

    Louvain-la-Neuve | Assistant(e) Administratif(ve) | FR/NL | Intérim en vue de CDI | Temps plein ou 4/5e | 1096 **Votre nouveau rôle** En tant qu’assistant(e) administratif(ve) pour le service finance, vous êtes en charge de la réception, de la préparation et de l’encodage des factures fournisseurs. Vous établissez les factures clients et les bons...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 jours

    Louvain-la-Neuve, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 08/04/2024 - International company - Based in Wallonia **About Our Client**: - Managing and updating the database : You are responsible for accurately maintaining data, including contact information, preferences, and payment details. You ensure that the database is up to date and well-organized, making it easily accessible and usable for...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Louvain-la-Neuve, Belgique Centre Placet Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE A LOUVAIN-LA-NEUVE** **Contexte et mission** Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l’Université Catholique de Louvain. Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d’accueil international hébergeant et accompagnant des...

  • Assistant Social Pour Le Service de

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Clinique Saint Pierre Ottignies Temps plein

    **Assistant Social (H/F)****Service de Pédopsychiatrie et Pédiatrie****FONCTION**:- Travailler dans une équipe pluridisciplinaire pédopsychiatrique au sein du service de pédiatrie générale et travailler en étroite collaboration avec les équipes de soins ;- Rencontrer les parents et les proches du mineur ;- Réaliser des anamnèses psycho-sociales...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 08/04/202- International company Based in WalloniaAbout Our Client: Managing and updating the database : You are responsible for accurately maintaining data, including contact information, preferences, and payment details. You ensure that the database is up to date and wellorganized, making it easily accessible and usable for administrative and...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36489Publication interne et externe jusqu'au 28/05/2024Pour le Service général du système d'information (SGSI)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Centre Placet Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE A LOUVAIN-LA-NEUVE****Contexte et mission**Le Centre Placet est une association sans but lucratif créée en 1973 et liée à l'Université Catholique de Louvain. Elle est agréée et subsidiée par la Coopération belge au développement en tant que foyer d'accueil international hébergeant et accompagnant des étudiant-es...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Sine Qua Non Ressources Humaines Temps plein

    Pour notre partenaire situé en Brabant Wallon (Louvain-La-Neuve), nous sommes à la recherche d'un.e **Administrative Assistant:- )**Notre partenaire est une société active dans le domaine de la finance (prêts & investissements collaboratifs).**Responsabilités**En tant qu' **Administrative Assistant**, vous apportez votre soutien à l'ensemble des...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 22/11/2023- Vous avez une première expérience en tant que Office Assistant- Vous êtes capable de gérer l'organisation quotidienne d'un bureau**About Our Client**:Un cabinet d'avocats situé dans le Brabant Wallon et qui comporte une vingtaine de collaborateurs.- ** Réception**:Accueillir les clients et assurer la permanence téléphoniqueTâches...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recherche un-e Assistant-e administratif-ve (H/F/X)**Référence du poste**: SF 34938Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...

  • Assistant Administratif Polyvalent

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Duo Catering Temps plein

    **DUO CATERING**Créée en 2008 et située à Louvain-la-Neuve Duo Catering,, est une société belge à l'esprit familial, qui propose une offre complète sur le marché de la restauration de collectivités : gestion de cuisines par la mise à disposition de personnel en vue de la préparation de repas, plateforme d'achat et de support pour les cuisines...

  • Assistant Dentaire Pour Le Service de Dentisterie

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Clinique Saint Pierre Ottignies Temps plein

    **Assistant Dentaire (H/F)****Service de Dentisterie (Centre Médical de Wavre)****FONCTION**:- Accueillir les patients et prendre les rendez-vous ;- Préparer et ranger le matériel des professionnels (nettoyage, stérilisation, commandes, etc.)- Prendre les appels téléphoniques ;- Assister les dentistes et orthodontistes dans l'exercice de leurs...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36421Publication interne et externe jusqu'au 01/05/2024Pour le Service de gestion technique du patrimoine de Louvain-la-Neuve (GTPL), de l'Administration du patrimoine immobilier et des infrastructures (ADPI)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps...

  • Assistant(E) Administratif

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Jobmatch Temps plein

    Vous réservez un accueil chaleureux aux clients, tant par téléphone qu'en présentiel- Vous êtes responsable du bon fonctionnement du bureau et faites appel à des spécialistes en cas de besoin, vous êtes le point de contact avec le gestionnaire du bâtiment- Vous traitez les demandes administratives de la boîte mail principale- Vous vous occupez du...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 3 semaines

    Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps plein

    L’UCLouvain recrute un-e Assistant-e administratif-ve (F/H/X) **Référence du poste**: SF 36489 Publication interne et externe jusqu'au 28/05/2024 Pour le Service général du système d'information (SGSI) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps plein (ou temps partiel min.80%), pour une durée déterminée (contrat de...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique ArgaFinArgaTeam Temps plein

    **Description de la fonction**Pour notre client situé dans la région de Charleroi, nous sommes à la recherche d'un(e) _Assistant(e) Administratif(ve)_. L'entreprise d'une centaine de personnes est active dans le secteur de l'agroalimentaire. Soucieux de s'entourer d'un collaborateur rigoureux et impliqué, notre client désire une nouvelle recrue qui sera...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique MIREBW Temps plein

    **Lieu de travail** Louvain-La-Neuve**Secteur d'activités** Administratif Commercial**Type de contrat** Durée indéterminée**Description de la fonction**:Vous êtes et dans votre travail, vous savez communiquer ennéerlandais (oral et écrit), vous êtes prêt.e à être formé.e et avez un intérêt pour le mondedes prêts et investissements...

  • Assistant-e Administratif-ve Marchés Publics

    il y a 2 semaines

    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps plein

    L'UCLouvain recherche un-e Assistant-e Administratif-ve Marchés Publics (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35225Publication interne et externe jusqu'au 10/05/2023Pour le Service "Gestion des dépenses" (GDEP), de l'Administration des finances (ADFI)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat sur ressources extérieures, à temps plein, pour une durée...