Office Manager Secretariaat Bedrijfskunde

Il y a 2 mois

Brussels, Belgique Odisee Temps plein

Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken - binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

Als office manager van de cluster Bedrijfskunde ondersteun je in hoofdzaak de opleidingshoofden en coördinatoren van de betreffende opleidingen en afstudeerrichtingen van campus Brussel. Daarnaast bied je occasioneel ook ondersteuning aan de clusterdirecteur.
- Referentie 2023-CO-04
- Solliciteren kan tot en met 26 februari '23

**Jouw taakinhoud**:
De office manager is de spil van de cluster en actief in verschillende domeinen. Je werkt voornamelijk voor de opleidingen Organisatie en Management, Bedrijfsmanagement, Marketing en Communication Support, Accounting Administration en de Engelstalige opleiding Business Management.

Hieronder een greep uit het gevarieerde takenpakket:

- Je verzorgt een heldere interne en externe communicatie. Je houdt de medewerkers van de cluster op de hoogte van praktische zaken en bent dan ook het directe aanspreekpunt voor al je collega’s, docenten, studenten en externen.
- Je organiseert en/of ondersteunt evenementen in en rond de campus zoals infodagen, proclamatie, allerhande events en bent onder meer verantwoordelijk voor reservaties, uitnodigingen, planning, financiën en het draaiboek, kortom ‘the big picture’.
- Je beheert de administratieve processen van de cluster, zoals het aanmaken en opvolgen van stagecontracten, bachelorproefovereenkomsten enzovoort.
- Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor de organisatie ervan en maakt verslagen (notuleren + naverwerking).
- Je staat samen met je collega’s in voor de eerstelijns ombudsdienst voor studenten (herplannen van examens, ziekteattesten beheren,).

Andere taken zijn:

- Plannen van en opvolgen van de sollicitatieprocedure bij aanwervingen van lectoren; Reserveren van lokalen, catering, AVM. Ophalen en verdelen van post; Agendabeheer: je plant afspraken in met interne en externe personen;
- Organiseren en opvolgen van kopieer en drukwerk, voorraadbeheer, archivering; Adhoc opdrachten uitvoeren voor opleidingshoofden en coördinatoren; Coördineren van de onthaalopdrachten van de cluster.

**Jouw profiel**:

- Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur Organisatie en Management, voorheen Office Management) of bent gelijkwaardig door ervaring.
- Je gebruikt de meeste ICT-toepassingen efficiënt en de cloud kent voor jou geen geheimen. In Word werk je met mailmerge om bijvoorbeeld labels te maken, brieven en sjablonen op te stellen en de opmaak van documenten te verzorgen. Excel is je toeverlaat bij het opstellen van tabellen, lijsten enzovoort. In PowerPoint laat je je creatieve kant zien. Outlook is je speelterrein voor het dagelijkse mailverkeer, het agendabeheer, het inplannen van afspraken en meetings enzovoort.
- Je maakt inschrijvingsmodules en leert alle ins en outs van het elektronisch leerplatform (Toledo) kennen. Als medewerker budgethouder ben je verantwoordelijk voor de correcte goedkeuring van interne en externe facturen in de financiële tool. De planning van reservaties en meldingen doe je in de planningstool
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands en het Engels communiceren. Je bent stressbestendig en kan een veelheid van taken aan.
- Je bent een kei in nauwkeurig en efficiënt werken en een rolmodel voor studenten in opleiding.
- Loyaliteit, luisterbereidheid en discretie gaan hand in hand met jouw klantvriendelijkheid en zorgzame ingesteldheid.

**Ons aanbod**:

- Samenwerking in een dynamische en stimulerende onderwijsomgeving.
- Een boeiende, gevarieerde job vol interessante contacten, projecten en mogelijkheden om je competenties aan te scherpen, ook via vorming.
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur als bediende, met een tewerkstellingspercentage van 80%. Een voltijdse tewerkstelling bedraagt 38u/week.
- Verloning overeenkomstig graad B1 (weddeschaal B11 of B12) naargelang de voorgelegde relevante ervaring.
- Nuttige beroepservaring opgedaan buiten het onderwijs kunnen we opnemen in de geldelijke anciënniteit, voor zover ze relevant is voor de uit te oefenen functie en je ze schriftelijk kan bewijzen.
- Je werkt in hartje Brussel, op vijf minuutjes wandelen van het Centraal Station. Indien gewenst in combinatie met 1 dag thuiswerk.
-

  • Office Manager Cluster Bedrijfskunde

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Odisee Temps plein

    Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk ‘in co’. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken - binnen de...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Peace Brigades International Temps plein

    Peace Brigades International's International Office in Brussels is hiring an Office Manager. **Purpose of the role** To manage and carry out the administrative functions of the International Office (IO).To provide PBI’s International Secretariat grant management for the European Commission funding, coordinated by the International Secretariat. More...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique European Patients Forum Temps plein

    The European Patients’ Forum (EPF) is recruiting an Office Manager Full-time (100%) position CDI Deadline: 31 May 2023 To start as soon as possible Interviews will take place on a rolling basis Location: EPF Secretariat offices, 180 Chaussée d’Etterbeek, 1040 Brussels Full job ad here BACKGROUND The European Patients’ Forum (EPF) is one of...

  • Secretariat and Communications Officer

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Data, AI and Robotics Aisbl Temps plein

    **Job Category**: **Communications** **Job Experience**: **1 to 3 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **30 Apr 2024** The Big Data Value Association (BDVA) is seeking talented applicants to fill the position of Secretariat and Communications Officer in the BDVA Office in Brussels, Belgium. More information about the position is...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half **is currently looking for a** Office Manager EN/FR (M/F/x) **for a company located in** in the centre of Brussels **and easily accessible by public transport (metro and bus). **Robert Half **is currently looking for a** Office Manager EN/FR (M/F/x) **for a company located in** in the centre of Brussels **and easily accessible by public...

  • Knowledge Management Officer

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Agence Belge de Développement Temps plein

    **DÉTAILS DE L'ANNONCE**: Organisation **:Agence Belge de Développement** Lieu de l'emploi **:Bruxelles** / **Belgium** Type d'emploi **:Contrat à durée déterminée** Type de contrat **:Temps plein** Fonction **:Expertise/recherche** Date de publication **:14/02/2023** Date limite **:28/02/2023** **PROFIL**: - Vous avez un diplôme de niveau Master...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique EMMA and ENPA Temps plein

    Both organisations operate under a joint team. **Main duties**: - Organize and support EMMA and ENPA meetings and events. - Organize and coordinate the management of incoming/outgoing invoices. - Follow-up of the bank accounts. - Liaise with external accountants to process invoices, track payments, and update internal tracking of outgoing invoices. -...

  • Un.e Juriste Pour Son Secrétariat D’instruction

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Conseil Supérieur de l'Audiovisuel Temps plein

    **LE CSA RECRUTE UN.E JURISTE POUR SON SECRÉTARIAT D’INSTRUCTION (mi-temps, CDD)** Le Conseil supérieur de l’audiovisuel (CSA) est le régulateur des médias audiovisuels de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Employeur public comptant une trentaine d’employé.es, le CSA promeut une expertise rigoureuse dans un cadre de travail convivial. Il veille...

  • Collaborator Common Secretariat

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Representation of the European Region Tyrol-South Tyrol-Trentino in Brussels Temps plein

    **Job Category**: **Administration** **Job Experience**: **Not mentioned** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **17 May 2024** The Representation Office of the European Region Tyrol-Bolzano/Bozen-South Tyrol-Trentino in Brussels is looking for a collaborator for the common secretariat, starting within the shortest delay. Job...

  • Un.e Juriste Pour Son Secrétariat D'instruction

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique LE CONSEIL SUPERIEUR DE L'AUDIOVISUEL Temps plein

    **Description de l’entreprise **Le Conseil supérieur de l'audiovisuel (CSA) est le régulateur des médias audiovisuels de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Employeur public comptant une trentaine d'employé.es, le CSA promeut une expertise rigoureuse dans un cadre de travail convivial. Il veille au bien-être de ses employé.es, à leur développement...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique city global Temps plein

    _**Cet offre n'est pas destiné à des étudiants !**_ **Mission de base** Contribuer aux missions de Fiber solutions de référence par l'accomplissement des tâches administratives, comptable, logistiques courantes. **Responsabilités** - Secrétariat. - Gestion d'agenda - planning - prestation. - Traitement technique et administratif des dossiers. -...

  • Collaborateur Administratif Secrétariat

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Aldi Nord Temps plein

    Vos tâches - Vous assumez le travail de secrétariat général - Vous préparez des présentations, rédigez des comptes rendus/des rapports - Vous participez activement à des réunions internes et externes - Vous êtes le lien entre nos magasins et notre centre logistique (gestion du matériel, interventions diverses ) - Vous assistez les District...

  • Collaborateur Administratif Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Aldi Nord Temps plein

    Vos tâches - Vous assumez le travail de secrétariat général - Vous préparez des présentations, rédigez des comptes rendus/des rapports - Vous participez activement à des réunions internes et externes - Vous êtes le lien entre nos magasins et notre centre logistique (gestion du matériel, interventions diverses ) - Vous assistez les District...

  • Events and Office Officer

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Eurochild Temps plein

    Full-time permanent contract - Brussels based_ **About Eurochild** Eurochild is an international non-governmental organisation based in Brussels, which promotes the well-being and rights of children and young people at the European level and, through its membership, in the European countries. We are supported financially by the European Commission. In the...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Axis Temps plein

    **Description** - Office Operations Management: Oversee and maintain the day-to-day operations of the office, ensuring a productive and organised work environment. Coordinate office activities, including managing schedules and meetings. Develop and implement efficient office systems and procedures to optimise workflow and enhance productivity. Organise...

  • Payroll Officer

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Select Temps plein

    En tant que Payroll Officer, vous intégrez l'équipe RH composée d'un manager et de 2 assistant RH Vous êtes principalement en charge de la gestion de la paie des employés. Pour ce faire, vous travaillez en collaboration avec un secrétariat social. Vos tâches consistent en: - Encodage et vérification des prestations et des absences dans le...

  • Office Manager Unizo Winkelraad

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique UNIZO Temps plein

    **UNIZO Winkelraad zoekt office manager!** Momenteel zijn we met 18 collega’s die onze job met hart en ziel uitoefenen. Wij zoeken op korte termijn een administratieve toeverlaat die, samen met twee andere collega’s, er plezier in schept om de nodige structuur en orde te ontwikkelen en ons op die manier full time bij te staan bij de organisatie van ons...

  • Collaborateur de Secrétariat

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Convention premier emploi Temps plein

    La DGE est à la recherche d’un collègue qui, en équipe, s’occupera par exemple des taches suivantes: - aider à gérer le secrétariat personnel du Directeur (général) - offrir un soutien administratif aux membres de la Direction générale (planning de réunions physiques ou vidéoconférences, rédaction et mise en page de notes et de lettres,...

  • Part-time Office Manager

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Hydrogen Europe Research Temps plein

    **About Hydrogen Europe Research** Hydrogen Europe Research is the leading European association representing the research community on hydrogen and fuel cells. The association comprises over 120 universities and Research & Technology Organisations (RTO), with members sharing their knowledge and expertise on all segments of the hydrogen value chain. Its...

  • Part-time Office Manager

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Hydrogen Europe Research Temps plein

    **About Hydrogen Europe Research** Hydrogen Europe Research is the leading European association representing the research community on hydrogen and fuel cells. The association comprises over 120 universities and Research & Technology Organisations (RTO), with members sharing their knowledge and expertise on all segments of the hydrogen value chain. Its...