Un-e Gestionnaire Administratif-ve de Laboratoire

il y a 1 semaine

Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2024/077

L’École polytechnique de Bruxelles - Service Transferts, Interfaces et Procédés (TIPs) recrute:
Un-e gestionnaire administratif-ve de laboratoire pour un CDI contractuel à mi-temps

**Contexte**:
L’École polytechnique de Bruxelles, qui a déjà formé près de 150 promotions d’ingénieur-es civil-es et de bioingénieur-es, prépare activement les ingénieur-es de demain : les hommes et les femmes qui auront plus que jamais la mission délicate mais aussi exaltante de concilier innovation technique, développement durable et progrès de la société.
Le service TIPs ( Home - Transfers, Interfaces & Processes (TIPs) - ULB (tips-ulb.be) ) est un laboratoire de recherche et d’enseignement au sein de l’École polytechnique de Bruxelles. Il est actuellement composé de 6 professeur-es et d’environ 35 chercheur-es. Le service est divisé en deux espaces : un espace de bureaux (incluant une salle de réunion/détente, et une bibliothèque) et un espace de laboratoire, au sein duquel des expériences de recherche sont effectuées.
Les interviews sont envisagées à partir de mi-août et la prise de fonction est souhaitée courant septembre 2024.

**Missions essentielles**:
**1. Gestion de l’espace "bureaux" (40%)**:
Accueillir les nouveaux chercheur-es
Gérer la salle de réunion/espace "détente"
Gestion des commandes des consommables de bureau, relations avec divers fournisseurs (catering, imprimante,)
Gestion de la bibliothèque interne

2. Participation à la gestion administrative/financière des recherches (30%):
Offrir un support à la rédaction, la gestion et le suivi de diverses commandes dans le cadre de projets de recherche
Offrir un support dans le suivi du reporting financier dans le cadre de diverses conventions

**Note**: cette mission s’effectue en étroite collaboration avec un-e technicien-ne de laboratoire, ainsi qu’un-e « lab manager » (personnel technique en charge de la gestion de l’espace « laboratoire » du service TIPs).

**3. Gestion des déplacements et des visites (20%)**:
Assister les chercheur-es pour leurs déplacements à l’étranger dans le cadre de congrès ou de collaborations (réservations et note de débours)
Gérer les réservations d’hôtels et titres de transport lors de visites de chercheur-es étrangers

**4. Gestion administrative des enseignements (10%)**:
Aide à la préparation et à la surveillance des examens
Organiser les visites d'usines requises pour certains cours du laboratoire

**Profil**:
Être titulaire au maximum d’un bachelier (reconnu par la FWB) dans le domaine administratif ou d’un CESS assorti d'une première expérience pertinente dans le domaine administratif.

**Connaissance et compétences générales**:
**Bonne maîtrise des outils de bureautique (Microsoft365**: Excel, Word, outils partagés,...)
Une très bonne maîtrise de l'anglais à l'écrit comme à l'oral (minimum C1) est un prérequis.
Une bonne maîtrise du néerlandais est un atout (minimum B1).
De bonnes capacités de communication (orale/écrite) et d'adaptation sont indispensables.

**Connaissance et compétences spécifiques**:
Rigueur, sens aigu des priorités et de l'organisation sont indispensables en raison de la multiplicité/diversité des tâches et des contacts.
Avoir des connaissances en comptabilité (achats, commandes,...)

**Qualités requises**:
Esprit d’équipe
Autonomie
Réactivité

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )

**Politique d’égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Soyez assuré-e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

**Type contrat**: CDI contractuel

**Temps de travail**: Mi-temps

**Campus**: Solbosch
**Date de parution**: 19/06/2024

**Date limite de réception**: 18/07/2024
[Référence 2024/077]

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