Secretaris Administratie Volwassenenpsychiatrie

**Datum**:4 nov. 2024

**Plaats**: BE

**Bedrijf**:Universitair Ziekenhuis Gent

In het UZ Gent kom je terecht in een **innovatieve **omgeving die oog heeft voor je **talent **en je uitdaagt om te groeien. Dankzij het **engagement **van alle collega’s voor patiënten, opleidingen en wetenschappelijk onderzoek, is het UZ Gent **een baken van zorg**. Maak jij binnenkort mee het verschil?

Ga voor een uitdagende job als Secretaris Administratie Volwassenenpsychiatrie (100 % Contractueel). We bieden een vervangingscontract t.e.m. 30/06/2025, met reële kans op verlenging.

**Functieomschrijving**:

- Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van de elektroconvulsietherapie-behandelingen (planning, boekingen, vervoer, opmaak brieven of contact vervolgafspraken).
- Je biedt ondersteuning bij administratieve taken van de hoofdverpleegkundige m.b.t. patiëntenzorg en personeel.
- Je maakt afspraken voor consultaties, behandelingen en onderzoeken en volgt tevens het patiëntenvervoer op.
- Je beantwoordt interne en externe telefoonoproepen, geeft informatie en/of schakelt telefoongesprekken gericht door.
- Je bent verantwoordelijk voor de kas van de afdeling en een correcte rapportering hiervan.
- Je zorgt voor de ontvangst, sortering en verdeling van inkomende post en het verzendklaar maken van uitgaande post.
- Je zorgt voor een optimale doorstroming van informatie en onderhoudt interne en externe contacten. Je overlegt met leidinggevende(n), verpleegkundige(n) of arts(en) waar nodig.
- Je voert administratief en logistiek ondersteunende taken uit (bv. stockbeheer, probleemmeldingen via Facilink, reservatie vergaderzalen, bestellingen SAP) en levert een actieve bijdrage aan een vlotte werking van de dienst.
- Je formuleert op eigen initiatief voorstellen voor een adequatere werking van het onthaal en secretariaat.
- Je notuleert bij vergaderingen en maakt verslagen op.
- Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden. Je neemt op eigen initiatief actief deel aan interne en/of externe vormingsmomenten. Je informeert je over de relevante ontwikkelingen binnen de eigen afdeling, de sector en het UZ Gent.
- Je rapporteert dagelijks aan je leidinggevende(n), artsen, stafleden, collega’s, verpleegkundigen.
- De werkuren zijn van 8u tot 16u30, met een half uur pauze.

**Gewenst profiel**:

- Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op niveau hoger secundair onderwijs.
- Je hebt bij voorkeur enige administratieve ervaring in een complexe dienstverlenende sector.
- Je werkt vlot met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Je bent bereid om specifieke software waarmee op de dienst gewerkt wordt aan te leren.
- Je communiceert vlot, mondeling en schriftelijk in het Nederlands, kennis van Frans en Engels is een meerwaarde.
- Basiskennis van medische terminologie is een pluspunt.
- Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk.
- Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie.
- Je werkt nauwkeurig en correct, je werkt volgens bestaande procedures en afspraken.
- Je bent zorgzaam en gaat op een correcte manier om met patiënten.
- Je kan de juiste prioriteiten stellen in jouw eigen taakverdeling om zo de gestelde deadlines te behalen.

**Selectieprocedure**:
Deel 1: computergestuurde testen die peilen naar algemeen redeneervermogen (uitsluitend), plannen en organiseren, administratieve vaardigheden en een persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend). Deze testen vinden plaats in het UZ Gent en gaan door op **maandag 2 december 2024 om 17u15.**
Deel 3: competentiegericht interview op **dinsdag 10 december 2024 (namiddag).**

**Salarisschaal**
Je krijgt een aantrekkelijke verloning volgens IFIC, afgestemd op je functie, met een minimum brutomaandloon van €2.905,63 bij 0 jaar anciënniteit en een maximum brutomaandloon van €4.103,49 bij 35 jaar anciënniteit voor een voltijdse tewerkstelling. Het brutoloon is afhankelijk van de toegekende relevante ervaring. Relevante ervaring uit de privésector kan je tot maximum 9 jaar meenemen. Anciënniteit van openbare diensten neem je onbeperkt mee.
Dit betreft een basisloon dat in geval van onregelmatige prestaties (nacht, weekend,) aangevuld wordt met bijkomende toelagen.

**Troeven UZ Gent**
- Je krijgt naast de on-the-job opleiding voldoende mogelijkheden om interne opleidingen (persoonlijk en technische competenties) te volgen en je extern bij te scholen. Voor leidinggevenden voorzien we ook persoonlijke ontwikkelingstrajecten.
- Gratis hospitalisatieverzekering en gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer. Je krijgt ook een fietsvergoeding.
- Jaarlijks krijg je, naast je vakantiegeld en eindejaarspremie, in november een attractiviteitspremie. In 2023 was dit bruto € 1.342,17 voor een voltijdse tewerkstelling.
- Een gunstige uurregeling en interessante verlofregeling met 26 dagen verlof en 12 recuperatiedagen (40 urenweek i.p.v. 38