Management Assistant
Il y a 7 mois
**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met meer dan** 4000 medewerkers** zijn we de **grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel**; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.
De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.
Binnen de VUB is de Directie ICT verantwoordelijk voor de centrale ICT-services. Dit omhelst o.a. digital workplace support, het onderhouden en uitbaten van systemen voor onderwijsadministratie en -ondersteuning, onderzoeksadministratie, netwerkbeheer, enzDe Directie ICT telt momenteel een 90-tal medewerkers, en is op zoek naar een **Management Assistant** ter opvolging van een collega die met pensioen gaat.
**2 - Functiebeschrijving**:
Heb je een sterke voeling heeft met de uitdagingen van een administratieve organisatie en kan je vlot overweg met de toepassingen die bij een moderne administratieve organisatie komen kijken?
Mede dankzij jou draait de Directie ICT administratief en logistiek op wieltjes
Samen met je collega management assistant zorg je ervoor dat de administratie in de breedste zin van het woord vlot verloopt en ben je het aanspreekpunt voor onze medewerkers. Je rapporteert aan teamleader Bernadette Van Gansbeke.
Een greep uit jouw takenpakket:
Administratief
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van contracten en bestellingen, en houdt de CIO en/of afdelingshoofden van de dienst proactief én tijdig op de hoogte van administratieve mijlpalen zoals contractverlengingen, -stopzettingen, enz
- Je volgt administratief de prestaties van externe consultants op, en zorgt ervoor dat hun timesheets overeenstemmen met gerelateerde bestelbonnen en facturen.
- Je doet de input van allerhande facturen, bestellingen, onkostennota’s,
- Eenvoudige offertes vraag je zelfstandig aan (met inhoudelijke input van de CIO of afdelingshoofden) en volg je proactief op.
- Je zorgt voor de aankopen van o.a. kantoor
- en keukenmateriaal, catering,die je tevens beheert en opvolgt
Events en communicatie
- Je draait je hand niet om voor de organisatie van een event, dit kan gaan van een after-work drink over een tweedaags seminarie voor het ICT-management op verplaatsing tot een teambuildingsdag voor de hele afdeling.
- Je stelt interne communicatie op voor ons intern DICT-intranet.
Dagelijkse organisatie:
- Je behandelt de correspondentie, staat in voor het regelen van bepaalde vergaderingen en de bijhorende notulen die je helder samenvat.
- Verder zorg je voor de administratieve en logistieke ondersteuning bij on
- en offboarding van collega’s.
- Onze werkplek is ordelijk en net, en je zorgt ervoor dat dit ook zo blijft. Collega’s die zich niet aan de “house keeping” regels houden krijgen met jou te maken
Je collega’s optimaal ondersteunen in hun werkomgeving, dat is jouw specialiteit Weten welke koekjes en koffie er in huis moet zijn tot net die ideale locatie vinden voor events, je voelt behoeften haarscherp aan en vindt het leuk om uitdagingen te detecteren en proactief oplossingen te bedenken. Verschillende balletjes in de lucht houden is helemaal je ding. Krijg je na het lezen van deze vacature vooral veel goesting om erin te vliegen?
Dan zijn wij misschien wel de perfecte match
Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek, in combinatie met thuiswerk.
**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- We zoeken iemand met minstens een diploma hoger secundair, graduaat of bachelor.
- Idealiter heb je al gewerkt als management assistant op directieniveau. Een gezonde dosis ambitie kan ons ook wel smaken. Als je denkt dat je klaar bent om op dit niveau te werken, waag dan je kans
- Ervaring in de ICT-sector of in een ICT-afdeling is geen must, maar wel een troef (ons taalgebruik is soms nogal technisch).
- Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, zeker in het Nederlands en in het Engels.
- Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (o.a. Office365,) en je bent snel vertrouwd met nieuwe programma’s.
- Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie, financiële administratie en cijfers schrikken je niet af (integendeel).
- Je vindt orde, netheid, structuur en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken zeer belangrijk.
- Plannen en organiseren is jouw ding.
- Je bent hands-on, oplossingsgericht en proactief, en kan snel schakelen tussen taken en rollen als het nodig is
- Je bent zowel een teamplayer - je gaat graag met mensen om en helpt iedereen spontaan en steeds met een glimlach verde
-
Management Assistant
il y a 3 jours
Elsene, Belgique Fiducial Temps plein**Description du poste**: **FILIÈRE ET MÉTIER**: ASSISTANAT / ACCUEIL / DOCUMENTATION - Assistant Administratif **INTITULÉ DU POSTE**: Management Assistant **TYPE DE CONTRAT**: CDI **TEMPS DE TRAVAIL**: Temps complet **STATUT**: Employé **DESCRIPTION DE LA MISSION**: En tant que Management Assistant, vous occupez un poste clef dans le fonctionnement...
-
Management Assistant
Il y a 5 mois
Elsene, Belgique ERA Châtelain Temps pleinVous vous sentez l’âme d’un(e) véritable **Management Assistant** et avez une expérience ou un intérêt marqué en **Facility Management ?** Vous souhaitez jouer un rôle central dans un réseau d’agences **immobilières** en pleine croissance ? Alors, c’est votre jour de chance ! Rejoignez-nous dès maintenant et participez à notre succès...
-
Management Assistant
il y a 3 jours
Elsene, Belgique Talentus Temps pleinEn tant que Management Assistant, vous assistez la Direction Générale en étant son bras droit au quotidien: - Vous êtes responsable du support administratif en français ET néerlandais (reporting, supports de réunion, courriers et comptes rendus, traduction de documents divers,) - Vous êtes le point de contact au téléphone et en présentiel - Vous...
-
Management Assistant
il y a 1 mois
Elsene, Belgique Unique Belgium Temps plein**Omschrijving**: Onze klant, een advocaatkantoor in Brussel, is op zoek naar **een Management Assistant.** Als Management Assistant, ben je verantwoordelijk voor: - Opvolgen van telefoons en briefwisseling; - Opstellen van PowerPointpresentaties; - Agendabeheer; - Voorbereiden en finaliseren van documenten; - Organisatie van zowel interne als externe...
-
Assistant Manager
Il y a 4 mois
Elsene, Belgique Rambo Temps pleinRambo burger recherche un Assistant Manager pour son restaurant d'Ixelles. Nous recherchons un profil expérimenté dans la restauration, travailleur et dynamique. Il/elle doit pouvoir occuper tous les postes en cuisine et en salle ainsi que gérer certains aspects administratifs inhérents à la fonction (commandes, inventaires, rédaction des plannings et...
-
Management Assistant
il y a 5 jours
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Management Assistant Fr/nl/en
il y a 4 jours
Elsene, Belgique Unique Temps plein**Omschrijving**: Onze klant, een advocaatkantoor in Brussel, is op zoek naar **een Management Assistant (M/F/x).** Als Management Assistant, ben je verantwoordelijk voor: - Opvolgen van telefoons en briefwisseling; - Opstellen van PowerPointpresentaties; - Agendabeheer; - Voorbereiden en finaliseren van documenten; - Organisatie van zowel interne als...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Unique Temps plein**Description**: As a management assistant, you will have to: - Reception, customer reception - Place orders - Receive and redistribute mail - Do secretarial work **Profil** If: - You speak French fluently - You have a good command of the French language - You speak English or Dutch as a second language - You are young, dynamic and open-minded Then...
-
Junior Management Assistant
il y a 4 jours
Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein**Location** ELSENE **Office** Bright Plus Brussel **Phone number** +32 (0)2 289 06 90 **E-mail** **Description** - Gestion de la messagerie électronique, du logiciel de réservation en ligne et de la clientèle du Musée. - Gestion des réservations et des plannings (fêtes d’anniversaires, visites scolaires, stages, ) - Communication, promotion et...
-
Management Assistant
Il y a 7 mois
Elsene, Belgique Accent Temps pleinThe Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...
-
Management Assistant
Il y a 7 mois
Elsene, Belgique Accent Temps pleinThe Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...
-
Assistant Shop Manager Temps Partiel Ixelles
Il y a 3 mois
Elsene, Belgique Tartes de Francoise Temps pleinTu cherches un job avec des responsabilités dans une bonne ambiance de travail? Nous te proposons de devenir notre **assistant(e) shop manager** dans un environnement dynamique, avec des tâches variées et un bon équilibre de vie car tu travailleras 28 heures par semaine avec un jour du week end compris. En tant qu'**assistant(e) shop manager**, tu...
-
Management Assistant
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique Hudson Benelux Temps plein**Tessenderlo Group** is a **diversified** **industrial group** that focuses on agriculture, valorizing bio-residuals, energy and providing industrial solutions with a focus on water. As an international company with Belgian roots, our client also promotes personal and local entrepreneurship, creating opportunities for all of their employees to take on...
-
Management Assistant
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Assistant Manager de Magasin
il y a 1 semaine
Elsene, Belgique Aldi Nord Temps pleinALDI Belgique actif depuis 1976 fait partie du groupe internationale ALDI Nord. Au total, nous avons 450 magasins et 7 sièges régionaux. En tant qu'entreprise forte, dynamique, internationale et en croissance, nous sommes toujours à la recherche de nouveaux collègues. Avec nos chiffres d'ancienneté élevés, idéaux forts et notre culture d'entreprise...
-
Management Assistant
Il y a 7 mois
Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**: Droom jij ervan om **een advocatenkantoor administratief te ondersteunen**? Dan ben je hier op het juiste adres! Je gaat hier voor **een team van tien advocaten** werken in Elsene. Geboeid door deze vacature? Solliciteer dan nu! Jouw takenpakket als Management Assistant bestaat onder meer uit het volgende: - Je gaat documenten...
-
Management Assistant
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique Hudson Benelux Temps plein**Tessenderlo Group** is een toonaangevende, globale en gediversifieerde industriële groep die zich concentreert op landbouw, het valoriseren van bioreststoffen, energie en het voorzien van industriële oplossingen met een focus op water. Samen met zijn 4.800 medewerkers heeft Tessenderlo in 2020 een omzet van 1.7 miljard euro gerealiseerd. Onze klant...
-
Management Assistant Hq
il y a 5 jours
Elsene, Belgique Tessenderlo Group Temps pleinCompany DescriptionTessenderlo Group is a diversified industrial group that focuses on agriculture, valorizing bio-residuals, energy and providing industrial solutions with a focus on water. The group employs more than 4,700 people, is a leader in most of its markets, and recorded a consolidated revenue of 1.7 billion EUR in 2019. Tessenderlo Group is listed...
-
Management Assistant Hq
il y a 2 jours
Elsene, Belgique Tessenderlo Group Temps pleinCompany Description Tessenderlo Group is a diversified industrial group that focuses on agriculture, valorizing bio-residuals, energy and providing industrial solutions with a focus on water. The group employs more than 4,700 people, is a leader in most of its markets, and recorded a consolidated revenue of 1.7 billion EUR in 2019. Tessenderlo Group is...
-
Stagiaire Assistant(E) Manager
il y a 3 jours
Elsene, Belgique Local Club Temps pleinOffre de Stage Assistant(e) manager de 3 à 6 mois à Ixelles (Bruxelles) **LOCAL CLUB** Le Local Club est un lieu de coworking en plein coeur de la capitale européenne, conçu pour offrir un cadre de travail accueillant et flexible comme dans un café ! En trois mots Work, Meet & Chill : la promesse de travailler dans une ambiance détendue tout en ayant...
