Management Assistant

il y a 1 semaine

Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **3500 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

**2 - Functiebeschrijving**:
De vakgroep Chemische Ingenieurstechnieken telt 60 medewerkers en heeft een jaaromzet van 2.5 M€, die gebaseerd is op een zeer diverse, en voortdurend veranderende inkomstenstroom (projecten en programma’s intra-VUB, projecten en programma’s Vlaamse en EU-overheid, bilaterale contracten met bedrijven). De interne en externe communicatie gebeurt hoofdzakelijk in het Engels.

Om onze vakgroep te versterken, zijn we op zoek naar een** management assistant (50%**). Zo ziet jouw takenpakket eruit:

- Vakgroep-organisatie: pro-actief beheer agenda stafvergaderingen en vakgroepraden en rapportering ervan, organisatie activiteiten (department talks, teambuilding, sociale events, interne doctoraatsopleiding, ), verantwoordelijke kantoorbenodigheden en -uitrusting.
- Beheer bureauruimte (monitoren beschikbare ruimte, inplannen verschuivingen, beheer en uitbreiding meubilair-portfolio, organisatie toegangsaanvragen).
- Ontwikkeling, beheer en evaluatie HR-processen van de vakgroep Chemische Ingenieurstechnieken: opvolging van de procedure aanwerving, ontvangstbeleid (m.i.v. gezondheids
- en veiligheidsinstructies), beheer en uitbouw HR-database, interactie met interne VUB-diensten, opvolgen aanwervings
- en huisvestingsprocedures internationale medewerkers.
- Financieel beheer (beheer en ontwikkeling facturatie
- processen (crediteuren/debiteuren) en monitoren correcte uitvoering, data-management voor financiële rapportering.
- Documenteren en archiveren van informatie: ontwikkeling en beheer klassement en databanken van de vakgroep (publicaties, personeel, doctoraatsverdedigingen,).
- Aanspreekpunt voor directe collega’s over interne administratieve procedures.
- Aansturen en evalueren updates website departement.

Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden.

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- Je beschikt minstens over een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring;
- Je hebt zeer goede schriftelijke en verbale communicatievaardigheden, vooral in het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een plus;
- Je kan vlot overweg met standaard software-applicaties zoals MS Word en Excel.
- Je bent in staat om je op korte termijn nieuwe (webgebaseerde) softwarepakketten eigen te maken;
- Je bent diplomatisch in contacten met de centrale diensten van de VUB;
- Je kan zelfstandig werken en je bent flexibel en stressbestendig. Je gaat steeds integer en discreet te werk met persoonsgebonden informatie;
- Je kan goed omgaan met mensen; je houdt ervan om met anderen samen te werken; je bent open-minded en jong van geest en je werkt graag in een internationale werkomgeving.

**4 - Aanbod**:
Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een contract onbepaalde duur (50%) aan met een salaris gekoppeld aan graad 4, 5 of 6, afhankelijk van je competenties en eerdere relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je carrière (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:

- **Maximale terugbetaling woon-werkverkeer** met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding;
- Een kosteloze hospitalisatie
- en groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
- De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en **voortdurend bij te leren** via VUB LRN;
- **Voordelige sportmogelijkheden;**:

- **Ecocheques;**:

- Heerlijke maaltijden in onze **campusrestaurants **aan een aantrekkelijk tarief;
- Een open en familiale werkomgeving met aandacht voor je work-life balance én een uitzonderlijke verlofregeling met **35 verlofdagen** (bij voltijdse tewerkstelling).

**5 - Geïnteresseerd?**:
**Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB?**

Ga dan naar **jobs.vub.be** **en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s.

**6 - Kenmerken**:
Personeelsformatie: externe financiering

Contract: onbepaalde duur

Hoofdeenheid: Faculteit Ingenieurswetenschappen

Omvang: halftijds

Functie: Management assistant

Gradengroep: 4-5-6

Wijze van begeven: werving

  • Assistant Shop Manager

    il y a 3 semaines

    Elsene, Belgique Tartes Françoise Temps plein

    Tu cherches un job avec des responsabilités dans une bonne ambiance de travail? Nous te proposons de devenir notre **assistant(e) shop manager** de l'atelier d'Ixelles dans un environnement dynamique, avec des tâches variées et un bon équilibre de vie car tu travailleras 30 heures par semaine. En tant qu'**assistant(e) shop manager**, tu secondes le...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...

  • Management Assistant Fr/nl/en

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Onze klant, een advocaatkantoor in Brussel, is op zoek naar **een Management Assistant (M/F/x).** Als Management Assistant, ben je verantwoordelijk voor: - Opvolgen van telefoons en briefwisseling; - Opstellen van PowerPointpresentaties; - Agendabeheer; - Voorbereiden en finaliseren van documenten; - Organisatie van zowel interne als...

  • Assistant Store Manager

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique SB Recruitment and Services Temps plein

    Pour un de nos clients, acteur dans la restauration saine et rapide, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Store Manager pour Ixelles. **Votre défi** En tant que Assistant Manager, vous secondez le responsable dans la gestion opérationnelle et administrative de votre point de vente. Vous êtes en charge d’amener l’équipe à atteindre...

  • Assistant Store Manager

    il y a 1 jour

    Elsene, Belgique SB Recruitment and Services Temps plein

    Pour un de nos clients, acteur dans la restauration saine et rapide, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Store Manager pour Ixelles. **Votre défi** En tant que Assistant Manager, vous secondez le responsable dans la gestion opérationnelle et administrative de votre point de vente. Vous êtes en charge d’amener l’équipe à atteindre...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met meer...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Accent Temps plein

    The Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Accent Temps plein

    The Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Droom jij ervan om **een advocatenkantoor administratief te ondersteunen**? Dan ben je hier op het juiste adres! Je gaat hier voor **een team van tien advocaten** werken in Elsene. Geboeid door deze vacature? Solliciteer dan nu! Jouw takenpakket als Management Assistant bestaat onder meer uit het volgende: - Je gaat documenten...

  • Stagiaire Assistant(E) Manager

    il y a 3 semaines

    Elsene, Belgique Local Club Temps plein

    Offre de Stage Assistant(e) manager de 3 à 6 mois à Ixelles (Bruxelles) **LOCAL CLUB** Le Local Club est un lieu de coworking en plein coeur de la capitale européenne, conçu pour offrir un cadre de travail accueillant et flexible comme dans un café ! En trois mots Work, Meet & Chill : la promesse de travailler dans une ambiance détendue tout en ayant...

  • Personal Assistant

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Are you looking for **_an exciting job_** as a personal assistant in **_an international environment_**? Are you **_fluent in French and English_**? Do you have several years of experience as an assistant ? Good news! We are looking for a **_Personal Assistant (M/F/x)_** for one of our clients, an NGO promoting sustainable transport. As a...

  • Assistant-manager @ Chairman

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Chairman Temps plein

    Belgitudes et pintjes Les fines fourchettes bruxelloises de naissance, d’adoption ou de passage, ont depuis longtemps posé leurs habitudes sur les tables en ardoise de l’Ultime Atome, refuge quasi intemporel déroulant son charme à l’atmosphère typiquement bruxelloise à l’ombre de l’église Saint-Boniface. L’idéal pour une halte autour...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...

  • Assistant Manager Brussels M/w/x

    il y a 4 semaines

    Elsene, Belgique MANHATTN'S Temps plein

    **Description de l’entreprise **Manhattn's is a small, fun and dynamic company. At the moment you can find us at several places in Brussels (region Bourse, Merode and Louisa), Graslei Gent and Groenplaats Antwerp where we offer the New York experience to our customers. Premium burgers made with love and topped off with excellence, that's what we want to...

  • Management Assistant Vakgroep Biologie

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: Ben jij onze **[jobtitel] **die graag de tanden zet in** [domein]** en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien. De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze...

  • Management Assistant Vakgroep Fysica

    Il y a 2 mois

    Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein

    **1 - Werken bij de VUB**: Ben jij onze** management assistant **die graag de tanden zet in** allround administratie en ondersteuning **en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien. De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en...

  • Office Manager and Personal Assistant M/w/x

    il y a 3 semaines

    Elsene, Belgique FEDERATION MONDIALE DES ANNONCEURS - WORLD FEDERATION OF ADVERTISERS Temps plein

    **Description de l’entreprise **About the WFA** WFA champions more effective and sustainable marketing communications. Originally founded in 1953, the WFA has experienced excellent growth, doubling our membership in the past 5 years. WFA is a global organization representing the common interests of marketers. It is the voice of marketers worldwide,...

  • Assistant(E) Manager

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Levi Strauss & Co. Temps plein

    As an Assistant Store Manager at Levi Strauss & Co. you will have the opportunity to work in an environment where change and ideas are celebrated. You will be representing the brand image and values, whilst working alongside the Store Manager to effectively manage the stores operations and team. Key parts of the role: - Support Store Manager in delivering...

  • Management Assistant M/v/x

    il y a 2 semaines

    Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben je op zoek naar een nieuwe ervaring als management assistant waar je in een team werkt en waar proactiviteit centraal staat? Lees zeker verder! Jouw taken bestaan als volgt: - Je maakt nieuwe dossiers aan volgens de juiste procedures - Je orgnaiseert seminaries en bereidt powerpoint presentaties voor - Je plant de afspraken in - Je...