Management Assistant
Il y a 2 mois
**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met meer dan** 4000 medewerkers** zijn we de **grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel**; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.
De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.
Binnen de VUB is de Directie ICT verantwoordelijk voor de centrale ICT-services. Dit omhelst o.a. digital workplace support, het onderhouden en uitbaten van systemen voor onderwijsadministratie en -ondersteuning, onderzoeksadministratie, netwerkbeheer, enzDe Directie ICT telt momenteel een 90-tal medewerkers, en is op zoek naar een **Management Assistant** ter opvolging van een collega die met pensioen gaat.
**2 - Functiebeschrijving**:
Heb je een sterke voeling heeft met de uitdagingen van een administratieve organisatie en kan je vlot overweg met de toepassingen die bij een moderne administratieve organisatie komen kijken?
Mede dankzij jou draait de Directie ICT administratief en logistiek op wieltjes
Samen met je collega management assistant zorg je ervoor dat de administratie in de breedste zin van het woord vlot verloopt en ben je het aanspreekpunt voor onze medewerkers. Je rapporteert aan teamleader Bernadette Van Gansbeke.
Een greep uit jouw takenpakket:
Administratief
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van contracten en bestellingen, en houdt de CIO en/of afdelingshoofden van de dienst proactief én tijdig op de hoogte van administratieve mijlpalen zoals contractverlengingen, -stopzettingen, enz
- Je volgt administratief de prestaties van externe consultants op, en zorgt ervoor dat hun timesheets overeenstemmen met gerelateerde bestelbonnen en facturen.
- Je doet de input van allerhande facturen, bestellingen, onkostennota’s,
- Eenvoudige offertes vraag je zelfstandig aan (met inhoudelijke input van de CIO of afdelingshoofden) en volg je proactief op.
- Je zorgt voor de aankopen van o.a. kantoor
- en keukenmateriaal, catering,die je tevens beheert en opvolgt
Events en communicatie
- Je draait je hand niet om voor de organisatie van een event, dit kan gaan van een after-work drink over een tweedaags seminarie voor het ICT-management op verplaatsing tot een teambuildingsdag voor de hele afdeling.
- Je stelt interne communicatie op voor ons intern DICT-intranet.
Dagelijkse organisatie:
- Je behandelt de correspondentie, staat in voor het regelen van bepaalde vergaderingen en de bijhorende notulen die je helder samenvat.
- Verder zorg je voor de administratieve en logistieke ondersteuning bij on
- en offboarding van collega’s.
- Onze werkplek is ordelijk en net, en je zorgt ervoor dat dit ook zo blijft. Collega’s die zich niet aan de “house keeping” regels houden krijgen met jou te maken
Je collega’s optimaal ondersteunen in hun werkomgeving, dat is jouw specialiteit Weten welke koekjes en koffie er in huis moet zijn tot net die ideale locatie vinden voor events, je voelt behoeften haarscherp aan en vindt het leuk om uitdagingen te detecteren en proactief oplossingen te bedenken. Verschillende balletjes in de lucht houden is helemaal je ding. Krijg je na het lezen van deze vacature vooral veel goesting om erin te vliegen?
Dan zijn wij misschien wel de perfecte match
Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek, in combinatie met thuiswerk.
**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- We zoeken iemand met minstens een diploma hoger secundair, graduaat of bachelor.
- Idealiter heb je al gewerkt als management assistant op directieniveau. Een gezonde dosis ambitie kan ons ook wel smaken. Als je denkt dat je klaar bent om op dit niveau te werken, waag dan je kans
- Ervaring in de ICT-sector of in een ICT-afdeling is geen must, maar wel een troef (ons taalgebruik is soms nogal technisch).
- Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, zeker in het Nederlands en in het Engels.
- Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (o.a. Office365,) en je bent snel vertrouwd met nieuwe programma’s.
- Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie, financiële administratie en cijfers schrikken je niet af (integendeel).
- Je vindt orde, netheid, structuur en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken zeer belangrijk.
- Plannen en organiseren is jouw ding.
- Je bent hands-on, oplossingsgericht en proactief, en kan snel schakelen tussen taken en rollen als het nodig is
- Je bent zowel een teamplayer - je gaat graag met mensen om en helpt iedereen spontaan en steeds met een glimlach verde
-
Assistant Shop Manager
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique Tartes Françoise Temps pleinTu cherches un job avec des responsabilités dans une bonne ambiance de travail? Nous te proposons de devenir notre **assistant(e) shop manager** de l'atelier d'Ixelles dans un environnement dynamique, avec des tâches variées et un bon équilibre de vie car tu travailleras 30 heures par semaine. En tant qu'**assistant(e) shop manager**, tu secondes le...
-
Management Assistant
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Management Assistant Fr/nl/en
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Unique Temps plein**Omschrijving**: Onze klant, een advocaatkantoor in Brussel, is op zoek naar **een Management Assistant (M/F/x).** Als Management Assistant, ben je verantwoordelijk voor: - Opvolgen van telefoons en briefwisseling; - Opstellen van PowerPointpresentaties; - Agendabeheer; - Voorbereiden en finaliseren van documenten; - Organisatie van zowel interne als...
-
Assistant Store Manager
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique SB Recruitment and Services Temps pleinPour un de nos clients, acteur dans la restauration saine et rapide, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Store Manager pour Ixelles. **Votre défi** En tant que Assistant Manager, vous secondez le responsable dans la gestion opérationnelle et administrative de votre point de vente. Vous êtes en charge d’amener l’équipe à atteindre...
-
Assistant Store Manager
il y a 1 jour
Elsene, Belgique SB Recruitment and Services Temps pleinPour un de nos clients, acteur dans la restauration saine et rapide, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Store Manager pour Ixelles. **Votre défi** En tant que Assistant Manager, vous secondez le responsable dans la gestion opérationnelle et administrative de votre point de vente. Vous êtes en charge d’amener l’équipe à atteindre...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Accent Temps pleinThe Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Accent Temps pleinThe Company is an European mid-market private equity investment company managing assets from global institutional investors and families. The headquarter is in Brussels (Ixelles), and there are also offices in Paris, Munich, Milan, Madrid, Amsterdam and Luxembourg. The company invests in leading companies with a sustainable, competitive position in...
-
Management Assistant
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Management Assistant
il y a 1 semaine
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Management Assistant
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**: Droom jij ervan om **een advocatenkantoor administratief te ondersteunen**? Dan ben je hier op het juiste adres! Je gaat hier voor **een team van tien advocaten** werken in Elsene. Geboeid door deze vacature? Solliciteer dan nu! Jouw takenpakket als Management Assistant bestaat onder meer uit het volgende: - Je gaat documenten...
-
Stagiaire Assistant(E) Manager
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique Local Club Temps pleinOffre de Stage Assistant(e) manager de 3 à 6 mois à Ixelles (Bruxelles) **LOCAL CLUB** Le Local Club est un lieu de coworking en plein coeur de la capitale européenne, conçu pour offrir un cadre de travail accueillant et flexible comme dans un café ! En trois mots Work, Meet & Chill : la promesse de travailler dans une ambiance détendue tout en ayant...
-
Personal Assistant
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Unique Temps plein**Description**: Are you looking for **_an exciting job_** as a personal assistant in **_an international environment_**? Are you **_fluent in French and English_**? Do you have several years of experience as an assistant ? Good news! We are looking for a **_Personal Assistant (M/F/x)_** for one of our clients, an NGO promoting sustainable transport. As a...
-
Assistant-manager @ Chairman
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Chairman Temps pleinBelgitudes et pintjes Les fines fourchettes bruxelloises de naissance, d’adoption ou de passage, ont depuis longtemps posé leurs habitudes sur les tables en ardoise de l’Ultime Atome, refuge quasi intemporel déroulant son charme à l’atmosphère typiquement bruxelloise à l’ombre de l’église Saint-Boniface. L’idéal pour une halte autour...
-
Management Assistant
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met...
-
Assistant Manager Brussels M/w/x
il y a 4 semaines
Elsene, Belgique MANHATTN'S Temps plein**Description de l’entreprise **Manhattn's is a small, fun and dynamic company. At the moment you can find us at several places in Brussels (region Bourse, Merode and Louisa), Graslei Gent and Groenplaats Antwerp where we offer the New York experience to our customers. Premium burgers made with love and topped off with excellence, that's what we want to...
-
Management Assistant Vakgroep Fysica
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: Ben jij onze** management assistant **die graag de tanden zet in** allround administratie en ondersteuning **en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien. De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en...
-
Management Assistant Vakgroep Biologie
Il y a 2 mois
Elsene, Belgique Vrije Universiteit Brussel Temps plein**1 - Werken bij de VUB**: Ben jij onze **[jobtitel] **die graag de tanden zet in** [domein]** en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? VUB is steeds op zoek naar **nieuw talent** om samen mee te groeien. De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze...
-
Office Manager and Personal Assistant M/w/x
il y a 3 semaines
Elsene, Belgique FEDERATION MONDIALE DES ANNONCEURS - WORLD FEDERATION OF ADVERTISERS Temps plein**Description de l’entreprise **About the WFA** WFA champions more effective and sustainable marketing communications. Originally founded in 1953, the WFA has experienced excellent growth, doubling our membership in the past 5 years. WFA is a global organization representing the common interests of marketers. It is the voice of marketers worldwide,...
-
Assistant(E) Manager
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Levi Strauss & Co. Temps pleinAs an Assistant Store Manager at Levi Strauss & Co. you will have the opportunity to work in an environment where change and ideas are celebrated. You will be representing the brand image and values, whilst working alongside the Store Manager to effectively manage the stores operations and team. Key parts of the role: - Support Store Manager in delivering...
-
Management Assistant M/v/x
il y a 2 semaines
Elsene, Belgique Bright Plus Temps plein**Omschrijving**: Ben je op zoek naar een nieuwe ervaring als management assistant waar je in een team werkt en waar proactiviteit centraal staat? Lees zeker verder! Jouw taken bestaan als volgt: - Je maakt nieuwe dossiers aan volgens de juiste procedures - Je orgnaiseert seminaries en bereidt powerpoint presentaties voor - Je plant de afspraken in - Je...
