Secrétaire D'institut
il y a 2 semaines
L’UCLouvain recrute un-e Secrétaire d'institut (H/F/X)
**Référence du poste**: SF 36058
Publication interne et externe jusqu'au 01/02/2024
Pour l'Institut de sciences politiques Louvain-Europe (ISPOLE), du Secteur des sciences humaines (SSH)
**Site principal**: Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps partiel (75%) pour une durée indéterminée
**Entrée en fonction**: dès que possible
Contexte / Mission
Assurer un support administratif, logistique et comptable aux activités et processus liés à l'organisation administrative d'un institut de recherche.
Fonction
Sous la responsabilité de la présidence de l'institut et par délégation de la coordinatrice administrative d'institut (CAI), le ou la titulaire de la fonction aura pour fonctions principales:
Support administratif à la direction de l'institut (présidence et CAI):
- Mise à jour de données et amélioration des bases de données
- Secrétariat de première ligne
- Soutien pour les bureaux et conseils d'institut
- Explication du vadémécum avec l'équipe, organisation et animation des activités de team-building,
etc.
Accueil des visiteurs ou visiteuses et des chercheurs ou chercheuses:
- Démarches comptables internes (ADFI, ASSU, etc.)
- Organisation de réunions, aide à la gestion des clés et ordinateurs
- Remise et reprise des clés de bureaux et du matériel informatique en première ligne
Tâches de secrétariat de proximité
- Gestion du courrier et des casiers, des imprimantes/photocopieuses, des clés, procure, etc.
- Traitement de première ligne des menus problèmes (pannes,...) en coordination avec les services compétents dans et en-dehors de l'UCLouvain, gestion de la cafétéria, etc.
- Interface entre les chercheurs, chercheuses et les services internes à l'UCLouvain pour fluidifier les rapports : service informatique, entretien, réparation
Aide logistique dans le cadre de l'organisation d'événements (séminaire interne, workshop, événement ouvert hors de l'entité, événement international, journée de rentrée, research days):
- Établissement d'un rétro-planning des activités à mettre en œuvre
- Gestion des aspects logistiques (impression, publipostage, étiquettes, catering, prestataires de service, présence dans les locaux, installation du matériel et du fléchage, etc.)
- Accueil des participant-es sur place, vérification des inscriptions, aménagement de la salle (eau, distribution des fardes), affichage, aménagement pour le catering, aide aux connexions sur place : PowerPoint, comodalité, etc.)
- Aide à l'organisation logistique des défenses de thèse : organisation des voyages des membres du jury, organisation du catering, accueil des membres du jury, aide pour la projection PowerPoint et la comodalité, etc.
**Tâches de collaboration avec la cellule comptable**:
- Suivi de la comptabilité des événements: élaboration de budgets, recherche de sponsoring; rédaction et envoi des demandes de subsides, répartition des frais entre les différents subsides, suivi du solde disponible
- Justifications comptables des événements; -constitution des dossiers de mise en concurrence£
- Gestion des commandes et réception de celles-ci (outil SRM)
- Catering pour tous les événements : mise en concurrence, bon de commande, réception de la commande
- Maintenance du stock de fourniture de bureau (procure) bon de commande, réception de la commande
- Maintenance du stock pour la cafétéria : bon de commande, réception de la commande
- Support administratif comptable aux académiques et aux (post-)doctorant-es dans leurs déplacements à l'étranger : recherche et réservation de logement, relais auprès de la CLC ou des agences (réservation de billets de voyage)
- Préparation des notes de frais, réception des factures/notes de frais, première vérification et envoi à
la CLC
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou autre avec une solide expérience dans des matières administratives et comptables
Capacités rédactionnelles
Sens de l'accueil et capacité à travailler seul-e et en équipe
Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Ward, Excel,...)
Facilité à acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain
Capacité à gérer, avec précision, plusieurs tâches en même temps, capacité de gestion des priorités
Sens des responsabilités, polyvalence, autonomie
Facilités de communication / sens de la diplomatie
Rigueur, fiabilité et discrétion
Esprit de synthèse et capacité d'analyse
Des notions d'anglais, de néerlandais seraient un atout
L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
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Secrétaire D'institut
il y a 6 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recrute un-e Secrétaire d'institut (H/F/X)**Référence du poste**: SF 36058Publication interne et externe jusqu'au 01/02/2024Pour l'Institut de sciences politiques Louvain-Europe (ISPOLE), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (75%) pour une durée indéterminée**Entrée en...
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Secrétaire de Recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recherche un-e Secrétaire de recherche (H/F/X)**Référence du poste**: SF 36184Publication interne et externe jusqu'au 01/04/2024Pour l'Institut de recherche en sciences psychologiques (IPSY), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée**Entrée en...
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Secrétaire de Recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35325Publication interne et externe jusqu'au 18/06/2023Pour le "Louvain Institute of Biomolecular Science and Technology" (LIBST), du Secteur des sciences et technologies (SST)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...
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Secrétaire de Recherche
il y a 2 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recherche un-e Secrétaire de recherche (H/F/X) **Référence du poste**: SF 36184 Publication interne et externe jusqu'au 01/04/2024 Pour l'Institut de recherche en sciences psychologiques (IPSY), du Secteur des sciences humaines (SSH) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée...
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Secrétaire de Recherche
Il y a 2 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche (H/F/X) **Référence du poste**: SF 35325 Publication interne et externe jusqu'au 18/06/2023 Pour le "Louvain Institute of Biomolecular Science and Technology" (LIBST), du Secteur des sciences et technologies (SST) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une...
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Secrétaire de Recherche
il y a 6 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35301Publication interne et externe jusqu'au 28/05/2023Pour l'Institut pour la recherche interdisciplinaire en sciences juridiques (JURI), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (50%), pour une durée...
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Secrétaire de Recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche - Centres de droit (F/H/X)**Référence du poste**: SF 36164Publication interne et externe jusqu'au 30/06/2024Pour l'Institut pour la recherche interdisciplinaire en sciences juridiques (JURI), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (60%)...
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Secrétaire de Recherche
il y a 3 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche (H/F/X) **Référence du poste**: SF 35301 Publication interne et externe jusqu'au 28/05/2023 Pour l'Institut pour la recherche interdisciplinaire en sciences juridiques (JURI), du Secteur des sciences humaines (SSH) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps partiel (50%), pour...
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Secrétaire de Recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recherche un-e Secrétaire de recherche (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35989Publication interne et externe jusqu'au 25/02/2024Pour l'"Institute of Condensed Matter and Nanosciences" (IMCN), du Secteur des sciences et technologies (SST)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps plein ou temps partiel (min.80%), pour une...
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Secrétaire de Recherche
il y a 6 jours
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recrute un-e Secrétaire de recherche - Centres de droit (F/H/X) **Référence du poste**: SF 36164 Publication interne et externe jusqu'au 30/06/2024 Pour l'Institut pour la recherche interdisciplinaire en sciences juridiques (JURI), du Secteur des sciences humaines (SSH) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps...
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Assistant-e Administratif-ve
il y a 3 semaines
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recherche un-e Assistant-e administratif-ve (H/F/X) **Référence du poste**: SF 34938 Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023 Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...
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Secrétaire de Recherche
Il y a 2 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recherche un-e Secrétaire de recherche (H/F/X) **Référence du poste**: SF 35989 Publication interne et externe jusqu'au 25/02/2024 Pour l'"Institute of Condensed Matter and Nanosciences" (IMCN), du Secteur des sciences et technologies (SST) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps plein ou temps partiel (min.80%),...
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Secrétaire de Recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recherche un-e Secrétaire de recherche - (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35483Publication interne et externe jusqu'au 30/07/2023Pour l' la matière condensée et des nanosciencs (IMCN) du Secteur de sciences et technologies (SST)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat à temps partiel (60 à 90%) pour une durée déterminée (contrat de...
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Assistant-e Administratif-ve
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique UCLouvain Temps pleinL'UCLouvain recherche un-e Assistant-e administratif-ve (H/F/X)**Référence du poste**: SF 34938Publication interne et externe jusqu'au 26/04/2023Pour l'Institut des civilisations, arts et lettres (INCAL), du Secteur des sciences humaines (SSH)**Site principal**: Louvain-la-NeuveContrat au cadre, à temps partiel (40%), pour une durée...
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Secrétaire de recherche
il y a 5 jours
Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Université Catholique de Louvain Temps pleinFonctionLa personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre du droit de la personne et de la famille (CEFAP) et du Centre de Droit Privé (CEPRI), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l'Institut et de la Faculté.Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes : le...
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Gestionnaire Administratif-ve à L'enseignement Et
Il y a 2 mois
Louvain-la-Neuve, Belgique UCLouvain Temps pleinL’UCLouvain recrute un-e Gestionnaire administratif-ve à l'enseignement et secrétaire (H/F/X) **Référence du poste**: SF 34933 Publication interne et externe jusqu'au 13/04/2023 Pour la Faculté de droit et de criminologie (DRT), du Secteur des sciences humaines (SSH) **Site principal**: Louvain-la-Neuve Contrat au cadre, à temps partiel (80%)...
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Secrétaire de recherche
il y a 2 jours
Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Université Catholique de Louvain Temps pleinFonctionLa personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre du droit de la personne et de la famille (CEFAP) et du Centre de Droit Privé (CEPRI), en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l’Institut et de la Faculté.Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes : le...
