Agent D’accueil Et D’administration

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d’un **Agent d’accueil et d’administration** au Service Démographie du Département Démographie et Affaires européennes.

Notre administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents répartis en divers services.

Notre Administration a le désir d’optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à la population.

L’Administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

**Mission du Département**
- Délivrer au citoyen l’ensemble des documents administratifs, tant au bureau de la population (cartes d’identité, titres de séjour « permanent », procédures de changement d’adresse, certificats et extraits divers, y compris l’extrait de casier judiciaire et le certificat de moralité, permis de conduire, passeports ) qu’au bureau des étrangers européens et non-européens (enregistrement des citoyens étrangers en coordination avec l’Office des étrangers, notifications des décisions de refus, réception et traitement des dossiers de régularisation, délivrance des titres de séjour, ) et au bureau de l’état civil (rédaction des actes d’état civil des évènements - naissances, mariages, décès, reconnaissances,- ayant lieu sur le territoire de la commune et délivrance d’actes dressés à Saint-Gilles ; reconnaissance des actes d’état civil étrangers ; confection des dossiers de mariage et de cohabitation légale - en assumant la tâche de l’Officier de l’état civil de lutte contre les relations de convenance - ; traitement des dossiers de nationalité belge ; gestion des décès intervenus sur le territoire de la commune et de la matière des « funérailles et sépultures » en lien avec le cimetière communal, ). Ceci en conciliant respect des Lois/procédures et satisfaction du citoyen.
- Assurer le suivi de tous ces dossiers en interne et en externe en collaboration étroite avec les instances supérieures (Services Publics Fédéraux Intérieur, Mobilité et Transports, Affaires Etrangères, Justice, Office des étrangers), le Procureur du Roi et les services de police (Enquêtes de résidence, mariage, cohabitation ).
- Assurer la tenue des registres de population, des registres d’état civil, du casier judiciaire communal.
- Etablir les listes des électeurs, les listes des Jurés de Cours d’Assises et assurer l’organisation des élections communales, régionales, législatives et européennes.

**Fonction**

**L’agent d’accueil et d’administration** assure la gestion quotidienne administrative. Il/Elle fournis un accueil de première ligne et assure le lien entre le public et les projets du service.

La fonction de **l’agent d’accueil et d’administration**, consiste essentiellement à:

- **ACCUEILLIR**
- Accueil physique et téléphonique du citoyen.
- Clarifier l’objet des demandes.
- Vérifier les données sur les documents reçus.
- Contrôler les données dans le registre national.
- Contrôler l’authenticité et la validité des documents.
- Renseigner les citoyens concernant les procédures à suivre et l’état d’avancement des dossiers.
- Expliquer le déroulement des procédures (oralement ou par écrit).
- Orienter le public vers les autres services.
- Délivrer des documents/ traiter la demande.
- Assurer une permanence une soirée par semaine.
- **SUIVI DES DOSSIERS**
- Suivre l’information obtenue et la transmettre au citoyen ou aux services compétents.
- Mettre à jour, archiver et classer divers documents.
- Actualiser ses connaissances en matière législative ou réglementaire.
- Gestion administrative des dossiers.
- Enquête de police.
- **GESTION**
- Gestion des brochures, cartes de visite (création, commande, distribution).
- Gestion du stock matériel de bureau et informatique.
- Coordination logistique des évènements (réunions, formations, conseil justice,).
- Encodage dans une base de données et classement des dossiers.
- Appui logistique et informatique.
- Mise à jour des listings (partenaires ).
- Rédaction de courriers types.
- Copies, scans, gestion de l’imprimante.
- Traitement de texte, courriers, mailing, étiquettes de diffusion,
- Réalisation de tableaux des statistiques nécessaires aux rapports/bilans.
- Mise à jour des plannings.
- Encodage des formations, activités, réunions,
- Archivages.
- Participation aux réunions d’équipes.

**Diplôme et expérience**
- Vous êtes en possession d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur.
- Une expérience dans une administration constitue un atout.

**Connaissances techniques**
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Access, Outlook, etc.).
- Bonne expression orale et écrite.
- Technique d’accueil.

**Compétences comportementales**
- Vous ê