Personnal Assistant

Kruidtuinlaan 32, 1000 Brussel, België
- Voltijds
- Afdeling: Management & Beleid

**Beschrijving van het bedrijf**:
In het hart van Brussel zorgen wij voor iedereen. Kliniek Sint-Jan is een plek waar we luisteren en verschillen respecteren. Dat geldt voor onze meer dan 30.000 patiënten én voor de 1.800 collega’s van ons ziekenhuis. Samen zetten we ons in om de beste zorg te bieden, gebruikmakend van vooruitstrevende behandelingen en nieuwe technologieën. En samen creëren we een omgeving waar iedereen zich thuis voelt.

Uurrooster: Voltijds

Type contrat: onbepaalde duur

**Functieomschrijving**:
**Missie**:
Als Personal Assistant van de CEO van de Kliniek Sint-Jan zorg je voor een efficiënte ondersteuning van de CEO en het Directiecomité en draag je de waarde van de Kliniek Sint-Jan hoog in het vaandel om het CEO Office te vertegenwoordigen.

**Taken**:

- Je bent het eerste aanspreekpunt van het CEO-office voor de interne en externe contacten. In die rol verwelkom je bezoekers en zorg je voor een warm en professioneel onthaal en ondersteuning. Je straalt geloofwaardigheid en betrouwbaarheid uit om het CEO-office te vertegenwoordigen.
- Je verzorgt het geavanceerde agendabeheer van de CEO. Hiervoor maak je prioriteitskeuzes en geeft aanbevelingen voor een vlot verloop van de weekactiviteit. Je organiseert vergaderingen, calls voor de CEO en de leden van het Directiecomité, je reserveert zalen en zorgt voor de nodige logistiek.
- Je houdt een helikopterview op de activiteiten van de CEO en anticipeert en plant ruim vooraf activiteiten en projecten in om alle deadlines te halen, rekening houdende met veranderende omstandigheden en spoedsituaties.
- Je anticipeert de ’behoeften van de CEO en houdt haar op de hoogte van alle verbintenissen en lopende zaken m.b.t. de activiteiten van het CEO-office.
- Je fungeert als verbindingsfunctie tussen de CEO en het Directiecomité, je organiseert bilaterale gesprekken met de Board members, coördineert Board meetings en events, maakt de agenda’s klaar; ontwikkelt en stelt presentaties samen; je noteert meeting minutes en volgt de actiepunten op bij de verschillende verantwoordelijken.
- Je ondersteunt projecten, werkt mee aan de projectplanning, de opvolging van de te leveren producten en deadlines, je verzamelt informatie en gegevens, maakt presentaties, projectdocumenten en verslagen aan, bereidt erkenningsdossiers voor, enz.
- In samenspraak met de Communicatie-afdeling, bereid je de communicatie vanuit het CEO-office voor in de stijl van de CEO en volgens de waarden en missies van de Kliniek; je organiseert of ondersteunt events en bent verantwoordelijk voor de logistieke aspecten ervan.
- Je draagt bij en werkt mee aan het bestendigen van de contacten binnen het netwerk van de CEO.
- Je stelt beleidsregels en procedures voor en ontwikkelt ze om de efficiëntie van het CEO-office te blijven verhogen volgens de evolutie van de Kliniek.
- Je bent verantwoordelijk voor de bevoorrading van het CEO-office en werkt mee aan de selectie van leveranciers en de aankoop van materiaal.
- Je voert andere ad hoc taken uit volgens de noden van de CEO en gewijzigde omstandigheden.

**Functie-eisen**:
**Profiel**:

- Je kan bogen op een vroegere gelijkaardige succesvolle ervaring als personal assistant/PA in C-suite in een andere organisatie of instelling.
- Integriteit & vertrouwelijkheid zijn de basis van jouw handelen.
- Je geeft blijk van een uitzonderlijk organisatievermogen en biedt een hoog kwaliteitsniveau met oog voor detail zelfs onder druk en met een positieve en professionele attitude.
- Je hebt een self-starter attitude, werkt zeer autonoom en blijft gefocust op het bereiken van resultaten.
- Je gaat op een behendige manier om met veranderingen, onvoorziene omstandigheden en dringende situaties en past je aan om de juiste beoordeling en een snelle turnaround te vinden.
- Je beheert tijd doeltreffend en houdt je aan tijdschema’s, afgesproken instructies en voorziene procedures.
- Je toont respect en fijngevoeligheid voor culturele en religieuze verschillen.
- Je schrijft duidelijk, beknopt en correct en structureert informatie volgens het beoogde publiek.
- Je werkt productief in een stressvolle omgeving en houdt je emoties onder controle.
- Je begrijpt nieuw verkregen informatie snel en beheert de kennis op een zinvolle en efficiënte manier.
- Je werkt aan een wijd en effectief netwerk van contacten binnen en buiten de organisatie en kan goed om met verschillende mensen op alle niveaus binnen de organisatie.
- Je bent perfect tweetalig Nl/Fr, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is een troef.
- MS Officepakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en online vergadertools hebben voor jou geen geheimen meer.

**Aanvullende informatie**:
Je komt terecht in een fijne omgeving in het hart van Brussel waar de mens centraal staat, in een team en een kliniek die volop transformeren.

**Standplaats vacature**:
Ik ben geïnteresseerd

Privacybelei