Personal Assistant CEO

**Notre entreprise**:
Elia est le gestionnaire du réseau belge à haute tension de 380 kV à 30 kV. Elia est responsable du développement et de l'entretien de ce réseau, l'ouvre aux utilisateurs et règle les flux d'énergie. Le groupe Elia, c'est également une équipe de 2000 professionnels qui ont pour mission d'assurer la continuité de l'approvisionnement en électricité de la Belgique et d’une partie de l’Allemagne.

En tant que propriétaire et gestionnaire de réseaux de transport d’électricité en Belgique et en Allemagne Elia a un rôle et une mission importante dans le soutien et la concrétisation de la politique énergétique et climatique de l’Europe.

**Personal Assistant CEO**:
Numéro de référence: 4128

**Description de fonction**:

- Gestion efficace des agendas de manière proactive : planification de rendez-vous et gestion de l'emploi du temps de ces personnes, planification de séminaires, etc.
- Organisation, convocation et coordination de réunions avec clients internes ou externes ;
- Préparation des réunions/séminaires/voyages pour ces personnes et collationnement et rédaction des documents/ établir de manière autonome des présentations pour à ces meetings;
- Vérification de documents/courriers/présentations et collationnement avant transmission interne/externe;
- Transmission et point de contact entre les demandes du CEO vers les autres directions internes, départements et gestion des délais de réponse, vérification des données reçues et consolidation de celles-ci avant remise aux destinataires;
- Elaboration du planning annuel des activités prioritaires du CEO afin de pouvoir fixer, en conséquence, les réunions des différents organes du Groupe ;
- Gestion efficace des dépenses/dossier HR et logistique relatifs au CEO ;
- Recherche de l'information, formulation, traitement, diffusion et gestion efficaces de celle-ci;
- Mise à jour constante des contacts professionnels/privés de ces personnes;
- Gestion des déplacements professionnels (également via prestations de tiers);
- Contact permanent avec les relations internes/externes : établir une étroite collaboration et une communication claire avec ces relations;
- Organisation d'événements (budget, invitation et gestion efficace du bon déroulement de l'événement);
- Assurer les contacts entre le CEO et le monde extérieur de manière effective;
- Flexibilité, disponibilité, confidentialité, discrétion, autonomie et organisation pour transmettre l'image positive et dynamique de l'entreprise tout en veillant à satisfaire au mieux les demandes internes/externes;
- Prise d'initiative et orientation 'clientèle';
- Professionnalisme, pro activité et sens de l'organisation à travers les nombreuses tâches accomplies;
- Suivi des budgets des départements CEO : assistance dans la préparation des budgets, suivi des dépenses et des Best Estimates, exécution des achats, vérification et approbation des factures ;

**Votre profil**:

- Vous êtes en possession d’un Bachelier (Secrétariat de Direction, Langues ou Graduat juridique) ou équivalent par expérience
- Bonne connaissance en matière de Corporate Governance
- Excellente connaissance du français, du néerlandais et de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit)
- Minimum 8 à 10 ans d’expérience en tant que Personal Assistant
- Connaissances légales, techniques, administratives, multidisciplinaire (visioconférences, mindmapping, etc)
- Connaissance approfondies d'outils informatiques (Powerpoint, Excel, Access, Word, Outlook, etc)
- Sens de l’initiative, autonomie, excellent sens de l’organisation, professionnalisme
- Esprit d’équipe et excellente communication

**Lieu de travail**:
Boulevard de l’Empereur 20 - 1000 Bruxelles

**What's in it for you?**:
Nous vous offrons plus qu'un simple job : un environnement des plus professionnels et passionnants, une offre unique de formation et toutes les chances de vous épanouir dans votre travail... Nous vous offrons également un salaire attractif assorti d'avantages extralégaux. Choisir Elia, c'est opter pour un avenir plein de perspectives