Secretary

il y a 2 jours

Brussels, Belgique Axis Temps plein

Vous recherchez un poste de chef de bureau dans un environnement international ?
**Beschrijving**

L'un de nos clients internationaux est actuellement à la recherche d'un Office Manager.

Vos principales responsabilités seront les suivantes
- Soutien administratif au Secrétaire Général et aux autres membres du personnel
- Assurer la liaison avec le propriétaire du bureau, les fournisseurs et les entrepreneurs.
- Fournir un soutien informatique (avec un partenaire informatique externe)
- Organiser des événements, c'est-à-dire les aspects pratiques (hôtel, lieu, restauration,...).

Vos responsabilités en détail:
Fournisseurs
- Organisation, commande et réception de toutes les fournitures de bureau, boissons, etc.
- Classement des contrats
- Commande & suivi de l'entretien/réparation du matériel, des machines
- En contact avec le service de nettoyage et le service des plantes

Bâtiment
- Badges d'accès

Contact avec le représentant des ouvriers du bâtiment pour l'organisation et le calendrier des travaux
- Responsable de l'évacuation du personnel et des visiteurs en cas d'alarme et lors des exercices d'évacuation du bâtiment. Envoyer ensuite un rapport au représentant du bâtiment.
- Organiser l'entretien des machines de la cuisine

Courrier
- Ouverture, distribution, distribution pour approbation des factures + scan pour la comptabilité et envoi du courrier (bureau de poste)
- Vérification du courrier entrant, réponse, renvoi
- Traitement des messages d'avertissement spéciaux des logiciels informatiques (mises à jour, renouvellements, problèmes) et contact immédiat avec le support informatique si nécessaire.
- Débarrasser la boîte de réception de tous les pourriels éventuels, vider la boîte à spam.

Groupes de travail
- Lors des réunions dans les bureaux, faire circuler un rapport de la base de données et faire vérifier les détails par les membres des groupes. Mettre à jour la base de données et les listes.
- Contrôle quotidien des salles de réunion (propreté, réserves de boissons, tasses, etc.).
- Commande des déjeuners pour les réunions
- Réservation des restaurants + choix des menus (suivi du nombre de participants).

INFORMATIQUE
- Contacts réguliers avec le fournisseur informatique en cas de questions et résolution de problèmes par téléphone ou en ligne par le support informatique.

Réservations de voyages pour tous
- Commande de billets
- Liaison avec les comptables externes

**Profile**
- Vous parlez couramment l'anglais (écrit et oral) et le français (le néerlandais ou d'autres langues sont appréciés).
- Vous avez de l'expérience dans un poste similaire
- Vous avez une bonne connaissance des outils informatiques (Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint)

**Aanbod**

Notre client est situé à Bruxelles et vous offre:

- Un contrat à long terme
- L'opportunité de travailler dans un environnement international

  • Secretary General

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique EUROMCONTACT Temps plein

    EUROMCONTACT, the association representing the European manufacturers of contact lens and lens care products, is looking for a Secretary General to start as soon as possible. EUROMCONTACT is the association representing the European manufacturers of contact lens and lens care products, which are medical devices. EUROMCONTACT Secretary General is in charge...

  • Deputy Company Secretary

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique JCW Group Temps plein

    Deputy Company Secretary – Insurance Sector (Belgium)Brussels / Antwerp – Hybrid WorkingFor one of our clients in the insurance and financial services sector, we are looking to hire a Deputy Company Secretary to support governance, legal, and board management activities within an international organisation. The role sits within the Compliance department...

  • Legal Secretary

    il y a 5 heures

    Brussels, Belgique Taylor Wessing N.V. Temps plein

    Komt u als Legal Secretary 38 uur per week ons team in Brussel versterken? **Over ons team**: Taylor Wessing is een plek waar we elkaar motiveren en inspireren, we samen hard werken maar waar ook ruimte is voor gezelligheid en een informele werksfeer. Als Legal Secretary bent u onderdeel van de Taylor Wessing familie en draagt u bij aan het succes van ons...

  • Legal Secretary

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Axis Group Temps plein

    Rejoignez une équipe dynamique en tant que Legal Secretary ! Dans ce rôle stimulant, vous serez au cœur de l'organisation, gérant la téléphonie, l'accueil des clients, la facturation et bien plus. Vous aurez l'opportunité de travailler avec des avocats, d'organiser des événements et de contribuer au bon fonctionnement du cabinet. Nous recherchons...

  • Secretary General

    il y a 5 heures

    Brussels, Belgique RIAI Temps plein

    Location: Brussels, Belgium - Employer's Address 29 Rue Paul Emile Janson, 1050 Brussels, Belgium - Closing Date: 31 Jul 2025 - Employer's Website **Job Description**: The Architects' Council of Europe (ACE) is the representative organisation for the architectural profession at European level founded in 1990 as an international not-for-profit association...

  • Legal Secretary

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Page Personnel Temps plein

    As a Legal Secretary, you are the backbone of our office. Your tasks include, among others: Scheduling and coordinating appointments, meetings, seminars, and client events Assisting with conflict checks and opening new matters Supporting the billing process (preparing, formatting, saving, printing, and liaising with the billing team) Recording and releasing...

  • Legal Secretary

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Latham & Watkins LLP Temps plein

    About Latham & Watkins: Latham & Watkins is a global law firm consistently ranked among the top firms in the world. The success of our firm is largely determined by our commitment to hire and develop the very best and brightest, creating a team that provides our clients with the highest quality of work and service. We are driven by our core values: respect,...

  • Secretary / Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique EPSU Temps plein

    **Job Category**: **Administration** **Job Experience**: **3 to 5 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **Fri, 05/23/2025** - The European Federation of Public Service Unions (EPSU) represents 8 million workers across Europe in the energy, water and waste sectors, health and social services and local and national administration. EPSU...

  • Secretary with Excellent English

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: As a polyvalent secretary your tasks will be: - Meeting organisation; - Monitor the meeting planning; - Publication of documents on extranet; - Organise the meeting room catering and logistics; - Prepare meeting files; - Record-keeping - Agenda management for policy advisors and management team members; - Welcoming and handling visitor’s...

  • Secretary (M/w/d) General Cecip

    il y a 5 heures

    Brussels, Belgique VDMA European Office Temps plein

    Get started... The VDMA represents more than 3,500 German and European mechanical and plant engineering companies. The industry stands for innovation, export orientation and SMEs. The companies employ around 3 million people in the EU-27, more than 1.2 million of them in Germany alone. This makes mechanical and plant engineering the largest employer among...