Events Officer

**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met zo’n **3500 medewerkers** zijn we de **grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; **een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.

**2 - Functiebeschrijving**:
Als Events Officer aan de **Brussels School of Governance** (BSoG) van de Vrije Universiteit Brussel (VUB), maak je deel uit van het Events, Logistics, and IT team en rapporteer je rechtstreeks aan de Head of Secretariat, Jacintha Liem.

Met ondersteuning van een Events Assistant ben je verantwoordelijk voor de **administratieve en logistieke coördinatie van verschillende academische evenementen.** Waar nodig, kun je ook rekenen op bijkomende technische ondersteuning.

Over welke events spreken we?
- Enerzijds ben je verantwoordelijk voor de evenementen die worden georganiseerd **op initiatief van BSoG onderzoekers en docenten** die op of buiten de campus kunnen plaatsvinden.
- Anderzijds verwerk je ook **externe aanvragen** voor het huren van onze vergaderzalen of klaslokalen.
- Bovendien **begeleid** je academisch en administratief personeel bij de voorbereidingen van hun digitale, hybride, of fysieke evenementen.

Een greep uit jouw takenpakket:

- Coördinatie en organisatie van toegewezen evenementen op en buiten de campus;
- Afstemmen met andere teams en collega's rond alle ondersteuning die je nodig hebt voor de uitvoering van het evenement (o.a. IT, communicatie, financiën);
- Reserveren van de locatie en/of materiaal;
- Opbouw en afbraak van de ruimtes organiseren, voorbereiding van allerhande materiaal (o.a. programma, naambadges, deelnemerslijst, posters, bewegwijzering, enz.);
- Je houdt toezicht op audiovisueel materiaal;
- Verder bereid je de eerste communicatie en marketing van de evenementen voor;
- Je volgt het aantal inschrijvingen op van het evenement;
- Je houdt het overzicht, stelt prijsoffertes op, plaatst bestellingen, en coördineert de levering/ophaling van materiaal;
- Je staat in voor het garanderen en verbeteren van de visibiliteit van onze School via onze evenementen;
- Tenslotte zie er je erop toe dat de kwaliteit van onze evenementen behouden wordt en ga je actief op zoek naar verbeteringen doormiddel van het verzamelen van feedback

Voor deze functie zal de campus in Elsene je thuisbasis worden.

**3 - Profiel**:
**Wat verwachten wij van jou?**
- Je behaalde een **Bachelor niveau diploma;**:

- Ervaring binnen **event management en/of logistiek** is een meerwaarde;
- Je beschikt over sterke **organisatorische** en planningsvaardigheden; en kan meerdere taken **zelfstandig en simultaan** uitvoeren;
- Je hebt uitstekende **communicatieskills**, bent **klant-en oplossingsgericht**; met een** 'can-do' mentaliteit**;
- Je houdt een **goed overzicht** over het grotere geheel; en hebt tegelijkertijd **oog voor detail**;
- Je hebt een uitstekende kennis van het **Engels**, zowel mondeling als schriftelijk; kennis van het Nederlands en Frans zijn een pluspunt
- Je hebt een gevorderde kennis van **Microsoft Office 365**; en een basiskennis HTML
- Je hebt basiskennis van audiovisuele** systemen**;
- Je bent bereid om voor je evenement de handen **mee uit de mouwen te steken** en op logistiek vlak bij te springen waar nodig;
- Je bent bereid om volgens** flexibele werktijden** te werken naar gelang de geplande evenementen (waaronder een 4-tal keer per jaar op zaterdag).

**4 - Aanbod**:
We bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan **graad 5 (min. € 2.941 - max. € 4.408) of graad 6 (min. € 3.239 - max. € 4.760)**. Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.

Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en bieden we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen.
- Maximale terugbetaling **woon-werkverkeer** met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
- Een kosteloze **hospitalisatie
- en zeer mooie groepsverzekering **met gewaarborgd inkomen;
- **Thuiswerkmogelijkheden**, een telewerkvergoeding van 50 euro per maand, de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken; laptop en mogelijkheid tot een smartphone met abonnement;
- Lekkere **maaltijden** in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
- **Kinderdagverblijf** vlakbij de campus, korting op vakantiekampen;
- De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend **bij te leren** via onze VUB- leerplatformen en opleidingen;
- Een **open en informele werkomgeving** met aandacht voor je work-life balance, een** uitzonderlijke verlofregeling **met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmi