Legal administrative assistant
il y a 1 mois
Description
- Coordinates and maintains effective office procedures and efficient work flow; complies with policies and procedures set by employer; establishes and maintains harmonious working relationships with supervisors, co-workers and clients etc.
- Works as an effective member of the designated secretarial team; provides cover during absence, picks up telephone calls for the group etc and volunteers for overflow work assignments when time permits.
- Assumes responsibility for maintaining the highest level of confidentiality of all client and Firm information, records and files, both within and outside of the Firm.
- Day to day diary management for attorneys; schedules meetings, arranges business itineraries and coordinates travel arrangements.
- Communicates effectively with clients, making and taking calls as necessary. As and when requested, sorts and reads incoming emails and documents from clients for attorneys in their absence and files appropriately for necessary action.
- Types and composes general correspondence, documents, memos, reports, PowerPoint presentations etc. from various sources (e.g., handwritten and notes) using the Firm templates and drafting resources. Responsible for accuracy and clarity of final copy and ensures all work is returned in a timely manner.
- Utilises the Firm’s computer systems and software applications effectively as well as establishing and maintaining filing and records both in hard copy and in electronic format.
- Enters the relevant attorney’s timesheets on a regular basis into 3E and ensures all time entries are finalised in accordance with the Firm’s monthly deadlines.
- Manages the billing process for relevant attorneys to include liaising with billing coordinators as required. - Arranges with Accounts Department for reimbursement requests for out of pocket expenses. Also requests the payment of invoices or cheques to be drawn to appropriate client/matter numbers.
- Maintains an up-to-date version of secretarial handover notes for each designated attorney.
- Undertakes any other ad hoc secretarial or administrative duties as requested.
Profile
- Experience in a law firm or similar sector.
- Very fluent (written and spoken) English.
- Knowledge of Dutch or French.
- Experience of MS Word, Excel, PowerPoint and Outlook.
- Experience of Intapp, 3E, ChromeRiver and billing would be an advantage.
- Excellent team player and demonstrate co-operation when helping others.
- Maintain good attendance and punctuality.
- Excellent technical ability using the Firm’s computer system and software applications.
- Demonstrates awareness of providing a quality service and performs an accurate self-review of work undertaken.
- Ability to liaise professionally and effectively with clients.
- Ability to organise and prioritise workload effectively in order to meet deadlines.
- Flexibility to work additional hours as required.
Offer
Our client, an international law firm, is offering you a challenging and varied role in a friendly and dynamic environment. Alongside great colleagues, you can also take advantage of a competitive salary package and two days' teleworking.-
Administrative Assistant
il y a 2 semaines
Auderghem, Belgique Unique Brussels Temps pleinAn European lobbying agency Functieomschrijving An European lobbying agency is looking for an administrative assistant/receptionist to support its team. MAIN DUTIES:Maintain and update collective calendar and schedules related to meetings and appointments;Maintain meetings rooms, setup for meetings and video/phone conferences;Place food/catering orders...
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Administrative Assistant
il y a 4 semaines
Auderghem, Belgique Unique Brussels Temps pleinAn European lobbying agency Functieomschrijving An European lobbying agency is looking for an administrative assistant/receptionist to support its team. MAIN DUTIES:Maintain and update collective calendar and schedules related to meetings and appointments;Maintain meetings rooms, setup for meetings and video/phone conferences;Place food/catering orders...
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Administrative Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Unique Brussels Temps pleinAn European lobbying agency Functieomschrijving An European lobbying agency is looking for an administrative assistant/receptionist to support its team. MAIN DUTIES:Maintain and update collective calendar and schedules related to meetings and appointments;Maintain meetings rooms, setup for meetings and video/phone conferences;Place food/catering orders and...
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Administrative Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinOmschrijving: An European lobbying agency is looking for an administrative assistant/receptionist to support its team. MAIN DUTIES:Maintain and update collective calendar and schedules related to meetings and appointments;Maintain meetings rooms, setup for meetings and video/phone conferences;Place food/catering orders and catering/meal set-up;Assist with...
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Assistant Administratif Et Juridique
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Alexis Cruysmans & Renaud Verstraete, Notaires Associés Temps plein**Description de la fonction**:- Vous assurez le suivi administratif dans des dossiers variés (droit immobilier, droit familial et patrimonial, droit des sociétés, droit judiciaire) ;- Vous gérez de manière progressivement autonome, selon votre formation et évolution au sein de l'étude, les dossiers qui vous sont confiés, avec le soutien des notaires...
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Administrative Assistant/receptionist
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinOmschrijving:MAIN DUTIES:As a Floating Administrative Assistant: Provide professional secretarial and administrative support by assisting colleagues with a wide variety of daily administrative needs including but not limited to meetings set up, sending meetings' invitations, take meeting notes, filing, uploading documents on Extranet, photocopying,...
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Assistant Administratif
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique ACELYA Temps plein**Description de l'entreprise**Société active dans le secteur des titres-services depuis 2007, Acélya allie performance économique, respect des travailleurs et équité sociétale. Reconnue comme entreprise sociale, Acélya compte actuellement près de 150 travailleurs répartis sur plusieurs sièges d'exploitation en région bruxelloise.**Description de...
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Assistant Administratif
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique ACELYA Temps plein**Description de l'entreprise**Société active dans le secteur des titres-services depuis 2007, Acélya allie performance économique, respect des travailleurs et équité sociétale. Reconnue comme entreprise sociale, Acélya compte actuellement près de 150 travailleurs répartis sur plusieurs sièges d'exploitation en région bruxelloise.**Description de...
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Management Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique HR-Specialist Temps plein**L'entreprise**:Notre client est une fédération qui représente les travailleus des** institutions de soins** notamment les hôpitaux, institutions psychiatriques, maisons de repos ect. L'institut joue un **rôle essentiel **dans le secteur des soins de **santé. **Son objectif est d'améliorer la qualité des soins donnés aux patients. C'est un acteur...
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Student Administrative Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** recherche de plusieurs **étudiants** (h/f/x) pour un projet d'une entreprise basée à Bruxelles, facilement accessible en transport en commun.**Robert Half** recherche de plusieurs **étudiants** (h/f/x) pour un projet d'une entreprise basée à Bruxelles, facilement accessible en transport en commun.Notre client est une **banque...
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Client Advisor Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** recherche un(e)**Client Advisor Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à**Bruxelles**, facilement accessible en transport en commun.**Robert Half** recherche un(e) **Client Advisor Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**, facilement accessible en transport en commun.Notre client est une...
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Client Advisor Assistant
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** recherche un(e)**Client Advisor Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à**Bruxelles**, facilement accessible en transport en commun.**Robert Half** recherche un(e) **Client Advisor Assistant** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**, facilement accessible en transport en commun.Notre client est une...
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Administrative Assistant En
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein: We are looking for an Administrative Assistant with over 5 years of experience in administration for our client, an European assocation in Brussels. What are your tasks? Keep agendas up-to-date and ensure consistency amongst Executives' activities Follow-up meetings/conferences/registrations and invitation to meetings/conferences etc.Arrange travel plans...
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Assistant(e) Administrative
il y a 3 semaines
Auderghem, Belgique HR-Specialist Temps pleinL'entreprise :Vous souhaitez rejoindre un cabinet d'avocats réputé dans le domaine du droit du travail ?Notre client est un cabinet d'avocats spécialisé dans divers secteurs. Fondé il y a 10 ans par des avocats ayant une grande expérience dans ces domaines et issus de grands cabinets d'affaires, notre client est aujourd'hui reconnu comme l'un des...
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Assistant(e) Administrative
il y a 3 semaines
Auderghem, Belgique HR-Specialist Temps pleinL'entreprise :Vous souhaitez rejoindre un cabinet d'avocats réputé dans le domaine du droit du travail ?Notre client est un cabinet d'avocats spécialisé dans divers secteurs. Fondé il y a 10 ans par des avocats ayant une grande expérience dans ces domaines et issus de grands cabinets d'affaires, notre client est aujourd'hui reconnu comme l'un des...
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Assistant(e) Administrative
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique HR-Specialist Temps pleinL'entreprise :Vous souhaitez rejoindre un cabinet d'avocats réputé dans le domaine du droit du travail ?Notre client est un cabinet d'avocats spécialisé dans divers secteurs. Fondé il y a 10 ans par des avocats ayant une grande expérience dans ces domaines et issus de grands cabinets d'affaires, notre client est aujourd'hui reconnu comme l'un des...
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Administrative Assistant EN
il y a 2 semaines
Auderghem, Belgique Unique Brussels Temps pleinEuropean association in Brussels. Description de la fonction We are looking for an Administrative Assistant with over 5 years of experience in administration for our client, an European assocation in Brussels. What are your tasks?Keep agendas up-to-date and ensure consistency amongst Executives’ activitiesFollow-up meetings/conferences/registrations and...
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Assistant(E) en Pharmacie Motive(E)
il y a 6 jours
Auderghem, Région de Bruxelles, Belgique Stegmann Temps pleinFunctieomschrijvingLe fil conducteur de votre travail est de fournir le meilleur service possible à nos clients.Cependant, l'éventail des tâches qui en résulte est très varié:- soutenir le fonctionnement quotidien de la pharmacie locale- faire des préparations- aider au suivi des tâches administratives- préparer les livraisons aux maisons de repos...
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Administrative Assistant EN
il y a 4 semaines
Auderghem, Belgique Unique Temps pleinDescription: We are looking for an Administrative Assistant with over 5 years of experience in administration for our client, an European assocation in Brussels. What are your tasks?Keep agendas up-to-date and ensure consistency amongst Executives’ activitiesFollow-up meetings/conferences/registrations and invitation to meetings/conferences etc.Arrange...
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Administrative Assistant EN
il y a 3 semaines
Auderghem, Belgique Unique Temps pleinDescription: We are looking for an Administrative Assistant with over 5 years of experience in administration for our client, an European assocation in Brussels. What are your tasks?Keep agendas up-to-date and ensure consistency amongst Executives’ activitiesFollow-up meetings/conferences/registrations and invitation to meetings/conferences etc.Arrange...
