Procurement and Facility Administrative Assistant

il y a 1 semaine


Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein
Notre client, actif dans le secteur des assurances, est à la recherche d'un.e Procurement and Facility Administrative Assistant.
**Description**

En tant que Procurement & Facility Adminsitrative Assistant, vous apportez un soutien administratif au sein du département Procurement and Facility Management sous la direction du Facility Management Coordinator.

Vous effectuez diverses tâches administratives journalières:
En support de Facility Management:

- Vous établissez et faites le suivi de la gestion des budgets, des différentes enveloppes budgétaires allouées et des commandes du service Facility Management.
- Vous prenez en charge les tâches administratives en préparation des paiements effectués par le département Finance.
- Vous assistez le Facility Management Coordinator et le chef du département Procurement and Facility Management dans la gestion des contacts avec les fournisseurs ainsi que dans la négociation des contrats pour les fournitures de base.
- Vous êtes responsable de la gestion du stock de fournitures et du mobilier. Vous assurez le suivi des prestations des sous-traitants et prestataires de service (sécurité, nettoyage, accueil, catering, etc.) et vous êtes en charge de la gestion de l'allocation des espaces de bureaux en support de votre manager. En collaboration avec vos collègues de Facility, vous assurez le back-up de certaines tâches logistiques de Facility Management comme l'accueil, le copy center, le courrier, etc.
- Vous rédigez des procédures et des manuels d'instructions et vous gérez l'administration électronique.

En support de Procurement Management:

- Vous fournissez un support aux Procurement Specialists dans l'administration du Procurement, la gestion des contacts fournisseurs et les publications (gérer la publication, vérifier la conformité de l'offre, contrôler les moyens financiers, etc.).
- Vous êtes une personne de référence pour la gestion de flotte: Vous assurez le suivi opérationnel de la gestion de flotte des voitures de pool, des voitures direction.
- Vous êtes en contact étroit avec les collègues du département HR (Compensation and Benefits) et la société de leasing pour la gestion et la négociation des offres, les questions et/ou demandes. Vous offrez aux conducteurs les solutions nécessaires.

**Profile**
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'enseignement secondaire ou d'un bachelor et vous disposez d'une première expérience pertinente, de préférence dans une fonction équivalente.
- Vous avez un niveau de langue maternelle en français ou en français et avez une bonne connaissance de l'autre langue nationale. La connaissance de l'anglais est un plus.
- Vous êtes méticuleux/se dans vos tâches, ce qui vous permet de traiter les dossiers de A à Z.
- Vous montrez une approche proactive dans l'organisation et la gestion de vos responsabilités. Vous faites preuve d'esprit d'équipe et vous avez une attitude orientée client.

**Offer**

Notre client, situé dans le quartier européen de Bruxelles, vous offre un contrat sur le long-terme avec de nombreuses opportunités de formation en interne.

  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Our client, active in the insurance sector, is looking for a Procurement and Facility Administrative Assistant.DescriptionAs a Procurement & Facility Adminsitrative Assistant, you will provide administrative support within the Procurement and Facility Management department under the direction of the Facility Management Coordinator.You will perform various...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Axis Temps plein

    Onze klant, actief in de verzekeringssector, is op zoek naar een Administratief Medewerker Inkoop en Facilitair.**Description**Als Procurement & Facility Adminsitrative Assistant verleen je administratieve ondersteuning binnen de afdeling Procurement en Facility Management onder leiding van de Facility Management Coordinator.Je voert verschillende dagelijkse...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Credendo Temps plein

    General information Your position As Head of the Procurement and Facility Management department you will report to the Deputy CEO of Credendo and you will manage the Procurement and Facility Management department, which consists of fifteen people. You will plan and structurally organise the activities of the department to carry out a cost-efficient...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique ALD Automotive Belgium Temps plein

    The Procurement & Facility Consultant has a significant impact on profitability and direct cost control as it covers many expenses in procurement management as well as in facility management. The Procurement & Facility Consultant plays a key role in staff satisfaction due to its important role in supplier and facility cases management.He or she has a...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Equans Temps plein

    Administrative Assistant | FacilityOffer ID: 58274Métier: Support Functions / OtherContract type: PermanentSchedule: Full-TimeCountry: BelgiumWhat if your administrative skills were the key to the success of our organization? For our client located in Brussels, we are looking for an Administrative Assistant who, with precision and enthusiasm, will come to...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique HIAS Europe Temps plein

    :HIAS Europe is seeking an Administration and Procurement Associate, to join its growing and dynamic team based in Brussels, Belgium. The position is managed by the Administration & Finance Officer, HIAS Europe, but also works in close cooperation with the Finance Manager, the Director and Program Staff as well as colleagues in HIAS Country Offices in...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique HIAS Europe Temps plein

    :HIAS Europe is seeking an Administration and Procurement Associate, to join its growing and dynamic team based in Brussels, Belgium. The position is managed by the Administration & Finance Officer, HIAS Europe, but also works in close cooperation with the Finance Manager, the Director and Program Staff as well as colleagues in HIAS Country Offices in...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique GIZ GmbH Temps plein

    Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) is an international cooperation enterprise for sustainable development with operations worldwide. GIZ implements complex reform projects and processes of change. Its objective is to improve living conditions for people on a sustainable basis.As part of the Global Facility on Anti-Money Laundering...

  • Procurement Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is currently seeking a full-time Procurement Assistant for a client active in the technological sector. The company is located in Haren. This is a temporary assignment with the possibility of a permanent contract.Robert Half is currently seeking a full-time Procurement Assistant for a client active in the technological sector. The company is...

  • Facility Office Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Page Personnel Temps plein

    As Facility / Office Assistant, you will be responsible for:Coordinating the officeFollow-up & ordering of office suppliesContact for suppliersManaging in/out mailManaging badges & access for visitors & employeesGeneral administrative support (phone, documents, emails...) at the receptionYou are fluent in French and Dutch with a good knowledge of EnglishYou...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Customer Services Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels South- Salary- €2,000 - €4,000- Date Added- 05/01/2023- Date Expires- 02/02/2023- Industry- Professional ServicesLooking for a permanent Sales and Administrative Assistant position ? We have a job for you Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support...

  • Junior Facility Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Walters Temps plein

    For our Brussels office, we are looking for a Junior Facility Assistant to join our team. Our story starts in 1985, when our founder Robert Walters opened our first office in central London. Since then, we have grown into a highly successful and listed recruitment specialist. We are active in 31 countries worldwide and operate in multiple markets. About the...

  • Facility Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein

    : We are looking for a facility assistant for an European Association located in the heart of BrusselsResponsibilities:Efficient follow up of HSE and Facilities budget and invoices Intervene if any meeting rooms system issues arise in collaboration with Service Desk team Check meeting room bookings and organise their set up liaising with the cleaning company...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is currently looking for an administrative assistant for international federation that represents 60 Collective Management Organisations from more than 40 countries that themselves represent and collect on behalf of artists their rights for remuneration.Robert Half is currently looking for an administrative assistant for international federation...

  • Procurement Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique EUROCONTROL - Supporting European Aviation Temps plein

    Function title:Procurement Assistant- Reference:NOC-CF-2024-FGIII/759- Location:Brussels- Nature of the competition:Internal and external competition- Applicable regulations:Conditions of Employment of Contract Staff at EUROCONTROL- Function group:Function group III- Job level: 8-10- Generic post:Assistant- Number of posts: 2- Duration of engagement: 5...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique eliasystem Temps plein

    Function As an Administrative and Financial Assistant in the Asset, Stock & Purchase (ASP) department, you will have a role that combines financial, administrative, and technical responsibilities as part of a team of eight people. The ASP department is part of the IT Infrastructure, Datacom and Security (IT IDS) department, and provides cross-functional...


  • Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique eliasystem Temps plein

    Function As an Administrative and Financial Assistant in the Asset, Stock & Purchase (ASP) department, you will have a role that combines financial, administrative, and technical responsibilities as part of a team of eight people. The ASP department is part of the IT Infrastructure, Datacom and Security (IT IDS) department, and provides cross-functional...

  • Procurement Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).**Robert Half recherche pour une mission interim dans la région de la Louvière un **procurement assistant (h/f/x).**Notre client est une sociétéactive dans l'automobile.**Vos missions en tant que procurement assistant FR/EN (h/f/x)**:- Vous...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Synergie Temps plein

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  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine


    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique International Air Transport Association (IATA) Temps plein

    Employment Type: PermanentContract Duration:About the team you are joiningReporting to the Director Member & External Relations EU Affairs, the incumbent will provide administrative support to the Brussels office and assist in the organization and development of various meetings and events. What your day would be likeAdministrative support:Ensure the...