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Un-e Assistant-e Administratif-ve

Il y a 2 mois

Brussels, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

offre d'emploi 2024/039

La Faculté des Sciences - Département de Biologie des Organismes recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve

Pour un CDI à temps plein

**Contexte**:
Le Département de Biologie des Organismes compte 16 professeurs qui assurent avec leurs assistants les enseignements de bachelier en Sciences biologiques, de master en Biologie des Organismes et Écologie tout en accueillant plus de 40 étudiants de troisième cycle (étudiants inscrits en doctorat). Ils sont répartis avec leurs équipes au sein de huit services et une unité d’agrégation de l’enseignement secondaire supérieur situés sur différents campus de l’ULB (Solbosch, Plaine, Gosselies et le Jardin Massart).
Le secrétariat du département se situe sur le campus du Solbosch. Néanmoins, l’agent.e est susceptible de devoir se rendre sporadiquement sur d’autres campus de l’ULB (en particulier Le Campus Plaine, le Jardin Jean Massart et exceptionnellement Gosselies).
Le président et le vice-président du DBO chapeautent l’organisation générale du département. Ils sont à la tête du Conseil du DBO, du Bureau, des commissions, etc.

**Missions essentielles liées**:
1. Assister le président, le vice-président et le secrétaire académique dans leur travail de gestion administrative du département.

2. Soutien administratif des présidents de jurys et des coordinateurs de programmes d’échange internationaux dans leur travail de gestion des cohortes d’étudiants. Au cours de l’année, préparation et gestion des PAE des étudiants inscrits, des programmes d’échanges. Préparation et suivis des délibérations.

3. Soutien administratif de tous les enseignants du département dans leurs activités d’enseignements.

4. Soutien administratif à l’unité d’agrégation de l’enseignement secondaire supérieur.

**Profil**:
Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif, d’un diplôme de secrétariat/assistant-e de direction ou d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.

**Connaissances et compétences générales**:
Excellente maitrise des outils informatiques nécessaires à l’administration du département (Suite Office, intranet de l’ULB, agenda en ligne, fichiers partagés, encodage dans différents programmes informatiques des cours, horaires, pouvoir réaliser des sondages, des votes, logiciels de gestion internes à l’ULB (eCursus, outils SAP de l’Institution, Time Edit,).

**Connaissances et compétences spécifiques**:
L’agent-e devra rapidement maitriser le fonctionnement du département et de l’enseignement en son sein et au sein de la Faculté des Sciences dans tous ses aspects administratifs (le poste est en contact régulier avec l’administration facultaire et l’administration générale de l’ULB).
Bonnes compétences en gestion logistique et comptable (commandes et leurs suivis, gestion des budgets, des écritures...).
Très bonne communication, écrite et orale (informations à communiquer aux étudiants, professeurs, assistants, etc. de l’ULB et de ses partenaires).
Parfaite maîtrise du français (niveau CEFR C2) et de l’orthographe.
Bonne connaissance de l’anglais (au moins niveau CEFR B2).
Gestion des salles de cours du département (réservations, agenda, suivis des équipes pour les travaux, rénovations, propreté, etc.)
Gestion des bases de données intra
- et interuniversitaires et du site internet du département.
Gestion de documents des étudiants (programme d’étude annuel - PAE, cours hors ULB, etc.)
Organisation et gestion d’événements pour le département
Soutien administratif au Conseil du DBO (prise de présence, rédactions et transmissions des ordres du jour, procès-verbaux, etc.)

**Qualités requises**:
Proactivité dans le suivi des dossiers et le respect des échéances.
Sens de l’organisation et des responsabilités.
Respect des consignes. Rigueur et précision.
Facilité de contact, patience et courtoisie.
Esprit de collaboration
Indépendance et autonomie
Volonté de se former aux processus administratifs internes à l’ULB, en ce compris l'apprentissage de plateformes et logiciels dédiés

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )

**Politique d’égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et

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