Executive Assistant

Il y a 6 mois

SintGillis, Belgique MAKISU Temps plein

**EXECUTIVE ASSISTANT - ORIENTÉ-E COMPTABILITÉ & ANALYSE**

**Ta place parmi nous**:
Tu fais partie du pôle administratif de l’entreprise et réponds directement à Direction Générale.

**Ta mission au sein de notre équipe**:
Directement rattaché-e à la Direction Générale, tu t’acquittes efficacement des tâches administratives et comptables et apporte ton soutien dans le cadre du développement de l’entreprise.

**Tes Responsabilités**:
**Aide admin générale**
- Assurer la logistique des réunions (préparation des salles, petits-déjeuners, préparation des PowerPoints_.._)
- Produire les comptes-rendus des réunions et veiller à leur diffusion
- Faire le suivi du courrier et du dispatching de celui-ci
- Veiller à l’archivage régulier des documents légaux et comptables
- Gérer les comptes de l’entreprise sur toutes les plateformes digitales (Suite Google, Microsoft, Slack, Airtable, etc.)
- Gérer la logistique des bureaux (stocks de fournitures et consommables, codes alarme, etc.)

**Aide à la comptabilité/gestion/ analyse et reporting**
- Réceptionner (ou aller les chercher sur les plateformes dédiées quand nécessaire), contrôler et encoder les factures et notes de crédit,
- Faire le suivi avec les fournisseurs en cas d’erreurs de factures pour correction et/ou réclamation de notes de crédit
- Être la personne de contact avec la comptable
- Assurer le suivi des approbations de factures, des retards de paiement
- Vérifier et générer les fichiers de paiement bimensuels
- Gérer les moyens de paiement
- Mettre à jour les documents nécessaires à la clôture comptable mensuelle, à la déclaration TVA et aux reporting opérationnels et stratégiques
- Réaliser certains travaux d’audit de gestion et analyses demandées par la Direction
- Faire le suivi des dépenses Catering
- Contrôler et lancer les remboursements clientèle et personnel
- Emettre les factures de l’entreprise et faire le suivi de leur bon paiement
- Introduire les dossiers pour subsides et primes et en faire le suivi en comptabilité

**Aide au légal**
- Gérer la flotte d’abonnements téléphoniques, les cartes carburant, la voiture de fonction, les assurances, les cartes mobilité
- Encoder et suivre les contrats fournisseurs et partenaires de services (clauses et conditions, durée, préavis )
- Aider au suivi des baux commerciaux / relations avec propriétaires (renouvellements de baux, gestion des sinistres )
- Faire le suivi des dossiers d’assurance
- Réaliser et suivre les déclarations d’impôt

**Aide au développement**
- Introduire et suivre les dossiers de subsides en exploitation et en investissement
- Introduire et suivre les demandes de permis et accords (urbanisme, commerces, )
- Apporter un soutien administratif général lors des projets de développement (RSE )

**Ton profil**:

- Tu disposes d’au moins 2 ans d’expérience dans une fonction similaire et a déjà travaillé avec un logiciel de gestion comptable.
- Tu sais faire preuve de rigueur, d’autonomie et de discrétion.
- Tu sais te montrer flexible et t’adapter lorsque c’est nécessaire.
- Tu as une excellente maîtrise du français et tu as une bonne connaissance de l’anglais. Toute autre langue supplémentaire est appréciée.

Type d'emploi : Temps partiel

Salaire : 2.800,00€ à 3.200,00€ par mois

Nombre d'heures : 22 à 30 par semaine

Avantages:

- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Indemnité kilométrique vélo
- Remboursement des frais de téléphone

Programmation:

- Travail de jour

Types de primes et de gratifications:

- 13ème mois
- Pécule de vacances
- Primes

Lieu du poste : En présentiel

  • Executive Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Denijs-Westrem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Hands-on **Executive Assistant.** Robert Half is momenteel op zoek naar een Hands-on **Executive Assistant.** Onze klant is een groeiende en boeiende omgeving gelegen **in Sint-Denijs-Westrem** (moeilijker bereikbaar met het openbaar vervoer). Ben je op zoek naar een fulltime functie waarbij administratie en...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Sint-Gillis, Belgique EIFFAGE Benelux Temps plein

    De groep EIFFAGE is één van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers, actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde , vastgoedpromotie , waterbouwkundige- en milieuwerken , schrijnwerk en industriële werken. Om de toenemende werklast op het hoofdkantoor...

  • C-level Executive Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Amands, Belgique Fedrus International Temps plein

    We are currently looking for a new C-level executive Assistant to join our department in Puurs-Sint-Amands. Are you the person we are looking for? **C-level executive Assistant (M/F)**: **Your role** - You take care of the practical arrangements for C-level executives - You are the contact between management and both internal (colleagues) and external...

  • Executive Assistant Voor de Cfo

    Il y a 6 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: In deze job als Executive Assistant sta jij in voor het dagelijks agendabeheer van de CFO op professioneel vlak. Dit is een greep uit je takenpakket: - Travel management : Kan wereldwijd en je staat in voor de regeling van de vlucht tot de taxi - Je bereidt meetings voor : PowerPoint presentaties voorbereiden en andere documenten - Beheer...

  • Executive Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Agatha-Berchem, Belgique We Invest Brussels West Temps plein

    **Qui sommes-nous ?** La mission de l'équipe We Invest Ouest est d'offrir un service client de premier ordre à chaque vendeur et acheteur avec qui nous travaillons. Les connaissances que nous avons acquises au fil des années sur le marché local nous permettent de fournir à nos acheteurs et à nos vendeurs les conseils dont ils ont besoin pour prendre...

  • Executive Assistant Fr-nl-en

    Il y a 7 mois

    Sint-Stevens-Woluwe, Belgique Impact Sales & Marketing BeLux Temps plein

    Compagnie / Projet: **Do you thrive in a dynamic environment where no two days are the same, and every task presents a new challenge?** We are seeking a dedicated and resourceful **Executive Assistant** to join our team and collaborate closely with management. As an integral member of our organization, you will not only assist in the day-to-day...

  • Management Assistant M, F, X Bruxelles

    Il y a 3 mois

    Sint-Gillis, Belgique TUC RAIL Temps plein

    Es-tu la nouvelle/le nouveau **Management Assistant **du CEO de TUC RAIL?** ***Que vas-tu faire ?** Grâce à ton professionnalisme, ton sens de l’organisation et tes talents administratifs, tu pourras facilement gagner la confiance du CEO et des membres du top management. - Tu apportes ton support au Chief Executive Officer (CEO) - Tu organises son...

  • Executive Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Joost-ten-Node, Belgique Thon Hotel Brussels City Centre Temps plein

    **About Thon hotels** - **Passionately committed**. We daily strive to create special moments for our guests. - **Professional hospitality**. We aim to see, hear, and relate to all our guests. - **The power to please**. We are keen to make a personal effort to ensure every stay is the best stay! - **Innovative**. We constantly improve and invest in our...

  • Management Assistant

    Il y a 7 mois

    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: **Pharmaceutical company is looking for a Management Assistant.** **As part of your job, you will be required to carry out the following tasks independently** - The management of the general secretariat; - Support for the takeover of new acquisitions; - Drafting of minutes of meetings (General Assembly - Management Committee - etc); -...

  • Assistant Formations

    Il y a 6 mois

    Sint-Gillis, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein

    **Code de sélection**: - XFT24046**Langue**: - Français**Diplôme**: - Master - Bachelier **Type de contrat**: - Mission temporaire**Niveau de fonction**: - A**Type de recrutement**: - Talent exchange**Durée**: - Durée déterminée**Lieu de travail**: - 1060 Saint-Gilles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Contenu de la...

  • Receptionist / Office Assistant

    il y a 3 jours

    Sint-Joost-ten-Node, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as a Receptionist / Office Assistant ? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office...

  • Finance Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique FIGIEFA Temps plein

    **Finance Assistant & Office Manager - Permanent employment contract** **(Part-time **_**4/5 **_**or Full-time)** **Key Responsibilities**: - Manage financial tasks including invoicing, receivables tracking, and payment reminders, communication with members and clients/suppliers. - Coordinate with external bookkeeping company for financial document...

  • Office & Management Assistant for an international law firm

    il y a 3 semaines

    Sint-Joost-ten-Node, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a position that combines Office support and Management support? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim is a Recruitment Consultancy specialized in administrative support profiles such as receptionists, management assistants, executive / personal assistants, HR assistants, sales and marketing assistants, office managers,...

  • Assistante Gouvernante D'étage

    Il y a 3 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Tangla Hotel Brussels Temps plein

    **About the job** Assistant floor supervisor assists the floor supervisor for maintain guestrooms, working areas, and the hotel premises in general in a clean and orderly manner. Also coordinating daily housekeeping operations and maintaining the housekeeping operating standards. You are also responsible for supervising room attendants to deliver an...

  • Team Assistant for an international company

    il y a 1 semaine

    Sint-Joost-ten-Node, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new exciting Administrative support role? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office...

  • Assistante Gouvernante D'étage

    Il y a 6 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Tangla Hotel Brussels Temps plein

    **About the job** Assistant floor supervisor assists the floor supervisor for maintain guestrooms, working areas, and the hotel premises in general in a clean and orderly manner. Also coordinating daily housekeeping operations and maintaining the housekeeping operating standards. You are also responsible for supervising room attendants to deliver an...

  • Accounting & Office Assistant

    Il y a 6 mois

    Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique ILSI Europe Temps plein

    **Accounting & Office Assistant** **Full-time (100%)** **-----------------------------------------------------------------------------------** **Organisation** ILSI Europe is the European Branch of the International Life Sciences Institute (ILSI), a global, non-profit federation. Our mission is to convene the best scientists from academia, industry &...

  • Management Assistent

    Il y a 7 mois

    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: **Farmaceutisch bedrijf is op zoek naar een Management Assistent.** **Als onderdeel van je functie moet je zelfstandig de volgende taken uitvoeren** - Het beheer van het algemeen secretariaat; - Ondersteuning bij de overname van nieuwe acquisities; - Opstellen van notulen van vergaderingen (Algemene Vergadering - Directiecomité - etc); -...

  • Assistant (e) EN - FR

    il y a 3 semaines

    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Lobbying Company in the center of Brussels Description de la fonction Tasks? Organisation of meetings: invitations, registrations, itineraries, catering, etc.? Administrative and secretarial support for executive staff? Proof-reading, editing, group mailings? Reception and welcome desk Profil Profile? Bilingual English/French? Microsoft Office suite user is...

  • Office Manager with Law Firm experience

    il y a 3 semaines

    Sint-Joost-ten-Node, Belgique EXCEL CAREERS Temps plein

    Looking for a new role as an Office Manager ? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specializing in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Office Managers,...