Programme Assistant

Il y a 3 mois

Brussels, Belgique International IDEA Temps plein

**Context**:
The International Institute for Democracy and Electoral Assistance (International IDEA) is an intergovernmental organization that supports sustainable democracy worldwide. International IDEA’s mission is to support sustainable democratic change by providing comparative knowledge, and assisting in democratic reform, and influencing policies and politics. International IDEA acts as a catalyst for democracy building; by providing knowledge resources, policy proposals and supporting democratic reforms in response to specific national requests.

Through its Regional Europe Programme, based in Brussels, the Institute provides knowledge and technical support to a range of actors in Eastern Europe, including state institutions and civil society organizations. Such support focuses on issues of electoral integrity, democratic and inclusive constitution-making processes, parliamentary strengthening and combating political corruption. The Institute integrates gender, diversity, and conflict sensitivity aspects across all its programmes.

The Programme Assistant will support the implementation of activities in close collaboration with the relevant Project Managers and other relevant colleagues. This includes administrative and logístical support in assuring the delivery of qualitative implementation activities including research, planning, the organization of events, outreach to key stakeholder, project and activity reporting, and support to data collection and communication.

**Duties and Responsibilities**:

- Ensures effective organization of programme/project activities including events, in coordination with the relevant Project Manager. Ensures all administrative, logístical and basic financial processes are implemented in a timely manner and in conformity with International IDEA and donor policies and procedures;
- Organizes and coordinates meetings, events and workshops (including costing and booking venues, liaising with attendees, organizing travel, etc.); Assists with the preparation of meeting materials and follow-up documents;
- In coordination with the relevant project manager, monitors and tracks the project implementation time-plan and calendar of key events, assists with the preparation of documents and maintains records and files for project reporting and documentation;
- Supports procurement processes in accordance with donor and organizational policies and procedures; obtains quotes, drafts and monitors contracts and agreements and liaises with service providers/partner organizations;
- Processes basic procurement transactions in the ERP system and maintains supporting documents including invoices, receipts, cash and bank vouchers and statements in an efficient and timely manner; Assists with monitoring project expenditure;
- Supports the drafting of project narrative and financial reports, collates financial and other project documentation; engages with donors as necessary for project implementation related communication;
- Organizes staff travel including travel requests, travel advances, travel claims and other associated issues; when applicable, assists external consultants and participants on travel requests/claims;
- Supports internal and external communications related to the project, ensuring communication is kept up to date. Drafts relevant communication for social media channels and other documents, updates the website and internal communication platforms, ensuring adherence to the donor communications and visibility requirements.

**General Profile**:

- Strong knowledge and skills in planning, coordination, and administration of programme support, acquired through formal training and work experience;
- Can work with mínimal guidance and supervision and demonstrates initiative and problem solving skills;
- Adds value to team-based activities in their unit; collaborates with other entities of the Institute as required;
- Can be expected to travel to any geographical area involved in their projects;
- Follows internal procedures to ensure high standards of performance and compliance with Institutional guidelines;
- Acts in accordance with International IDEA’ s core values; Respect, Integrity and Professionalism;
- Integrates a gender and diversity perspective in all activities.

**Reporting line**:

- Programme Manager, Regional Europe Programme

**Education and Experience**:

- High School diploma; University background in political science, law, sociology, international relations or other related discipline is considered an advantage;
- Minimum three (3) years of relevant professional experience (including substantial internships) working in a similar role, within project or programme administration and support;
- Experience in planning and organizing events and travel;
- Experience supporting the implementation of democracy -related assistance initiatives in Eastern Europe considered and advantage;
- Experience of working in an international context, e.g. in an intergov

  • Programme Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique European Partnership for Democracy Temps plein

    **Job Category**: **Project Management** **Job Experience**: **Internships** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **18 Oct 2024** We are looking for a Programmes Assistant to join our team in **December 2024**, for a traineeship with a prospective period of 6 months. The position will focus on project management and project development....

  • Programme Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique International IDEA Temps plein

    **Context**: The International Institute for Democracy and Electoral Assistance (International IDEA) is an intergovernmental organization that supports sustainable democracy worldwide. International IDEA’s mission is to support sustainable democratic change by providing comparative knowledge, assisting in democratic reform, and influencing policies and...

  • Program Supply Center Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique French Consulting Temps plein

    **_We are looking for individuals who want to join our _**_Team in Brussels_**: **JOB** **OPENING** - ** Title**:Program Supply Center Assistant - ** Location**: US Army Garrison Brussels - ** Start Date**:Immediately - ** Job-Type**:Part-Time **Job Overview** **Qualifications** - High School Diploma/GED Preferred. - Ability to pass a security clearance...

  • Great Lakes

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique European Institute of Peace Temps plein

    **Job Category**: **Project Management** **Job Experience**: **1 to 3 years** **Job Location**: **Brussels** **Expiration Date**: **16 Oct 2024** The **European Institute of Peace** is looking for a **Programme Assistant** to support the **Great Lakes & Southern Africa team **within the Engagement Dialogue and Process Design unit (EDP). **What we are...

  • Event Programme Officer

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique EORTC Temps plein

    The Communications and Events team is looking for an Event Programme Officer responsible for planning and coordinating the programmes of assigned conferences and courses, held both virtually and in person across Europe. The Event Programme Officer is the interface between all stakeholders involved in the project and facilitates the processes by delivering...

  • Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half est actuellement à la recherche de Young Potentials. Robert Half est actuellement à la recherche de Young Potentials. Vous serez diplômé cette année et vous cherchez votre première expérience professionnelle ? Ou êtes-vous simplement à la recherche d'un job étudiant pour l'été ? Alors n'hésitez pas à contacter Robert Half...

  • Program Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique European Climate Foundation Temps plein

    The European Climate Foundation (ECF) is a major philanthropic initiative working to help tackle the climate crisis by fostering the transition to a net-zero emission society at the national, European and global level. We support around 700 partner organisations to carry out activities that drive urgent and ambitious policy in support of the objectives of...

  • Assistant(E) Pharmaceutico-technique

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Pharmacity Belgium SPRL Temps plein

    ! PharmaCity recrute ! Recherche d'un(e) assistant(e) en pharmacie pour un CDI temps plein pour une de nos 4 pharmacies situées à Bruxelles. Programme informatique: Greenock Expérience et langues (FR/NL/ENG) sont des atouts ! Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 2 200,00€ à 2 700,00€ par mois Avantages: - Aide au...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    Vous êtes une personne axée sur le service à la clientèle avec une passion pour résoudre les problèmes et aider les gens? Vous avez une expérience en gestion des opérations? Si c'est le cas, nous avons le challenge parfait pour vous! Nous sommes à la recherche de plusieurs Assistants Administratifs. Missions principales: - Gérer les opérations...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein

    Vous êtes une personne axée sur le service à la clientèle avec une passion pour résoudre les problèmes et aider les gens? Vous avez une expérience en gestion des opérations? Si c'est le cas, nous avons le challenge parfait pour vous! Nous sommes à la recherche de plusieurs Assistants Administratifs. Missions principales: - Gérer les opérations...

  • Assistant Shopping

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Azur Aliance JSC Temps plein

    **Assistants(es) d'Achat pour Conciergerie de Luxe (Mission Freelance)** Dans le cadre de l'amélioration de nos services et afin de répondre à la demande croissante de nos clients, nous recherchons des Assistants(es) d'Achat pour notre prestigieuse conciergerie de luxe. En tant qu'Assistant(e) d'Achat, vous serez un véritable ambassadeur de la mode,...

  • Assistante Administrative

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...

  • Assistante Qualité

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique SEBAHAT SRL Temps plein

    Assistante Service Qualité Réaliser diagnostique et audits qualité interne Assurer le bon suivi du système qualité de l'entreprise et évaluer l'efficacité et le faire évoluer Concevoir et gérer les référentiels de l'entreprise (Processus et procédures) Enregistrement des réceptions Contrôle préoperationnel et prévention des risques Aide...

  • Eba Programme Support Assistant

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **EBA Programme Support Assistant (Acquisition) - **Working Location**:Brussels, Belgium** - **Security Clearance**: NATO Secret** - **Language**:High proficiency level in English language **EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Higher vocational training in a relevant discipline with 4 years post-related experience - Current...

  • Chargé ou Chargée de Projet Programmes de

    Il y a 4 mois

    Brussels, Belgique Perspective.brussels Temps plein

    **Société**: Perspective.brussels est un centre d'expertise multidisciplinaire dont l'objectif est de doter la Région de Bruxelles-Capitale des moyens nécessaires pour mieux comprendre et préparer son avenir. Grâce à ses analyses précises et pertinentes, perspective.brussels oriente la réflexion des pouvoirs publics et le débat avec les citoyens....

  • Assistant(E) Pharmaceutico-technique

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Pharmacity Belgium SPRL Temps plein

    ! PharmaCity recrute ! Recherche d'un(e) assistant(e) en pharmacie pour un CDI temps plein pour une de nos 4 pharmacies situées à Bruxelles. Programme informatique: Greenock Expérience et langues (FR/NL/ENG) sont des atouts ! Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 2 200,00€ à 2 700,00€ par mois Avantages: - Aide au...

  • Executive Assistant

    il y a 1 mois

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Un nouveau poste d'Executive Assistant vient de s'ouvrir chez l'un de nos clients dans le secteur de la consultance. Ce client est situé à Ixelles et est facilement accessible en transport en commun. Il vous sera demandé de soutenir l'équipe, en particulier les associés/directeurs, en assurant l'efficacité et le bon fonctionnement quotidien du bureau...

  • Assistante Administrative

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...

  • Assistant / Assistante de Direction

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique K & S GROUP Temps plein

    Avec pour principale responsabilité de soutenir l’administrateur à fin de garantir que les buts et objectifs de l’entreprise sont atteints et que les opérations se déroule efficacement. Responsabilités: - répondre au téléphone - savoir rédiger un simple courrier - Gestion du logiciel SAP (commandes, bons de livraisons, offres de prix,...

  • Assistante Administrative

    Il y a 6 mois

    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...