Office Assistant

il y a 5 jours

Brussels, Belgique ECTRI Temps plein

ECTRI (European Conference of Transport Research Institutes) is an international non-profit association created in 2003. It is composed of 29 leading national transport research institutes and universities from 20 European countries united to promote the excellence of European transport research. All together they account for more than 4,000 European scientists and research staff in the field of transport. In order to support the team and further improve the services for its Members, ECTRI is looking for an: Office Assistant

IMPORTANT NOTICE:
I. Main missions

ADMINISTRATIVE MISSIONS
- Build and preserve trusted relationships with our Members, address Members’ needs quickly and effectively
- Be a point of contact for general enquiries, handle incoming/outgoing general (e)mail and calls
- Liaise with suppliers and external stakeholders, and follow up on contracts
- Coordinate all office and building matters, including ordering office supplies and furniture
- Coordinate staff travel arrangements, including booking transport and accommodation
- Organise meetings, events and conferences, including preparing internal and external meetings’ files, setting up meeting rooms
- Implement and maintain internal procedures and office administrative systems, notably documents archives
- Manage databases and distribution lists

ACCOUNTING MISSIONS
- Follow up finances: in and out invoicing, bank accounts, liaise with external accountants to process invoices, prepare and track payments, and update internal tracking of outgoing invoices
- Monitor office budgets and provide regular expenditure reports
- Contribute to the annual cash accounting and risk analysis
- Prepare EU project financial reporting and support EU projects management and tasks

COMMUNICATION MISSIONS
- Support communication tools development (leaflet, newsletter and banner)
- Update Website, Social Media and Members’ area content
- 5 years relevant professional experience, in particular within non-profit association
- Full proficiency in English; good command of French; other languages will be an asset
- Knowledge in accounting, financial management and communications will be an asset
- Excellent interpersonal, organisational and time management skills
- Rigoristic and keen eye for details
- Proactive, dynamic, flexible and able to work under pressure with a professional attitude
- Eager to work in a multicultural environment

III. Miscellaneous
- The recruited person will work within the Secretariat under the Secretary General and President’s responsibility
- Some IT knowledge will be an asset, in particular with the following software: Publisher, Adobe suite (Photoshop, InDesign), WordPress (or other CMS system) and CRM platform (Members’ area management)
- Full-time contract with non-fixed term under Belgium laws; part-time might be considered (please mention it explicitly in your letter)
- Job based in Brussels, Belgium
- Applicant must be legally entitled to work in Belgium
- Gross salary ranges from EUR 25K to EUR 40K per year depending on experience and working time (full/part time)
- Other advantages: lunch vouchers, eco-cheques, 13th month, flexitime
- Availability: immediate

**Do not forget to mention that you found this job ad on the EURACTIV Jobsite

  • Office Assistant

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een opdracht met** zicht op een vast contract.** Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een opdracht met** zicht op een vast contract.** Het bedrijf, actief in de verzekeringssector, is gelegen in Brussel en is makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Als **Office...

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een vereniging gelegen in Hasselt. Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een vereniging gelegen in Hasselt. Deze vereniging kent zijn sector binnen **de geneeskunde** en bevat alle artsen die tijdelijk of defintief de geneeskunde willen uitoefenen in België. Omdat hun huidige...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Office Assistant FR/EN/NL **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles** et facilement accessible en transports en commun. **Robert Half** recherche un(e)** Office Assistant FR/EN/NL **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles** et facilement accessible en transports en commun. Notre...

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique SMT Africa Temps plein

    **SMT Africa** - distributeur officiel de Volvo Construction & Equipment, Volvo Penta et Volvo Trucks - propose une large gamme de produits dans une vingtaine de pays d’Afrique Centrale et de l’Ouest. Basée à Bruxelles (Belgique), SMT Africa coordonne l’acheminement des véhicules et pièces détachées vers les différentes filiales africaines...

  • Office Assistant

    il y a 2 jours

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1226302 jobdetails We zijn op zoek naar een gemotiveerde office assistant/management assistant voor onze klant in Brussel. Je hebt een bachelor op zak en reeds een eerste ervaring? TOP! Solliciteer dan meteen. Je staat in voor het onthaal van bezoekers en klanten. Ook beantwoord je de inkomende telefoons en...

  • Office Assistant

    il y a 3 jours

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Bruxelles | Finance | office Assistant | CDI | Bac | Fr/Nl/Angl | Expérience | 1091731 **Votre nouveau rôle** *** En tant qu’Office Assistant vous serez en charge de la réception dans sa globalité. Vous serez responsable de l’accueil des visiteurs, la prise en charge des appels téléphoniques et de la gestion de l’agenda et la préparation des...

  • Assistant (H/F)/x

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique TAIPEI REPRESENTATIVE OFFICE Temps plein

    **Description de l’entreprise **Le Taipei Representative Office in the EU and Belgium est à la recherche d'un(e) Assistant(e) à temps plein. **Description de la fonction **Tâches: - Ebauche et rédaction des courriers officiels et des corrections appropriées. - Traduction/Interprétation français-anglais et vice-versa. - Collecte des informations...

  • Office Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Voor een sterke speler gelegen in reigo Molenbeek zijn we momenteel op zoek naar een Office Assistant om het onthaal team te ondersteunen. Ben jij een positief, stressbestendig persoon en ben je op zoek naar een gevarieerde functie met veel klantencontact? Dan is deze vacature vast iets voor jou! Jouw takenpakket als Office Assistant: * Je bent het eerste...

  • Office & Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office & Administrative assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Office & Administrative assistant **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Oudergem.** Onze klant is actief in de **Bouwsector.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie...

  • Back Office Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique CareerWallet Temps plein

    Notre client, une entreprise dynamique et reconnue dans le secteur financier et située à Bruxelles, est à la recherche d'un.e Back Office Assistant. Vous êtes un.e professionnel.le organisé.e, proactif.ve et orienté.e client ? Vous recherchez un environnement de travail stimulant et collaboratif ? Alors, cette opportunité est faite pour vous ! En tant...

  • Back Office Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Notre client, une entreprise dynamique et reconnue dans le secteur financier et située à Bruxelles, est à la recherche d'un.e Back Office Assistant. Vous êtes un.e professionnel.le organisé.e, proactif.ve et orienté.e client ? Vous recherchez un environnement de travail stimulant et collaboratif ? Alors, cette opportunité est faite pour vous ! En tant...

  • Office Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Belgium Temps plein

    A new exciting opportunity as Office Assistant has just become available at one of our clients active in the legal sector. This mid-sized company is based in the centre of Brussels and is easily reachable by public transport. Do you like acting as the first point of contact, meeting and greeting visitors, answering and dispatching incoming calls, as well as...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Executive Assistant & Office Manager (2328202) Brussels, BelgiumFor one of our clients, a service company located in the heart of Brussels, we are looking for an Executive Assistant & Office Manager. As an Executive Assistant & Office Manager, you will support the Management Team and be responsible for office management, acting as a central point for all...

  • Office Manager/personal Assistant

    il y a 6 jours

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche actuellement un **Office Manager/Personal Assistant** (M/F/x) pour une entreprise située à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche actuellement un **Office Manager/Personal Assistant** (M/F/x) pour une entreprise située à **Bruxelles**. Notre client est actif dans **le secteur de de l'habillement**. **Les responsabilités**...

  • Office & HR Assistant

    il y a 6 jours

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Location** - HASSELT **Office** - Bright Plus Hasselt **Phone number** +32 (0)11 26 96 86 **E-mail** **Description** In deze rol als HR & office Assistant krijg jij de kans om één van de spilfiguren binnen deze onderneming te worden. Je geniet een uitgebreid takenpakket en geen enkele dag is hetzelfde. Schakelen tussen prioriteiten, organiseren,...

  • Office Manager/ Executive Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Our client, an international non-profit organization promoting financial stability across Europe, is seeking an Office Manager/ Executive Assistant. In this role, you will manage daily operations, support the Secretary General, and act as the main point of contact in Brussels, representing the organization with members and stakeholders.As an Office Manager/...

  • Receptionist - Front Office /assistant

    il y a 5 jours

    Brussels, Belgique Grimaldi Studio Legale Temps plein

    **Receptionist - Front Office /Assistant** **Location: Brussels** **Job description**: - Welcoming guests and performing front office activities; - Receiving and handling phone calls; - Performing Back office and organisational secretariat activities; - Assisting the team; - Managing correspondence and couriers; - Coordinating the office and operationally...

  • Office Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Euractiv Temps plein

    Office Assistant EUSTAFOR & the European Forestry HouseThe European State Forest Association (EUSTAFOR), along with the Confederation of European Forest Owners (CEPF), are looking for an Office Assistant to start as soon as possible.The Office Assistant, in addition to working directly for EUSTAFOR, is responsible for the efficient functioning of the...

  • Management Assistant, Office Manager and

    il y a 4 jours

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half **is currently looking for a** Management Assistant, Office Manager and Relationship Officer (M/F/x) **for a company located in** the city Centre of Brussels** **Robert Half **is currently looking for a** Management Assistant, Office Manager and Relationship Officer (M/F/x) **for a company located in** the city Centre of Brussels** Our client...

  • Office Assistant

    il y a 1 jour

    Brussels, Belgique Brunswick Group Temps plein

    **Opportunity**: The Brussels office of Brunswick is seeking a highly organized, affable, and proactive Office Assistant. In this role, you will be responsible for handling daily maintenance of our upcoming new Brussels office, which will consist of two floors in a recently renovated building in the EU quarter (close to the European Parliament). The office...