Assistant Office Manager

il y a 1 semaine

Brussels, Belgique Siboz Group Temps plein

Temps plein 38h/ semaine_
- CDD ou CDI_
- Lieu: Bruxelles_

L’assistant Office Manager a pour rôle de seconder un responsable de direction ou un cadre dirigeant en prenant en charge des tâches administratives polyvalente ainsi que l’ensemble des services généraux.

Par nature, l’assistant Office Manager est polyvalent ; à la fois secrétaire, comptable, RH, commercial, juriste, il prépare et définit les conditions légales d’un projet, il agit comme un véritable bras droit et joue le rôle de facilitateur.

**Relations fonctionnelles**:
À l’intérieur de l’entreprise : la direction, l’office manager et l’ensemble du personnel.

À l’extérieur de l’entreprise : les clients, les fournisseurs, les sous-traitants, les organismes externes, divers.

**Missions et activités de la fonction**

Vous serez directement rattaché(e) à l’Office Manager et vous participerez à différentes tâches:
**Gestion des Services généraux**:

- Gestion l’ensemble des services dans la structure interne et services externes et effectuer la liaison.
- Gestion de l’approvisionnement de l’entreprise (fourniture de bureau, matériel informatique, stock )
- Gestion des divers contrats ; assurance, banque, administration fédérale, baux, sous-traitants, fournisseurs
- Préparation et suivi des projets
- Élaboration des procédures pour les équipes interne, externe (employés et ouvriers) et sous-traitant
- Superviser les équipes internes, externes (employés et ouvriers) et les prestations des sous-traitant

**Administratif - Facturation - Commercial**:

- Réception, filtrage, orientation des appels téléphoniques et diffusion du courrier.
- Gestion des mails
- Gestion et suivi des divers demandes clients
- Organisation des réunions et rapport de réunion
- Rédaction des offres clients et suivi commercial
- Établissement des factures, notes de crédit
- Préparation et mise à jour des dossier clients
- Récupérer, classer et organiser tous les documents administratifs
- Obtenir et organiser les rendez-vous clients
- Organiser et animer le suivi des indicateurs de l’entreprise
- Édition de courriers et fichiers en vue d’opérations de mailings
- Débriefing et compte-rendu des réunions
- Participation à l’élaboration de la politique commerciale de l’entreprise
- Rédaction et diffusion d’outils de promotion commerciale
- Suivi administratif des commandes clients

**Comptabilité (en collaboration avec le comptable externe et l’assistant comptable interne)**:
**Tenue de la petite comptabilité**
- Préparation de la déclaration TVA et bilan annuel ;

**Juridique**
- Suivi et améliorations des documents juridiques et divers contrats de vente, contrat de sous-traitance
- Rédaction des arguments et préparation des dossiers juridiques
- Rédaction de mise en demeure et suivi des procédures administratives
- Veille sociale et réponses aux questions juridiques
- Assurer le suivi des dossiers en procédure judiciaire
- Assurer le suivi des procédures administratives

**Ressources humaines GÉNÉRALES**:
Gérer les plans de rémunération et avantages sociaux

Participer aux processus d’acquisition des talents et de recrutement

Participer à l’intégration des nouveaux employés et contribuer à la planification de la formation et du développement

Effectuer des tâches de gestion des performances

Réunir et analyser les données avec les indices RH utiles

Organiser des évaluations trimestrielles et annuelles des performances des employés

Tenir les registres et dossiers des employés sous format papier et électronique

Assurer le respect du Droit du travail
**Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de ressources humaines**:
Participer à la rédaction des fiches de poste et profil de compétence, d’offre d’emploi au recrutement

Élaboration et suivi des contrats de travail, avenant, contrat de sous-traitant

Élaboration et suivi du règlement de travail, car Policy, fiche de renseignement, d’attestations diverses

Gestion des conventions de formation, stage et rédiger des plans de formation

Gestion des dossiers individuels, des entrées et des sorties en service

Gestion des divers documents sociaux

Coordination des activités du personnel interne et externe

S’assurer de la conformité du règlement de travail et CCT relatives aux employés et ouvriers
**Payroll (en collaboration avec le secrétariat social)**

Assurer le suivi, le contrôle des prestations, maladies, congés

Gestion et contrôle des divers cotisations (ONSS, PP, OPOC )

Contrôler le calcul des salaires et les fiches de paie

Commande des chèques repas et écochèques

Analyser les alternatives de coûts et les options pour fournir des avantages sociaux
**Bien-être au travail (en collaboration avec le service externe)**

Élaborer des plans de prévention

Appliquer les réglementations et procédures visant à garantir la protection de la santé e

  • Executive Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Executive Assistant & Office Manager (2328202) Brussels, BelgiumFor one of our clients, a service company located in the heart of Brussels, we are looking for an Executive Assistant & Office Manager. As an Executive Assistant & Office Manager, you will support the Management Team and be responsible for office management, acting as a central point for all...

  • Management Assistant, Office Manager and

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half **is currently looking for a** Management Assistant, Office Manager and Relationship Officer (M/F/x) **for a company located in** the city Centre of Brussels** **Robert Half **is currently looking for a** Management Assistant, Office Manager and Relationship Officer (M/F/x) **for a company located in** the city Centre of Brussels** Our client...

  • Office Manager/personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche actuellement un **Office Manager/Personal Assistant** (M/F/x) pour une entreprise située à **Bruxelles**. **Robert Half** recherche actuellement un **Office Manager/Personal Assistant** (M/F/x) pour une entreprise située à **Bruxelles**. Notre client est actif dans **le secteur de de l'habillement**. **Les responsabilités**...

  • Office Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Everis Temps plein

    We are currently looking for an Office and Management Assistant to join our fast-growing team in Brussels. **Your role**: Working under the supervision of the Management Assistant Coordinator, your main responsibilities will be: Managing the agenda of our executive team, managers and directors, PA responsibilities Travel arrangements (and everything that...

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een opdracht met** zicht op een vast contract.** Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een opdracht met** zicht op een vast contract.** Het bedrijf, actief in de verzekeringssector, is gelegen in Brussel en is makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Als **Office...

  • Office Assistant

    il y a 6 jours

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1226302 jobdetails We zijn op zoek naar een gemotiveerde office assistant/management assistant voor onze klant in Brussel. Je hebt een bachelor op zak en reeds een eerste ervaring? TOP! Solliciteer dan meteen. Je staat in voor het onthaal van bezoekers en klanten. Ook beantwoord je de inkomende telefoons en...

  • Management Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Temps plein

    Management Assistant (2305382) Bruxelles, BelgiqueSalaire: €3500 - €4200 per monthPour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Our client is looking for a full-time Assistant / Office Manager Experience asked: Experience in organizing meetings (numerous); Good expertise in managing information and data (files reading, analysis, organising, summary); Experience in dealing with different files at the same time; expertise in websites management (set up, maintenance)...

  • Management Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Walters Belgium Temps plein

    Pour l’un de nos clients, une structure à taille humaine active dans le secteur de la consultance, nous recrutons un.e Management Assistant. Dans cette fonction, vous soutiendrez un Partner dans son administration quotidienne, et travaillerez sur des projets transversaux avec 3 autres Management Assistants. Les bureaux sont situés à Bruxelles-Sud et...

  • Assistant Front Office Manager

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Standard International Management, LLC. Temps plein

    Opening in early 2025, The Standard, Brussels marks the hotel brand’s third outpost in Europe. Set in the city’s Northern Quarter, The Standard, Brussels brings the brand’s design, culture, and activation-driven philosophy to Belgium.With 180 guestrooms (plus 20 residences), the modern, new-build project features many stages for The Standard’s...

  • Management Assistant

    il y a 7 jours

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant voor één van haar klanten. Robert Half is momenteel op zoek naar een Management Assistant voor één van haar klanten. Onze klant is gespecialiseerd in de vastgoed en is gelegen in Brussel. Heb jij een passie voor professioneel vastgoed? Als commercieel assistent(e) bestaat...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een vereniging gelegen in Hasselt. Robert Half is op zoek naar een **Office Assistant** voor een vereniging gelegen in Hasselt. Deze vereniging kent zijn sector binnen **de geneeskunde** en bevat alle artsen die tijdelijk of defintief de geneeskunde willen uitoefenen in België. Omdat hun huidige...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Office Assistant FR/EN/NL **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles** et facilement accessible en transports en commun. **Robert Half** recherche un(e)** Office Assistant FR/EN/NL **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles** et facilement accessible en transports en commun. Notre...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant - Sales **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een **Management Assistant - Sales **(m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **het centrum van Brussel.** Onze klant is actief in de **Vastgoedsector.** De...

  • Fr/en Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** **Talent Solutions** is currently looking for a **FR/EN Management Assistant.** **Robert Half** **Talent Solutions** is currently looking for a **FR/EN Management Assistant.** Our client is a **European financial institution** located in the **European quarter of Brussels.** You will be part of the Corporate Services unit. The mission of...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    For an **international company** in Brussels, **Robert Half** is looking for an **Office Manager** with extra Management Assistant tasks. For an **international company** in Brussels, **Robert Half** is looking for an **Office Manager** with extra Management Assistant tasks. Our client is situated in **Brussels** and is easily accessible with public...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    For an international company in **Brussels**, **Robert Half** is looking for an **Office Manager** with extra Management Assistant tasks. For an international company in **Brussels**, **Robert Half** is looking for an **Office Manager** with extra Management Assistant tasks. Our client is situated in Brussels and is easily accessible with public...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique SMT Africa Temps plein

    **SMT Africa** - distributeur officiel de Volvo Construction & Equipment, Volvo Penta et Volvo Trucks - propose une large gamme de produits dans une vingtaine de pays d’Afrique Centrale et de l’Ouest. Basée à Bruxelles (Belgique), SMT Africa coordonne l’acheminement des véhicules et pièces détachées vers les différentes filiales africaines...

  • Management Assistant

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique HAYS Temps plein

    Liège | Management Assistant | FR/EN | 2000-2800€ gross | 1088632 **Your new role** As a Management Assistant, you join a team of Management Assistants working for several Partners. You will manage their agendas, the meetings’ preparation and all the administrative work. You will also be responsible for preparing the documentation for the meetings:...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Brussels, Belgique LIEDEKERKE WOLTERS WAELBROECK KIRKPATRICK Temps plein

    Ons Banking en Finance team is op zoek naar een ervaren Nederlandstalige **Management Assistant**! Als Management Assistant zorg je voor de vlotte werking van het team door essentiële administratieve ondersteuning te bieden aan onze advocaten. Hoewel je voornamelijk voor de advocaten van het Banking en Finance team werkt, maak je ook deel uit van het...