Assistant.e Administratif.ve en Soutien Aux Organes

Il y a 5 mois


Namur, Belgique Université de Namur Temps plein

**Missions**:
L’Université de Namur recherche un.e **Assistant.e administratif.ve en soutien aux organes de gouvernance (H/F/X)**. Au sein du pôle administratif des Services du Rectorat, vous aurez pour mission **d’apporter un soutien au secrétariat général (chancellerie) des organes centraux institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique)**, afin de contribuer à l’efficacité du processus décisionnel et à la garantie d'une bonne gouvernance.

Dans cette fonction, et en collaboration avec la responsable de la chancellerie, vous serez principalement amené.e à:

- **Soutenir la gestion et la gouvernance des différents organes institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique)**:

- Gestion et suivi des échéanciers de chacun des organes ;
- Préparation des réunions, dont l’élaboration des projets d’ordres du jour des organes et la compilation des différentes pièces annexes ainsi que la gestion des convocations ;
- Participation aux séances du Conseil d’administration et aide à la rédaction de points de procès-verbaux en collaboration avec la responsable de la chancellerie ;
- Relecture technique et envoi des procès-verbaux des réunions d’organes ;
- Suivi et mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration, du Conseil rectoral et du Conseil académique (tableaux de suivi, courriers de suivi, préparation de la communication interne, ) ;
- Soutien à la mise en place d’une gestion électronique documentaire (GED) des documents liés à la gouvernance institutionnelle.
- **Soutenir l’équipe rectorale (Rectrice et Vice-Recteurs) dans la préparation et la constitution des dossiers soumis aux organes institutionnels centraux (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique)**:

- Assurer la source authentique de l’information relative à la gouvernance institutionnelle, au sein de l’Institution (réalisation, à la demande, de recherches documentaires et constitution de rétroactes des dossiers soumis aux organes institutionnels) ;
- Vérification la complétude des dossiers et des différents documents administratifs le constituant (notes de couverture, ) ;
- Vérification de la légistique des dossiers, de façon à s’assurer des meilleures modalités d’élaboration de ceux-ci et de la cohérence rédactionnelle (terminologie propre aux organes et aux types de décision) ;
- Elaboration et mise à jour de projets de note de couverture, dont la préparation de projets de notes de couverture à destination de la responsable de la chancellerie et la Rectrice ;
- Maîtrise et mise à jour de la documentation nécessaire à l’exercice de la mission de la chancellerie (documents fondateurs UNamur, liste des délégations, ROI, statuts du personnel, procédure, ).
- **Assurer le secrétariat administratif et la logistique liée aux séances des organes institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique)**.

**Profil**:
**Diplôme**

Vous êtes titulaire d’un **diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat)**.

Un diplôme de bachelier/graduat obtenu dans l’un des domaines suivants constitue un atout:

- Sciences administratives et gestion publique,
- Droit,
- Assistant de direction.

**Expérience**

Une expérience professionnelle dans une **fonction administrative en support aux organes de gouvernance d’une institution** constitue un **atout**.

**Connaissances et compétences requises**

Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales):

- **Bonnes compétences rédactionnelles et de synthèse de l’information** ;
- **Rigueur et formalisme** ;
- **Aisance relationnelle, sens de la collaboration et du service et capacité à faire preuve de tact et de diplomatie** ;
- **Capacité d’organisation et capacité à identifier les urgences et les priorités** ;
- Capacité d’adaptation au changement ;
- Capacité à faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
- Aisance avec l’outil informatique de manière générale, et en particulier bonne connaissance de la suite Office.

Atouts:

- Connaissance du monde de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles.

La **motivation** pour la fonction est considérée comme particulièrement importante.

La motivation, les connaissances, compétences et atouts apparaissant **en gras** feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

**Renseignements complémentaires**:
**Date d’entrée en fonction** : dès que possible

**Remarques**:

- **L’Université de Namur**

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de:

- 7 Facultés,
- 1 Département interfacultaire,
- 11 Instituts de Recherche,
- 9 Plateformes Technologiques,
- Services supports,
- 1 département interfacultair



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    Il y a 5 mois


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