Summit & Speakers' Management Officer

il y a 6 jours


SintAgathaBerchem, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

Association sans but lucratif représentants les intérêts du secteur du transport public dans le monde.

Functieomschrijving

RESPONSIBILITIES
Speakers Management

  • Manages the speakers’ management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers’ platform, managing technical issues and all other back-office issues
  • Prepares and collects material, manages Call for Abstracts process: drafts and launches call, set-up of modules in event management software, management of questions from applicants, drafting and sending of response communications to applicants
  • Drafts and sends communications to Programme Committee, logistical organisation of committee meetings, minute-taking
  • Manages, organises the selected speakers in the event management tool, publishes confirmed speakers on website, liaises with Marketing team to provide programme information for promotional brochure, checks and reminds speaker to register for event, liaises with session managers
  • Liaises, communicates regularly with speakers and ensures follow-up of all questions, necessary documents such as speakers guidelines, terms and conditions, practical information to be drafted and sent to speakers to ensure all necessary documentation is received. Proofreading, editing and minor translations where necessary.
  • Sends relevant documentation to interpreters
  • Ensures Speakers’ Management Team is briefed for role on the spot
  • Coordinates speakers’ gifts (selection, ordering etc)
  • Coordinates materiel delivery to speakers’ room (via pallet)
  • On spot, the person will need to coordinate the set-up of speakers’ room, to check all PPTs of the day have been received, follow-up on missing ones, check all speakers have arrived at event venue, follow-up on missing ones
  • Provides administrative support and assistance to speakers
  • Updates website and other channels with programme changes
  • Informs interpreters of changes
  • Liaises with Communication team for upload of PPTs to e-library
  • After the event, the person should draft and send (or liaises with session managers to send) thank you emails and will contribute to post-event report and analysis

Support to annual summit & event project management unit

  • Organises Internal meetings: room booking, room preparation, catering, smooth running of sessions, video checks, sound checks, agenda preparation and sending, minutes, follow-up;
  • Organises hotel bookings and travel arrangements for the team when required
  • Support the team with Any other logistical or administrative task that could be requested
Profiel

PROFILE

  • Experience in a similar position is a key asset (3 years)
  • Excellent communication skills – excellent level of English and French, other languages are an asset
  • Excellent planning and organisational skills
  • Ability to manage time and priorities, stress resistant
  • Sense of initiative, problem solving and proactivity mindset
  • Ability to work in a team and liaise with multiple stakeholders – good interpersonal skills
  • High degree of computer literacy and digital mindset
  • Willingness to travel
Aanbod Van € 2.500 tot € 2.900 per maand

They offer a friendly, caring and dynamic work atmosphere with a great team of 130 international colleagues, working together on the opportunities and challenges affecting the public transport sector. Based in downtown Brussels with colleagues in different regions of the world, our new colleague will be able to contribute to the service and business excellence of our multi-cultural organisation and membership.

  • salary: 2500-2900 gross/month
  • contract: possibility of a permanent contract 

  • Membership Officer

    il y a 6 jours


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Our client is a company specialized in urban mobility. Functieomschrijving Unique Brussels is currently looking for a Membership Officer. Are you highly organized? Do you possess excellent communication skills in both French and English? If so, you might be the Membership Officer we’re looking for! What are your tasks as a Membership Officer? Send...

  • Project Delivery Officer

    il y a 6 jours


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Our client is an international association specialized in the public transports sector. Description de la fonction MAIN DUTIES     Administrative support for 3rd party funded project proposals and bids (collecting CV, company information, statutes, and other material needed and available in the association)? Provide organisational & logistic support to...


  • Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Robert Half Temps plein

    Our client is an international and growing company active in the energy sector. They will give you the opportunity to work on intellectually challenging projects and have an impact on the future of the company. You will work with a lot of autonomy and have direct contact with board members. Job description M&A & Financial Advisory Officer (m/f/x)As M&A &...

  • Executive Support Officer

    il y a 3 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Anoniem Temps plein

    Ben jij een veelzijdige, zelfstandige professional die als rechterhand wil fungeren voor een ambitieuze ondernemer? Heb je een scherp analytisch vermogen, ben je organisatorisch sterk en krijg je energie van het ontzorgen en ondersteunen in een dynamische omgeving? Als Executive Support Officer ben je dé steunpilaar van onze ondernemer. Jij zorgt voor de...


  • Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    The company is  the voice of the European banking sector, bringing together national banking associations from across Europe.The federation is committed to a thriving European economy that is underpinned by a stable, secure and inclusive financial ecosystem, and to a flourishing society where financing is available to fund the dreams of citizens,...

  • HR Officer

    il y a 3 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Jungheinrich Temps plein

    Jungheinrich biedt - als één van ’s werelds toonaangevende intralogistieke leveranciers - niet enkel afzonderlijke producten en diensten maar ook totaaloplossingen. Intralogistieke oplossingen op maat die bedrijven in staat stellen deze processen efficiënt, flexibel en duurzaam te organiseren. Al 70 jaar combineren wij onze knowhow en expertise met een...


  • Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Actief Interim Philippeville Temps plein

    Description de la fonction Vous avez une passion pour le secteur automobile et l'art de la vente ? Nous recrutons un Représentant Commercial B2B pour renforcer notre équipe en Wallonie. Si vous aimez relever des défis, gérer des clients de manière autonome, et contribuer à la croissance d'une entreprise leader, cette offre est pour vous !Description du...

  • Office Manager

    il y a 6 jours


    Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Our client is a company who has a decisive voice of non-ferrous metals producers and recyclers in Europe. Description de la fonction Our client is looking for a full-time Assistant / Office ManagerExperience asked:Experience in organizing meetings (numerous);Good expertise in managing information and data (files reading, analysis, organising,...

  • Legal Assistant

    il y a 2 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Le Grand & Associates Temps plein

    Ben jij een administratieve duizendpoot met interesse in juridische zaken? Werk je graag in een collegiale sfeer, waar jij het verschil maakt door je collega's te ondersteunen en hun werk gemakkelijker te maken? Dan hebben wij de ideale functie voor jou! Voor een prestigieus advocatenkantoor in het centrum van Brussel zijn wij op zoek naar een juridisch en...

  • Business Reporting Expert

    il y a 3 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Cohezio Temps plein

    L’asbl Cohezio est un des plus grands Services Externes de Prévention et de Protection au Travail de Belgique. Ensemble, nous sommes une équipe multidisciplinaire de 550 collègues enthousiastes. Nous veillons à la santé, à la sécurité et au bien-être au travail de tous les collaborateurs employés chez nos clients.Nous appliquons bien sûr en...

  • Business Reporting Expert

    il y a 1 semaine


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Cohezio Temps plein

    Cohezio vzw is één van de grootste Externe Diensten voor Preventie en Bescherming op het Werk in België. Samen met een multidisciplinair team van 550 enthousiaste collega’s waken we over de gezondheid, de veiligheid en het welzijn op het werk van alle werknemers bij onze klanten.De filosofie die we bij onze klanten vooropstellen, zetten we...

  • Data Protection Coordinator

    il y a 3 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique StibMivb Temps plein

    De MIVB stelt meer dan 10.000 mensen tewerk in meer dan 300 verschillende beroepen!Wist je dat we een van de weinige openbare vervoersmaatschappijen ter wereld zijn die zowel betrokken zijn bij het ontwerp en de bouw als bij de planning en de exploitatie van haar netwerk? Daarom hebben we zoveel verschillende banen en carrièremogelijkheden. De...

  • Director

    il y a 4 jours


    Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique VVBAD Temps plein

    Are you passionate about libraries, archives, and information? Do you see yourself as the driving force behind initiatives that strengthen our sector across Europe? As the EBLIDA Director, you’ll play an important role in advocating for libraries and archives, shaping policies, and connecting with decision-makers on a pan-European level.This is an exciting...


  • Sint-Agatha-Berchem, Brussels, Belgique Azelis Holding S.A. Temps plein

    Integration and AI Solution Architect page is loadedIntegration and AI Solution ArchitectApply locations Berchem, BEL posted on Posted 2 Days Ago time left to apply End Date: January 20, 2025 (28 days left to apply) job requisition id R5805AzelisAzelis is a leading global distributor of specialty chemicals and food ingredients, representing first-class...


  • Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique Accent Temps plein

    Het gerechtsdeurwaarderskantoor gelegen in Ukkel is een van de grootste van België met een zeer interessante klantenportefeuille. Met meer dan 35 jaar ervaring behandelt onze klant zowel individuele dossiers als die van grote bedrijven. Je krijgt de kans om alle facetten van de wereld van gerechtsdeurwaarders te leren kennen. Je komt terecht in een gezellig...


  • Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique Crelan Temps plein

    Bon sens et choix judicieux Crelan est une banque coopérative qui se démarque par son approche personnelle et une offre de produits transparente. Nos collaborateurs ont toute notre confiance. En effet, depuis le siège et grâce à notre vaste réseau d'agences réparties dans toute la Belgique, ils proposent des services bancaires complets à près d'un...


  • Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique USG Professionals Temps plein

    “USG Professionals focust zich op  projectsourcing, interim management en werving & selectie, binnen de expertises ICT, HR, Legal, Finance, Facility, Engineering en Science. Wij kiezen als bedrijf voor een authentieke en inclusieve aanpak waar jij als professional de ruimte krijgt om ownership te nemen alsook je comfortabel en gelukkig te voelen in...

  • Assistant (e) EN - FR

    il y a 6 jours


    Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Lobbying Company in the center of Brussels Description de la fonction Tasks? Organisation of meetings: invitations, registrations, itineraries, catering, etc.? Administrative and secretarial support for executive staff? Proof-reading, editing, group mailings? Reception and welcome desk Profil Profile? Bilingual English/French? Microsoft Office suite user is...

  • Terminal Operations Supervisor

    il y a 3 semaines


    Sint-Jans-Molenbeek, Brussels, Belgique DP World Antwerp NV Temps plein

    Over DP WorldDP World is een toonaangevende logistieke dienstverlener, met hoofdkantoor in Dubai. Ons wereldwijde netwerk omvat havens en terminals, logistieke parken en economische zones. In de Haven van Antwerpen baat DP World aan het Deurganckdok één van de grootste containerterminals uit. Hier worden gigantische containerschepen geladen en gelost, en...


  • Sint-Jans-Molenbeek, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: RESPONSIBILITIES Speakers Management - Manages the speakers’ management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers’ platform, managing technical issues and all other back-office issues - Prepares and collects material,...

  • Local Quality Operator

    il y a 3 semaines


    Sint-Truiden, Flanders, Belgique AMP Temps partiel

    Over AMPAMP (bpost group) is het grootste persverdelingsbedrijf van België. Met 500 werknemers bouwen we het grootste en meest winstgevende netwerk pers- en buurtwinkels in België. Vanuit 5 distributiesites en kantoren in Vlaanderen, Brussel en Wallonië bedienen we 4.500 persverkooppunten en verdelen we dagelijks 425.000 magazines en 260.000 kranten....

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Volvo Group Temps plein

    Renault Trucks Belux is the pioneer of electric trucks in Belgium and stands for innovation and sustainability! As an importer, we are committed to the transition to emission-free transport and are proud of our leading electric trucks, vans and, more recently, our cargo bikes. Our customers are transport companies, logistics companies and all entities that...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Renault Trucks Temps plein

    Office Manager **Location**:Sint Agatha Berchem, BE, 1082**Position Type**:Professional- Renault Trucks Belux is the pioneer of electric trucks in Belgium and stands for innovation and sustainability! As an importer, we are committed to the transition to emission-free transport and are proud of our leading electric trucks, vans and, more recently, our cargo...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Incinera Divetran Temps plein

    Dieren crematorium Divetran in Zellik is ontsproten uit de dierenambulance VETAS en ontstond destijds als alternatief voor het vilbeluik. Het crematorium biedt eigenaars van een huisdier de mogelijkheid op een waardige manier afscheid te nemen van hun overleden dier. Dit kan bovendien tegen een aanvaardbare prijs, die ongeveer overeenkomt met die van het...

  • Office Manager Part Time

    il y a 5 jours


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Arcadius Temps plein

    **Je functie**: Our client, an international consulting company, is looking for a part-time Office Manager who will be responsible for the overall operation of the Brussels office. As Office Manager, you will be in charge of welcoming visitors, answering incoming calls, purchasing office supplies and maintaining an appropriate inventory. The Office Manager...

  • Junior Office Manager

    Il y a 7 mois


    Berchem, Belgique DESelect Temps plein

    **Description** DESelect is a SaaS company headquartered in Belgium, that recently launched its first US branch in Austin, TX, providing a unique opportunity to become an early hire on the ground floor (total team size under 50 globally). Our Marketing Automation Platform (MOP) for Salesforce (and beyond) enables marketers to drive revenue while becoming...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Incinera Divetran Temps plein

    Dieren crematorium Divetran in Zellik is ontsproten uit de dierenambulance VETAS en ontstond destijds als alternatief voor het vilbeluik. Het crematorium biedt eigenaars van een huisdier de mogelijkheid op een waardige manier afscheid te nemen van hun overleden dier. Dit kan bovendien tegen een aanvaardbare prijs, die ongeveer overeenkomt met die van het...

  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Incinera Divetran Temps plein

    Dieren crematorium Divetran in Zellik is ontsproten uit de dierenambulance VETAS en ontstond destijds als alternatief voor het vilbeluik. Het crematorium biedt eigenaars van een huisdier de mogelijkheid op een waardige manier afscheid te nemen van hun overleden dier. Dit kan bovendien tegen een aanvaardbare prijs, die ongeveer overeenkomt met die van het...

  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Incinera Divetran Temps plein

    Dieren crematorium Divetran in Zellik is ontsproten uit de dierenambulance VETAS en ontstond destijds als alternatief voor het vilbeluik. Het crematorium biedt eigenaars van een huisdier de mogelijkheid op een waardige manier afscheid te nemen van hun overleden dier. Dit kan bovendien tegen een aanvaardbare prijs, die ongeveer overeenkomt met die van het...

  • Office Manager

    Il y a 3 mois


    Berchem, Belgique intigriti Temps plein

    **Your mission**: As Office Manager, your role is to ensure a comfortable, healthy and professional office environment for our team. This is a key position that supports our growing team by overseeing all aspects related to Intigriti facilities and by actively fostering a positive, productive and vibrant atmosphere. With a broad responsibility across office...

  • Office Manager

    il y a 4 jours


    Berchem, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Location** - BERCHEM (ANTWERPEN) **Office** - Bright Plus Antwerpen **Phone number** +32 (0)3 201 47 20 **E-mail** **Description** Als Office Manager ben je het spilfiguur van het kantoor en zorg je ervoor dat alles vlot verloopt, zowel administratief als organisatorisch. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder ook...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Berchem, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Als **Office Manager** zorg je ervoor dat alles vlot verloopt op kantoor, zowel administratief als organisatorisch. Je bent verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder ook bijvoorbeeld het volledige travelmanagement. Ben je iemand die graag de touwtjes in handen neemt en **proactief **aan de slag gaat? Vind je het fijn om...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Berchem, Belgique Trescal Vlaanderen Temps plein

    Als wereldleider op het gebied van kalibratiediensten bieden we precisiekalibratie-expertise in elke industrie, geografie en instrument over de hele wereld. Trescal combineert de kracht van een internationale groep, een dicht netwerk van technische experts en responsieve lokale laboratoria. Word een deel van Trescal en spring voorwaarts op je...


  • Sint-Agatha-Berchem, Belgique Randstad Search & Selection Temps plein

    Werken bij een internationaal en innoverend bedrijf, omringd door gelijkgestemde, gepassioneerde mensen… Hoe klinkt dat? Best aardig? En wat als dat bedrijf ook nog eens goed is voor jou en voor onze planeet? “Waar kan ik tekenen?” horen we je zeggen! Crop's is actief in het groeien, produceren en verkopen van diepvriesfruit, groenten en bereide...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Berchem, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Ben jij een toegewijde Office Manager op zoek naar een nieuwe job? Dit vooraanstaande bedrijf binnen de juridische sector zoekt versterking voor hun team. Het kantoor is gelegen in het bruisende Berchem: goed bereikbaar zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Als Office Manager vervul je een essentiële rol binnen het team, waarbij...

  • Payroll Officer

    il y a 4 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Randstad Search & Selection Temps plein

    Klaar om een verschil te maken te maken in een dynamische, internationale omgeving? Als Payroll Officer is jouw expertise cruciaal om ervoor te zorgen dat de medewerkers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Verwerken van de maandelijkse payroll voor de medewerkers in samenwerking met het sociaal secretariaat Beheren van de maandelijkse rapportage ...

  • Payroll Officer

    il y a 4 semaines


    Sint-Agatha-Berchem, Belgique Randstad Search & Selection Temps plein

    Klaar om een verschil te maken te maken in een dynamische, internationale omgeving? Als Payroll Officer is jouw expertise cruciaal om ervoor te zorgen dat de medewerkers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Verwerken van de maandelijkse payroll voor de medewerkers in samenwerking met het sociaal secretariaat Beheren van de maandelijkse rapportage Toezicht...

  • Office Manager

    Il y a 6 mois


    Sint-Andries, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Breng jij graag structuur aan waar nodig? Ben je vlot in contact met collega's en klanten? Dan is deze job als Office Manager in Brugge iets voor jou! Je maakt deel uit van een sterk groeiende organisatie in de medische sector. Interesse? Solliciteer nu! Jouw takenpakket ziet er als volgt uit: - Je staat in voor het onthaal, de...


  • Sint-Agatha-Berchem, Belgique Randstad Professionals - Office & Administration Support Temps plein

    Voor een van onze klanten, gelegen in Diegem, zijn we dringend op zoek naar een administratieve medewerker voor 13 uur per week. De te werken dagen zijn maandag, woensdag en vrijdag, in de voormiddag. - Facility services, zorg voor een schoon en nette kantoorruimte, vergaderingen met de verhuurder, aanspreekpunt voor medewerkers op locatie. -...