Office Manager
il y a 2 jours
**Proximus Ada**is the first Belgian Center of Excellence dedicated to artificial intelligence and cybersecurity which are two key areas to help Belgian society meet the challenges of today and tomorrow.
We are a dynamic and innovative company committed to fostering a collaborative and engaging work environment. We are looking for a highly organized and proactive Office Manager & Finance Coordinator to join our team and ensure the smooth operation of our office.
**Role description**
The Office Manager & Finance Coordinator will be responsible for overseeing the daily administrative functions of the office, ensuring a productive and efficient work environment. This role involves financial management, contract and expense management, workplace management, coordinating with vendors, managing office supplies, organizing company events and supporting the team with various administrative tasks.
**Key responsibilities**
**Financial Management**:
- PO and Invoicing Management: Oversee purchase orders, invoicing, and act as a liaison for B2B financial matters.
- Financial Reporting: Prepare/manage financial reports, assist with timesheet management, and track/report R&D activities.
- Budgeting: Monitor budget allocations, verify expenditures, and support financial forecasting.
**Contract and Expense Management**:
- Manage contracts with internal customers.
- Provide support for office policies and procedures.
- Analyse and manage expense notes and goods receipts.
**Workplace management**:
- Workplace Operations & Improvements: Oversee workplace operations, ensure office supplies, and manage logistics.
- Event Organization Coordination: Organize monthly touchpoints, offsite events, and coordinate catering/event management.
- Facilitate intra-office communication
- Foster Ada culture & mindset
**Required skills**:
- Proven experience (3+ years) as an Office Management.
- **Financial acumen** and experience with financial reporting and invoicing.
- Proficiency in office software (e.g., MS Office suite (in particular: Excel, Outlook, Planner).
- Expertise in dashboarding tools (Power BI) is a big plus
- Excellent organizational and multitasking abilities.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Proactive with can do attitude.
- Problem-solving skills and high attention to detail.
- Ability to work independently and as part of a team.
**Languages**:
- Professional working proficiency & fluency in English is required
- Fluency in French and/or Dutch is a strong asset.
-
Office Manager
il y a 2 jours
Schaarbeek, Belgique HAYS Temps pleinOffice Manager | FR - NL | Vriendelijk omgeving | dynamische omgeving | 1094898 **Je nieuwe rol** Als Office Manager sta je in voor volgende taken: - Je verwelkomt klanten, bezoekers en leveranciers - Je organiseert meetings - Je beheert kantoormaterialen (follow-up van de stock, orders,..) - Je organiseert zowel interne als externe evenementen - Je bent...
-
Office Manager
il y a 1 semaine
Schaarbeek, Belgique Intelect Temps pleinBen jij het organisatietalent dat we zoeken? Iemand die ervoor zorgt dat alles in het kantoor op wieltjes loopt? Bovendien in een positieve en toffe sfeer? Als Office Manager in dit architectenbureau kan je genieten van een gevarieerd takenpakket: - Je bent de rechterhand van de directie en ondersteunt de collega's op administratief vlak - Je ondersteunt...
-
Ai Compliance Officer
il y a 2 jours
Bruxelles Schaarbeek, Belgique Proximus Temps pleinAre you passionate about #AI and #cybersecurity? Do you love working with high profile teams with a sure taste of challenge and variety? You dream of joining a fast-growing company with start-up mentality? Eager to learn continuously and drive innovation via AI while securing the digital world of our customers? Join **Proximus Ada**! **Role...
-
Beweging.NET - Office Manager Vlaams-brabant &
il y a 2 jours
Schaarbeek, Belgique Beweging Temps plein**Beweging.net brengt een breed netwerk van sociale organisaties en duizenden vrijwilligers samen. Samen zoeken wij rechtvaardige oplossingen voor maatschappelijke uitdagingen zodat iedereen goed kan leven en met bijzondere aandacht voor de meest kwetsbaren. We maken dossiers, doen voorstellen, voeren actie en ontwikkelen diensten.** **Om onze interne...
-
Front Office Manager
il y a 5 jours
Bruxelles, Belgique Vendôm Talents Temps pleinVendôm Talents – Nouvelle opportunité - Front Office Manager (F/H) - Sofitel Brussels EuropeVendôm vous propose une opportunité exceptionnelle en tant que Front Office Manager (F/H) au sein du Sofitel Brussels Europe !Le Sofitel Brussels Europe, qui fait partie du prestigieux portefeuille d'hôtels de luxe de Accor, recherche un professionnel dévoué...
-
Office Manager
il y a 2 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique Altavia ACT Temps plein**Office Manager Bilingue** **Vacature in NL** **Qui sommes-nous ?** Altavia.act est une agence de communication spécialisée dans le secteur du retail, des marques au sein du retail et le comportement d’achat des shoppers. Avec une approche unique en matière d’idées créatives et une excellence d’exécution opérationnelle, notre volonté est...
-
Office Manager
il y a 4 semaines
Bruxelles, Belgique Randstad Belgium Temps pleinZoek je een veelzijdige rol waarin jouw organisatietalent en proactieve houding echt het verschil maken? Als Office Manager beheer je agenda's, events en projecten, waarbij je als drietalige spilfiguur zorgt dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Stap in deze uitdagende functie en versterk het team! functie Samen met jouw collega-assistant ben jij...
-
Back Office Assistant
il y a 1 semaine
Schaarbeek, Belgique TPF UTILITIES Temps plein**Functieomschrijving**: Back Office Assistant (V/M/X) TPF-UTILITIES Ons bedrijf is een studie/exploitatiebureau dat zich toespitst op waterbehandeling en energiebeheer in al zijn aspecten (HVAC, hernieuwbare energie en energetische optimalisatie). TPF-Utilities is in volle expansie en biedt zijn werknemers een flexibele en autonome job aan in een brede...
-
Senior Accountant
il y a 4 semaines
Bruxelles, Belgique Family Office Temps pleinNous recherchons un(e) Collaborateur(trice) administratif(ve) et comptable orienté(e) contrôle de gestion pour rejoindre nos sociétés actives dans l’immobilier, l’hôtellerie et la restauration. Sous la supervision directe de la Family Office Manager , vous débuterez sur les opérations comptables courantes, avant d’évoluer...
-
Accountant
il y a 4 semaines
Bruxelles, Belgique Family Office Temps pleinNous recherchons un(e) Collaborateur(trice) administratif(ve) et comptable orienté(e) contrôle de gestion pour rejoindre nos sociétés actives dans l'immobilier, l'hôtellerie et la restauration. Vous intégrerez une structure familiale à taille humaine, où l'esprit d'équipe, la proximité et la rigueur sont au cœur de nos valeurs. Sous la supervision...
