Administrative support
il y a 2 jours
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Job Description
As an Administrative Support in the Public Policy team, you will be providing full administrative support to the Public Policy and Corporate Responsibility team (PPECT). The ideal candidate is a highly motivated and polished professional capable of prioritizing work, who demonstrates exceptional organizational and proactive problem solving skills, professional communication skills, flexibility and teamwork.
Responsibilities
- Event organization including internal team meetings and team building
- Handling of the team's budget and management of the consultancies, support in the vendor/PO processes
- Ad hoc support of the global team manager based in the US (for travel, meeting organization, logistics of events)
- Support in compliance
- Calendar management that supports efficient use of time. Includes scheduling and handling of logistics for department meetings and events.
- Support professional management of external client meetings by preparing in advance relevant meeting materials, bios and travel documents, scheduling conference rooms, making VC arrangements and ordering catering services
- Support virtual meetings using the latest technologies, ensuring seamless execution of logistics
- Scheduling and coordinating complex, multi-leg domestic and international travel, including visa/passport procurement and expense reporting
- Develop and organize departmental files, including the support and use of team sites
- Handle task and special projects assigned
- Support executive communications and presentations using excellent command of computer software programs
- Actively seek continuous improvement by constantly assessing internal administration procedures and propose alternatives for better functioning
- Proactive ability to solve issues, helping to streamline work, drive efficient use
Requirements
- Minimum 5 years administrative experience, within a multinational/international organization is an asset
- Excellent organizational and interpersonal skills with the ability to work independently as well as within a team
- Ability to prioritize and address both regular routine activities and unplanned emergency situations effectively
- Absolute ability to handle confidential issues and material
- Good numerical ability
- Proactive, anticipates issues, flexible, discrete
- Sense of responsibility and accountability with a continuous improvement mindset
- The successful candidate must also demonstrate the ability to communicate effectively with all levels of management, and with external contacts. Both oral and in writing.
- Written and spoken fluency in English is a must, knowledge of French, Dutch or other languages are an asset
- Advanced computer skills using Outlook, Word, Excel and PowerPoint and skillful use of other internal systems such as ATLAS, SAP (expense reporting) and Sharepoint
- Event Planning/Coordination experience
- Extraordinary attention to detail
- Organization and time management: Ability to handle and prioritize a large number of simultaneous assignments for multiple people
- Preferred but not required EU Institution knowledge
- Existing right to work in Europe required
Benefits
- Contract of unlimited duration
- Hybrid model
Vacancy number: 25418
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Administrative Support
il y a 2 semaines
Brussels, Belgique Arcadius Temps plein**Je functie**: The administrative support person works to a high standard providing a range of administrative services to support the efficient and effective operation of the business. The mix of tasks and the associated volumes will depend on the assigned area - the following list is illustrative of the nature of the work and is not exhaustive: **1....
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Support Administratif Reward
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Partena Professional Temps pleinPour le département Reward de Partena Business Solutions, nous recherchons actuellement un support administratif Reward pour rejoindre l’équipe de Bruxelles. En tant que Support Administratif Reward, Vos tâches: - Vous gérez la boîte aux lettres commune et dispatchez vers le bon collègue. - Vous aidez aux calculs pour la location de vélos - Vous...
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Administrative Support
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinBen jij gebeten door **vastgoed** en houd je van administratie? Ben je een echte go-getter en wil je terecht komen in een ambitieus, dynamisch en leuk team? Ben jij de duizendpoot die verschillende taken kan combineren? Ben jij gebeten door **vastgoed** en houd je van administratie? Ben je een echte go-getter en wil je terecht komen in een ambitieus,...
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Support Administratif
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Hatipik Temps plein**Votre rôle**: - Vous serez en charge de nombreuses tâches administratives telles que le classement et la numérisation de documents, l’envoi de courriers, l’envoi de la newsletter, la prise des appels téléphoniques, la réservation de salles et l’organisation de réunions - Vous serez impliqué sur différentes procédures internes...
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Support Administratif
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein**Votre environnement**: La STIB, c'est plus de 10.000 collaborateurs et collaboratrices engagés parmi plus de 300 métiers différents ! Saviez-vous que nous faisons partie des rares entreprises de transport publique au monde s'occupant tant de la conceptualisation et la construction que de la planification et l'exploitation de son réseau ? C'est ce qui...
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Support Administratif
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein**Description du poste**: En tant que support administratif vous assurez le soutien administratif, logistique et organisationnel. Vous travaillez au sein du Service Spécial d'Etudes (Iris Tower-Gare du Nord) et vous rapportez au Management Assistant. Vous collaborez directement avec les secrétariats et chefs des différents départements SSE/DITP, et les...
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Support Technique Administratif
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein**Description de Poste : Support Technique Administratif** **Responsabilités**: - Recevoir et examiner les rapports de diagnostic des techniciens. - Entrer avec précision les informations relatives aux interventions et diagnostics dans le système CRM (Sales Force de préférence). - Maintenir des enregistrements détaillés et à jour de tous les...
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Support Technique Administratif
Il y a 5 mois
Brussels, Belgique AMA European Consulting Temps plein**Description de Poste : Support Technique Administratif** **Responsabilités**: - Recevoir et examiner les rapports de diagnostic des techniciens. - Entrer avec précision les informations relatives aux interventions et diagnostics dans le système CRM (Sales Force de préférence). - Maintenir des enregistrements détaillés et à jour de tous les...
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Employé Administratif Support Logistique
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Daoust Temps plein**Description de l'annonce**: Pour l'un de nos clients situés du côté de Grâce-Hollogne, nous sommes à la recherche d'un employé administratif et support logistique. La mission consiste à être le véritable support administratif pour les dispatchers. La mission consiste à faire beaucoup d'encodage, d'analyse et de classement. **Votre...
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Support Administratif
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Veolia Temps plein**Description de l'entreprise**: Fidèle à sa mission de ‘’ressourceur’’, Veolia offre à ses clients - industriels, collectivités, institutions ou sociétés tertiaires - des services adaptés à leurs défis de développement durable. Nos solutions naissent de réflexions menées avec nos clients et sont basées sur les technologies les plus...
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Support Administratif Et Achat
il y a 2 jours
Brussels, Belgique Daoust Temps plein**Description de l'annonce**: Pour l'un de nos clients du secteur industriel, nous sommes activement à la recherche d'un support administratif et achat. Les responsabilités liées aux achats sont les suivantes: - Gérer les achats quotidiens de A à Z pour le matériel défini (gérer les niveaux de stocks et les commmandes, créer et transmettre les PO,...
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Administrative Support
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Equans Temps plein**Requisition ID**: 49428 **Domain**: Support Functions/Other **Contract type**: Permanent **Schedule**: Full-Time We are looking for **an Administrative Support**, who will join our Request Management Team in **Brussels**, in supporting them with their various support activities: management of the IT department’s invoicing, monthly SES processing for...
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Administrative Support Iii
Il y a 2 mois
Brussels, Belgique FedSync Temps plein_**Please note: This position description is for a Request for Quote (RFQ) response. There is no active vacancy at this time.**_ **About FedSync**: Since our inception, FedSync has been driven by the core values of Accountability, Integrity, Teamwork, Value, Innovation, and Quality. These values define who we are and guide us in every project. Our vision is...
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Administrative Assistant
il y a 7 jours
Brussels, Belgique Everis Temps pleinWe are currently looking for an Administrative Assistant for the local IT department to join our fast-growing team in Brussels. **Main Responsibilities**: Provide administrative support to the local IT team IT asset inventory & lifecycle management (hardware assets as well as software licenses) Maintain the department’s general documentation and...
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Internship Administrative and Multilingual Support
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique Le Pain Quotidien Temps pleinLe Pain Quotidien is seeking a proactive and detail-oriented intern to join our Global Master Franchise-team, providing multifaceted administrative, presentation development, multilingual, and event support. This internship offers a unique opportunity to contribute to organizational efficiency and international communication within a vibrant multinational...
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Support Administrative Project Management
il y a 2 jours
Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein**Description du poste**: En tant que Support administrative Project Management, vous travaillez au sein de la division Transport Systems - Rolling Stock qui est au centre des activités de la STIB et qui gère tout le matériel roulant de cette dernière. Dans ce cadre, vous intégrez une équipe de 4 ingénieurs qui concentrent leurs activités sur...
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Financial and Administrative Support Manager
Il y a 7 mois
Brussels, Belgique ELECTRABEL Temps pleinIdentifiant de la demande: 8816- Lieu de travail: BRUXELLES, BE, 1000Welcome to **ENGIE Belgium**! Every day, we work together to develop efficient energy solutions to build a carbon neutral future! - Nous ne disposons pas du texte français en regard de l'annonce ci-dessous, veuillez nous en excuser. Vous pouvez momentanément la consulter en anglais....
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Administrative Support Buyer Fabrics
Il y a 3 mois
Brussels, Belgique Bellerose Temps pleinBellerose is an ever evolving and growing Belgian fashion brand with an international focus, strong online presence & 21 stores. We’re also sold in 700+ multi-brand stores in 30+ countries around the world. Since 1989, Bellerose has been doing things in our own unique way. Inspired by the world around us, rooted in tradition, but always decidedly moving...
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Be Academy
il y a 4 jours
Brussels, Belgique L'Oreal Temps plein**BE Academy & Administrative support** **Your role**: You are responsible for hosting trainings & events in the Brussels Academy & for the administrative support of the BNL Education Managers **Furthermore, you are responsible for**: - Welcoming trainees and artists/trainers, following-up on catering arrangements and room set-ups. - A welcoming and...
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Support Administratif Project Management
il y a 7 jours
Brussels, Belgique STIB MIVB Temps plein**Description du poste**: Vous travaillez au sein du département Rolling stock et intégrez plus particulièrement le service Acquisition Metro. La mission principale du service est d’assurer l’achat de nouveaux métros pour le remplacement et l’agrandissement de la flotte ainsi que de faire le suivi pendant la période de garantie. En tant que...
