Office Manager

il y a 1 semaine


Leuven, Belgique Guardsquare Temps plein

Guardsquare is looking for an **Office Manager** to join our Leuven office.

In this role you would primarily be responsible for managing our fleet and travel department, and backing up our reception. Furthermore, you'll help handle office management tasks as well as a variety of other administrative tasks.

**Responsibilities**
- Manage **company fleet needs**: be the first point of contact for vendors & leasing companies, take care of vendor & leasing administration, manage orders & delivery of cars, order charging cards and charging stations, control damage claims, employee support, etc.;
- Making **travel arrangements**: collaborate with the company's travel agencies, manage all individual or group business trips, make hotel and flight reservations, etc.;
- Collaborate closely with the finance department, making sure all fleet and travel related expenses are handled and invoices booked;
- **Reception**: welcome visitors and direct them to the right person/department, arrange parking for visitors, handle postal mail, etc.;
- **Office management**: keep office equipment in check, order office supplies, prepare training/meeting rooms, etc.;
- Support the **company's back office in all sorts of administrative tasks**: e.g. documentation and organizing files, database management, scheduling appointments, planning events, preparing presentations, etc..

**Profile**
- You have a **Bachelor Degree or have gained equivalent experience**.
- You have **at least 1 relevant previous experience in a similar role** as an administrative officer/assistant.
- A first experience with fleet and travel management is a plus.
- You have a good general understanding of **business systems such as Google Cloud, MS Office, ERP's/CRM's**,.
- You have excellent communication skills and **outstanding spoken and written skills in Dutch and English**.
- You are very** organizational **and know how to manage priorities and respect deadlines.
- You are** flexible **and open to carrying out more **polyvalent** tasks, depending on business needs.
- Given the nature of your responsibilities, you are** in the office** every day of your work week.

**What Guardsquare offers you**
- A full or part time job with a competitive salary package
- You are provided with the tools & flexibility to develop yourself successfully
- An international environment where you will interact with motivated & open colleagues with different backgrounds
- A workplace where you can share and implement your ideas

**You will be part of a dynamic team that strives for excellence and focuses on continuous education and enhancement in skills. We encourage & empower our trusted colleagues to share their opinions, actively collaborate, and continue to learn and grow.**

**So, what are you waiting for? Join us**

**About Guardsquare**

Guardsquare is based in Leuven (Belgium) with offices in Gent (Belgium), Boston (USA) and Munich (Germany).


  • Office Manager

    Il y a 2 mois


    Leuven, Belgique Kantar XTEL Temps plein

    **OFFICE MANAGER** We are looking for an Office Manager (part-time) for our office in Leuven, who will work in a multifaceted and international environment. **In this role you will**: - Ensure business support in all interpersonal, communicational, and administrative matters on a very high level - Coordinate business meetings and events - Support agenda,...

  • Office Manager

    il y a 5 heures


    Leuven, Belgique Kantar XTEL Temps plein

    **OFFICE MANAGER** We are looking for an Office Manager (part-time) for our office in Leuven, who will work in a multifaceted and international environment. **In this role you will**: - Ensure business support in all interpersonal, communicational, and administrative matters on a very high level - Coordinate business meetings and events - Support agenda,...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Kantar XTEL Temps plein

    OFFICE MANAGERWe are looking for an Office Manager (part-time) for our office in Leuven, who will work in a multifaceted and international environment.In this role you will: Ensure business support in all interpersonal, communicational, and administrative matters on a very high level Coordinate business meetings and events Support agenda, report, preparation...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Leuven, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector. Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector. Ben je een multitasking professional die gedreven is in het coördineren van diverse kantooractiviteiten? Heb je een...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector.Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector.Ben je een multitasking professional die gedreven is in het coördineren van diverse kantooractiviteiten? Heb je een...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Guardsquare Temps plein

    Guardsquare is looking for an Office Manager to join our Leuven office.In this role you would primarily be responsible for managing our fleet and travel department, and backing up our reception. Furthermore, you'll help handle office management tasks as well as a variety of other administrative tasks.Responsibilities Manage company fleet needs: be the first...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    As office manager, you will be responsible for:Managing meeting roomsOrdering office suppliesFleet managementFacility coordinationSupporting internal projects Internal communicationOrganization of internal eventsYou have a bachelor's degree in office management, event management or another relevant fieldYou are fluent in Dutch and EnglishYou have at least 3...

  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Leuven, Belgique Datadobi Temps plein

    -Location: Leuven, Belgium Responsibilities Include: **Office Management** - Organizing company events - Assisting the marketing department for EMEA and APJ marketing events - Coordinating the organization of quarterly and annual sales/operations meetings - Ensuring office efficiency and managing contact with all building-related suppliers (landlord,...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique HAYS Temps plein

    Leuven | Office Manager| NL/FR| Familiale sfeer | 32 verlofdagen **Jouw nieuwe functie** Voor een bedrijf gelegen in **Leuven **zijn we op zoek naar een ** Office Manager.** Het bedrijf is gespecialiseerd in het onderhouden van gebouwen. Als **Office Manager** ondersteun je verschillende departementen zoals ** HR, Aankoop, Customer Service **en de...

  • Office manager

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique Unique Leuven Temps plein

    Niemand is zoals jij, en dat maakt jou 100% uniek. Unique scoort hoog op diversiteit en inclusie, en zetten maximaal in op jouw sterke skills. Bij Unique zijn jouw kwaliteiten het uitgangspunt. De grootste troef dat ben jij!  De enige vraag die je nu nog hebt, waar kan ik solliciteren? Dit kan via de button hieronder of stuur ons een mailtje met je CV...

  • Office manager

    Il y a 2 mois


    Leuven, Belgique Unique Leuven Temps plein

    Niemand is zoals jij, en dat maakt jou 100% uniek. Unique scoort hoog op diversiteit en inclusie, en zetten maximaal in op jouw sterke skills. Bij Unique zijn jouw kwaliteiten het uitgangspunt. De grootste troef dat ben jij!  De enige vraag die je nu nog hebt, waar kan ik solliciteren? Dit kan via de button hieronder of stuur ons een mailtje met je CV...

  • Administratie Expert

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique Freelance Office BV Temps plein

    **Hoe ziet jouw functie eruit?** In functie van de noden van onze klanten, kan je ingezet worden voor onder meer: - Office-management - Agenda/ Mailbox beheer - Opstellen/ opvolgen van facturen, offertes,. - Diverse algemene administratie - Reizen/hotels boeken - Kantoorbestellingen - Reilen en zeilen van kantoor klanten - Fleet management **Jouw...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**: Kom je graag in een leuke omgeving terecht als **Office Manager**? Dan is deze vacature bij een toonaangevende makelaar van studentenvastgoed in hartje Leuven echt iets voor jou! Wij zijn op zoek naar een v**oltijds of 4/5e Office Manager**. - jouw taken bestaan uit het fysiek en telefonisch onthaal van bezoekers, voornamelijk huurders en...

  • Office Manager

    il y a 1 mois


    Leuven, Belgique Veoware Space Temps plein

    **WHAT YOU WILL DO** You will support the company and the team as whole. You will lead the admin, office and happiness management of the company. You will coordinate the on-boarding & off - boarding of company team members (incl. creating IT accounts & granting the necessary rights and permissions to the users). You will lead the processing & sorting of...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**:Kom je graag in een leuke omgeving terecht als **Office Manager**? Dan is deze vacature bij een toonaangevende makelaar van studentenvastgoed in hartje Leuven echt iets voor jouWij zijn op zoek naar een v**oltijds of 4/5e Office Manager**.- jouw taken bestaan uit het fysiek en telefonisch onthaal van bezoekers, voornamelijk huurders en...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Leuven, Belgique Twipe Mobile Temps plein

    As Office Manager you will be responsible for making Twipe a exciting place to work. From HR administration over car fleet management to our office supplies, you will be the go-to person for all your colleagues. Dare to make the difference and have impact from Day One! **Your responsibilities** - You will take ownership of the Twipe offices, creating an...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Veoware Space Temps plein

    WHAT YOU WILL DOYou will support the company and the team as whole. You will lead the admin, office and happiness management of the company.You will coordinate the on-boarding & off- boarding of company team members (incl. creating IT accounts & granting the necessary rights and permissions to the users).You will lead the processing & sorting of the company...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique QAELUM Temps plein

    We are currently looking for an Office manager.Qaelum NV is a fast-growing medical software solutions provider caring about patient safety and quality improvement in medical imaging environments. Started as a startup of the University Hospitals of Leuven, Belgium, it is now the preferred choice for major institutions all over the globe. We believe it is our...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique Bogaert & Bosmans Bedrijfsrevisoren Temps plein

    **In de rol van office manager** Is je belangrijkste verantwoordelijkheid het ondersteunen van de bedrijfsrevisoren bij de voorbereiding van rapporten. Dit betreft een breed spectrum aan ‘eenmalige opdrachten’ in het kader van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voor een zeer divers cliënteel. - Ondersteun je de bedrijfsrevisoren bij...

  • Office Manager

    il y a 1 semaine


    Leuven, Flandre, Belgique Diabatix nv Temps plein

    About us## ResponsibilitiesYour primary responsibility is to oversee and support all administrative duties in the office and ensure that office is operating smoothly.Some of your duties include: Overseeing daytoday operations to ensure a smooth and productive work environment Managing office supplies, equipment, and maintenance to guarantee optimal...