Office Manager

Il y a 6 mois


Leuven, Belgique Guardsquare Temps plein

Guardsquare is looking for an **Office Manager** to join our Leuven office.

In this role you would primarily be responsible for managing our fleet and travel department, and backing up our reception. Furthermore, you'll help handle office management tasks as well as a variety of other administrative tasks.

**Responsibilities**
- Manage **company fleet needs**: be the first point of contact for vendors & leasing companies, take care of vendor & leasing administration, manage orders & delivery of cars, order charging cards and charging stations, control damage claims, employee support, etc.;
- Making **travel arrangements**: collaborate with the company's travel agencies, manage all individual or group business trips, make hotel and flight reservations, etc.;
- Collaborate closely with the finance department, making sure all fleet and travel related expenses are handled and invoices booked;
- **Reception**: welcome visitors and direct them to the right person/department, arrange parking for visitors, handle postal mail, etc.;
- **Office management**: keep office equipment in check, order office supplies, prepare training/meeting rooms, etc.;
- Support the **company's back office in all sorts of administrative tasks**: e.g. documentation and organizing files, database management, scheduling appointments, planning events, preparing presentations, etc..

**Profile**
- You have a **Bachelor Degree or have gained equivalent experience**.
- You have **at least 1 relevant previous experience in a similar role** as an administrative officer/assistant.
- A first experience with fleet and travel management is a plus.
- You have a good general understanding of **business systems such as Google Cloud, MS Office, ERP's/CRM's**,.
- You have excellent communication skills and **outstanding spoken and written skills in Dutch and English**.
- You are very** organizational **and know how to manage priorities and respect deadlines.
- You are** flexible **and open to carrying out more **polyvalent** tasks, depending on business needs.
- Given the nature of your responsibilities, you are** in the office** every day of your work week.

**What Guardsquare offers you**
- A full or part time job with a competitive salary package
- You are provided with the tools & flexibility to develop yourself successfully
- An international environment where you will interact with motivated & open colleagues with different backgrounds
- A workplace where you can share and implement your ideas

**You will be part of a dynamic team that strives for excellence and focuses on continuous education and enhancement in skills. We encourage & empower our trusted colleagues to share their opinions, actively collaborate, and continue to learn and grow.**

**So, what are you waiting for? Join us**

**About Guardsquare**

Guardsquare is based in Leuven (Belgium) with offices in Gent (Belgium), Boston (USA) and Munich (Germany).


  • Office Manager

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector. Robert Half is op zoek naar een **parttime office manager** voor een bedrijf in **Leuven** actief in de fintech sector. Ben je een multitasking professional die gedreven is in het coördineren van diverse kantooractiviteiten? Heb je een...

  • Office Manager

    Il y a 7 mois


    Leuven, Belgique Datadobi Temps plein

    -Location: Leuven, Belgium Responsibilities Include: **Office Management** - Organizing company events - Assisting the marketing department for EMEA and APJ marketing events - Coordinating the organization of quarterly and annual sales/operations meetings - Ensuring office efficiency and managing contact with all building-related suppliers (landlord,...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines


    Leuven, Belgique TinkerList Temps plein

    **Your mission**: We are seeking a resourceful and pro-active Office Manager, also known as our “Office Fixer”. You will play a critical role in ensuring our office runs smoothly by coordinating travel logistics and providing our team with the resources they need to succeed. Additionally, you will act as a direct liaison, managing the organization of the...


  • Leuven, Belgique Larcier-Intersentia Temps plein

    **Authors Management Officer, Leuven** At Larcier-Intersentia, we enable knowledge. With software, online databases, books, journals and trainings. We are embarking on a thrilling journey towards the future of information, supported by a strong international group, and vast investments in new technologies. To support us on this growth path, we are looking...

  • HR - en Office Manager

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Wij zoeken een enthousiaste en gedreven Office & HR Manager voor onze klant in Leuven. In deze sleutelrol speel je een cruciale rol in de onderneming door niet alleen de loonadministratie te verzorgen, maar ook te zorgen voor de soepele werking van het kantoor en een positieve werkervaring voor je collega's. Hun dynamische team van 20...

  • HR - en Office Manager

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Unique Temps plein

    **Omschrijving**: Wij zoeken een enthousiaste en gedreven Office & HR Manager voor onze klant in Leuven. In deze sleutelrol speel je een cruciale rol in de onderneming door niet alleen de loonadministratie te verzorgen, maar ook te zorgen voor de soepele werking van het kantoor en een positieve werkervaring voor je collega's. Hun dynamische team van 20...

  • Office & Management Assistant

    il y a 4 semaines


    Leuven, Belgique Paleo Temps plein

    Paleo is op zoek naar een zelfstandige en energieke: **Office & Management Assistant** Als Office & Management Assistant sta je mee in voor het efficiënt en soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten in onze KMO (25+ VTE’s). In een bruisende start-up omgeving komt er wekelijks heel wat op je af, maar je houdt het hoofd immer koel en denkt...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines


    Leuven, Belgique Incinera Divetran Temps plein

    Dieren crematorium Divetran in Zellik is ontsproten uit de dierenambulance VETAS en ontstond destijds als alternatief voor het vilbeluik. Het crematorium biedt eigenaars van een huisdier de mogelijkheid op een waardige manier afscheid te nemen van hun overleden dier. Dit kan bovendien tegen een aanvaardbare prijs, die ongeveer overeenkomt met die van het...


  • Leuven, Belgique Lemcon Temps plein

    Lemcon is een aannemingsbedrijf met burelen aan de Tiensesteenweg te Kessel-Lo, vlakbij Leuven. Lemcon wenst zijn team te versterken met een administratief bediende/Office Manager. Ben jij op zoek naar een gevarieerde job en heb je een grote affiniteit met de bouwsector? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken! **Functiebeschrijving** Als Office...

  • Management Assistant

    Il y a 2 mois


    Leuven, Belgique Start People Office Leuven Temps plein

     DescriptionOne of our customers who is a leader in manufacturing of advanced technology solutions including Multi-Tasking, Hybrid Multi-Tasking, 5-axis, milling, turning, CNC controls, Laser Processing machines and automation. They are looking for an Management Assistant. The goal in this position is as efficiently as possible execute administrative and...

  • HR Officer m/v/x

    Il y a 4 mois


    Leuven, Belgique Start People Office Leuven Temps plein

     DescriptionAls HR Officer werk je aan het oplossen van organisatorische uitdagingen, met focus op onboarding, training en ontwikkeling, interne communicatie, evaluatieprocessen en Employer Branding. Je bent een belangrijke gesprekspartner voor zowel medewerkers als management en helpt de tevredenheid en sfeer te verbeteren. Jouw aanpak maakt je een...

  • Documentation Officer

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Donaldson Temps plein

    Donaldson is committed to solving the world’s most complex filtration challenges. Employing innovation and breakthrough solutions, we are advancing filtration for a cleaner world. We look for the best people to help us succeed, offering opportunities to learn, effect change, and make meaningful contributions at work and in our communities. This is a place...


  • Leuven, Belgique Kinepolis België Temps plein

    Kinepolis Group NV ontstond in 1997 uit een fusie van twee familiale bioscoopgroepen en werd beursgenoteerd in 1998. Kinepolis staat voor een innovatief bioscoopconcept dat als baanbrekend geldt in de sector. Naast haar bioscoopactiviteit is Kinepolis ook actief in filmdistributie, eventorganisatie, schermreclame en vastgoedbeheerder van...

  • Office Manager

    il y a 6 jours


    Leuven, Belgique Studio Dar Temps plein

    **Ben jij een multitasking administratief talent met oog voor detail? Studio Dar - dé partner in futureproof werkomgevingen - zoekt jou!** **Studio Dar** transformeert werkplekken tot inspirerende, flexibele omgevingen die klaar zijn voor morgen. Om onze groei kracht bij te zetten, zoeken we een administratieve en logistieke duizendpoot. Ben jij klaar om...

  • Office Assistant

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Syus Temps plein

    Syus is een vastgoedontwikkelaar met de focus op investeringsvastgoed. Syus (her)ontwikkelt investeringsvastgoed in Leuven, Brussel, Antwerpen,en beheert en verhuurt het patrimonium van derden. Focus hierbij ligt op studentenvastgoed. Voor ons verhuurkantoor in Leuven zijn wij op zoek naar een gemotiveerde office assistant. **Functiebeschrijving** Als...

  • Procurement Officer

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique GC Europe Temps plein

    **GC Corporation** was founded in 1921 in Japan and has developed itself into one of the most prominent companies in the development, production and distribution of a very wide range of dental products. Since 1972 GC Europe NV, our European Headquarter is located at the Researchpark Haasrode in Leuven. **GC Europe NV** supports and leads our different sales...

  • Procurement Officer

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique Stegmann Temps plein

    Functieomschrijving We are currently looking for a Procurement Officer to join our team in Leuven. The officer will support Direct Purchasing activities both domestically, and internationally, by obtaining and reviewing quotes, negotiating with suppliers, generating purchase orders, and monitoring open orders and vendor performance. Main...


  • Leuven, Belgique Actief Interim Temps plein

    Looking for a new job opportunity and experience in an administrative position? Our client in Leuven is looking for an Allround Administrative Officer.Responsibilities - Manage company fleet needs - Making travel arrangements - Collaborate closely with the finance department - Backing up the reception - Office management - Support the company in all sorts of...

  • HR Officer

    Il y a 6 mois


    Leuven, Belgique GC Europe Temps plein

    **GC Corporation** was founded in 1921 in Japan and has developed itself into one of the most prominent companies in the development, production and distribution of a very wide range of dental products. Since 1972 GC Europe NV, our European Head Office is located at the Researchpark Haasrode in Leuven. GC Europe NV supports and leads our different sales...

  • HR Officer

    il y a 2 semaines


    Leuven, Belgique GC Europe Temps plein

    **GC Corporation** was founded in 1921 in Japan and has developed itself into one of the most prominent companies in the development, production, and distribution of a very wide range of dental products. Since 1972 **GC Europe NV,** our European Headquarter is located at the Researchpark Haasrode in Leuven. GC Europe NV supports and leads our different sales...