Gestionnaire Administratif/administrative

Il y a 2 mois

LouvainlaNeuve, Belgique UCLouvain Temps plein

L’UCLouvain recrute un-e Gestionnaire administratif/administrative (H/F/X)

**Référence du poste**: SF 36092

Publication interne et externe jusqu'au 22/02/2024

Pour l'Institut des langues vivantes (Entité associée à l'ADEF)

**Site principal**: Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps partiel (min 60%) ou à temps plein, pour une durée déterminée (contrat de remplacement jusqu'au 15/07/2024)

**Entrée en fonction**: 15/04/2024

Fonction

Assurer la gestion administrative des activités d’enseignement, en particulier:

- les horaires et locaux de cours ;
- l’accueil et l’inscription (aux cours et aux examens) des étudiant-es (y compris les étudiant-es internationaux-ales, les chercheurs-euses / doctorant-es et les membres du personnel) ;
- le suivi administratif des dossiers étudiant-es ;
- les bases de données et documents administratifs en lien avec les cours (création et mise à jour de fiches descriptives) ;
- la récolte et la transmission des notes d’examen ;
- la délivrance d’attestations et de certificats.

Assurer un support administratif et logistique aux enseignant-es (accueil, horaires, locaux, démarches administratives) ;
Collaborer avec les facultés et services généraux concernés par les missions ci-dessus ;
Collaborer à l’information et à la communication interne et externe sur les missions d’enseignement et de formation ainsi que sur les activités pédagogiques de l’ILV ;
Collaborer à l’organisation d’événements (conférences, rencontres, journées pédagogiques, journée portes ouvertes,) ;
Organiser et assurer la gestion administrative et logistique d’examens et tests internationaux.

Travailler en bonne collaboration avec les équipes administratives, pédagogiques, et techniques de l’Institut ;
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de bachelier (graduat) en secrétariat de direction ou équivalent.

Bonne connaissance des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Outlook).

Connaissance de logiciels graphiques (Suite Adobe, Canva).

Très bonne connaissance de la langue française (en particulier écrite).

Connaissance active de l’anglais (parlé et écrit - niveau B2-C1), les autres langues (en particulier l’espagnol et le néerlandais) constituent des atouts.

Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec de multiples entités (administrations facultaires, services généraux).

Capacité d’organisation, d’anticipation, d’adaptation.

Sens des priorités (tâches multiples), autonomie, esprit d’initiative.

Sens du contact et de l’écoute active.

**Sont des atouts**: Connaissance et expérience des principaux outils de gestion administrative de l’enseignement et de la communication à l’UCLouvain (ADEsoft, EPC, Drupal, Alfresco, Osis, SAP) ; Expérience réussie dans une fonction similaire.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.

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    Louvain-la-Neuve, Wallonie, Belgique Jobmatch Temps plein

    Vous réservez un accueil chaleureux aux clients, tant par téléphone qu'en présentiel- Vous êtes responsable du bon fonctionnement du bureau et faites appel à des spécialistes en cas de besoin, vous êtes le point de contact avec le gestionnaire du bâtiment- Vous traitez les demandes administratives de la boîte mail principale- Vous vous occupez du...

  • Employé Administratif/réceptionniste

    il y a 3 semaines

    Ottignies-Louvain-la-Neuve, Belgique Talentus Temps plein

    Talentus est le partenaire de votre carrière ! Nous assurons le match parfait entre vos aspirations professionnelles et les ambitions de nos clients. Notre mission est de construire ensemble votre avenir professionnel ! **Positionner**: Vos responsabilités: - Vous êtes responsable de l'accueil des visiteurs et des coursiers, - Vous gérez les...