Administrative Assistant M/w/x

il y a 3 jours


SintGillis, Belgique CIJ - INSTITUTIONS EUROPÉENNES Temps plein

**Company description
**The International Commission of Jurists (ICJ) is a worldwide network of judges and lawyers united in affirming international law and rule of law principles that advance human rights. We are recruiting a _dynamic and flexible professional _to support the work of the ICJ Europe and Central Asia Programme (ECA) and the Brussels office by ensuring efficient office management, HR support, finance support and logistic support. This is a 6-month full-time contract with a possibility of renewal.**Description of the function
**Office management**
- Organize office operations such as handling maintenance, mailing, shopping, supplies and equipment;
- Handle incoming telephones, faxes and organize the use of post and courier services;
- Handle and maintain office stocks and assets, including through regular inventory;
- Ensure effective communication while representing the ICJ-European Institutions in discussionswith the external partners, as ¿Moniteur Belge¿, ONSS, landlord, service providers, etc. and manage contracts with external providers and partners;
- Ensure the proper up-keep, maintenance and professional appearance of the office premises.

**Human resources**
- Support Europe and Central Asia Programme and Brussels office recruitment processes (from interviews to contract preparation);
- Process Brussels-based staff (5 people) monthly payroll with the support of payroll provider (UCM);
- Coordinate and maintain filing system for ECA staff and consultants (11 people) file administration;
- Maintain relationship and communication with external HR partners, insurances and Belgian Social Secretariat Services (ONSS).

**Logistics**
- Support organisation of events, including conferences, seminars, and other meetings, including the choice of providers and liaising with participants;
- Prepare necessary travel documents and visas for staff and event participants;
- Support monitoring and evaluation of events;
- Ensure smooth communication with the suppliers, timely reception of invoices and otherrelevant paperwork and ensure proper filing.

**Finance support**
- Support the Finance Officer to follow-up and ensure appropriate filing of credit cards claims, costs reimbursements, per diem, etc.;
- Support the Finance Officer to ensure appropriate encoding or project's partners financial report in the accounting system;
- Ensure appropriate filing of documentation;
- When required, assist the Geneva and/or Brussels Finance Officer with organisational and projects audits by gathering documentation.

**Profile description
**Education & Experience**
- Higher education diploma or formation in business, public administration or similar.
- 1-2 years of relevant administrative experiencein a similar role in an NGO and/or in an international organisation is a strong asset.

**Other requirements**
- Strong organizational, planning, time-management, and analytical skills;
- Attention to detail and accuracy;
- Good team player with excellent interpersonal and communication skills;
- Proactive and hands-on attitude;
- Spoken and written fluency in English (C1) required; advanced level in French (B2) an asset. Any other languages a strong asset (particularly Russian and Turkish).
- Proficient use of Microsoft office suite. Knowledge of online meeting platforms (such as Zoom) an asset;
- Knowledge of payroll processing systems (such as UCM appipay) an asset;
- Good knowledge of social and work legislation in Belgium an asset;
- Ability to work under pressure and to adapt to changing priorities and needs;
- Commitment to human rights and the rule of law;
- EU citizenship or right to work in Belgium.

The position is based in Brussels (central location). No relocation package is foreseen.

**Benefits of the position**
- 25 leave days / year
- meal vouchers
- additional hospital insurance
- flexible working hours

**Additional information**
Workplace ,

Contract type : CDD


  • Assistant Administratif

    Il y a 7 mois


    Sint-Gillis, Belgique Impact NV Temps plein

    En tant qu’assistant administratif vous combinez différentes tâches administratives. Vous travaillez en fonction du client et êtes toujours partant pour venir en aide à vos collègues. **Fonction**: - Vous êtes le 1e point de contact de la société: accueil transfère des lignes téléphonique, gestion des mails. - Vous gérez les dossiers clients...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** **Talent Solutions** is currently looking for an **Administrative Assistant/ Accountant (M/F/x) **to join a company based in Brussels. **Robert Half** **Talent Solutions** is currently looking for an **Administrative Assistant/ Accountant (M/F/x) **to join a company based in Brussels. Our client is active in the **industrial sector**. The...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois


    Sint-Jans-Molenbeek, Belgique SAM SPORT asbl Temps plein

    **Assistant Administratif H/F/X** **EXPÉRIENCE EXIGÉE** **Description de l’entreprise** Une ASBL située à Molenbeek-Saint-Jean, qui propose depuis plus de 10 ans des cours de natation pour apprendre à nager dès le plus jeune âge et qui en parallèle organise des stages sportifs durant les vacances scolaires. Recherche un **Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif

    il y a 3 jours


    Sint-Gillis, Belgique CPAS DE SAINT-GILLES Temps plein

    **Description de l’entreprise **Position hiérarchique** - Sous l'autorité directe du coordinateur du back-Office ; - Sous l'autorité indirecte du Directeur du département social ; - Sous l'autorité organique du Secrétaire général Le CPAS de Saint-Gilles cherche un **Assistant administratif **(H/F/X) **Description de la fonction** - Assurer un...


  • Sint-Gillis, Belgique dietplus Shop Group Temps plein

    **À propos de dietplus**: dietplus, leader dans le domaine du rééquilibrage alimentaire, est une entreprise dynamique engagée dans la mission de rééquilibrer l'alimentation pour une perte de poids saine et durable. Notre culture d'entreprise, centrée sur l'innovation, la collaboration, et la responsabilité sociétale, offre un cadre de travail...


  • Sint-Gillis, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein

    **Code de sélection**: - XFS24051**Langue**: - Français**Diplôme**: - Secondaire supérieur**Type de contrat**: - Statutaire**Niveau de fonction**: - C**Type de recrutement**: - Recrutement client payant**Durée**: - Durée indéterminée**Lieu de travail**: - 1060 Saint-Gilles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Contenu de la...


  • Sint-Gillis, Belgique TUC Rail Temps plein

    Rejoins-nous en tant qu'Administrative Assistant et participe ainsi à nos ambitieux projets. **Mission**: Au sein de TUC RAIL, le département QHS est actif dans les domaines suivants: - Quality & Risk - Key Performance : responsable du système de gestion de la qualité, du suivi des KPI et des audits dans le cadre, notamment, de la certification ISO -...


  • Sint-Pieters-Woluwe, Belgique CPAS Woluwe-Saint-Lambert Temps plein

    **La société**: Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute pour **sa Maison de Repos et de Soins et son Antenne Andromède**: **Un Assistant Administratif (h/f/x)**:dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée, pour le Home Saint-Lambert et pour l’Antenne Andromède, avec une entrée en fonction la plus rapide...

  • Assistant-e Sociale

    il y a 4 semaines


    Sint-Gillis, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT** **-E SOCIAL-E** **CONTRAT DE REMPLACEMENT (MIN. 6 MOIS) - TEMPS PLEIN - SAINT-GILLES** **CAP BRABANTIA, partenaire de Caritas International, assure une assistance et un suivi aux** **personnes dans le besoin à travers un premier accueil, une analyse de la situation individuelle, une** **orientation ou un accompagnement.** Pour renforcer...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique CPAS Woluwe-Saint-Lambert Temps plein

    **La société**: Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute pour **sa Maison de Repos et de Soins et son Antenne Andromède**: **UN ASSISTANT ADMINISTRATIF (h/f/x)**: dans le cadre d’un contrat de remplacement de minimum 4 mois avec possibilité de prolongation, pour le Home Saint-Lambert et pour l’Antenne Andromède, avec une...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique CPAS Woluwe-Saint-Lambert Temps plein

    **La société**: Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute **Un Assistant administratif (h/f/x)**: sous contrat de remplacement à temps plein au barème C1 de la fonction publique, avec une entrée en fonction rapide pour l**e service de Gestion des Carrières au sein des Ressources Humaines.** Ce service est en charge du...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique CPAS de Woluwe-Saint-Lambert Temps plein

    **Société**: Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute **Un Assistant administratif (h/f/x)**: sous contrat de remplacement à temps plein au barème C1 de la fonction publique, avec une entrée en fonction rapide pour l**e service de Gestion des Carrières au sein des Ressources Humaines.** Ce service est en charge du...


  • Sint-Gillis, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: **Nous recherchons deux assistants administratifs enthousiastes, pour des départements différents, mais au sein de la même entreprise !** **Pour le premier département, vous serez responsable des tâches suivantes**: - En collaboration avec votre collègue, vous êtes responsable de l'organisation et du suivi administratif des...

  • Management Assistant

    il y a 3 jours


    Sint-Gillis, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** **Talent Solutions **recherche un(e)** Management Assistant.** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Bruxelles. **Robert Half** **Talent Solutions **recherche un(e)** Management Assistant.** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le **secteur de la technologie et...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique SODE HOTEL LA WOLUWE Temps plein

    **Description de l’entreprise **Tangla Brussels is the enbodiment of the Tanggula Mountain legend. The interior architecture has been modelled by the award-winning Hirsch Bedner Associates Agency and it is the first Orientally inspired design hotel to arrive in the European capital, Brussels. David Tkint, HBA Partner and lead designer explains that Tangla...


  • Sint-Gillis, Belgique TUC Rail Temps plein

    **Wil jij als Administrative Assistant IT meewerken aan de ambitieuze projecten van TUC RAIL?**: **Mission**: - (La version en français se trouve ci-dessous)_ TUC RAIL is op zoek naar een Administratieve Medewerker voor de unit Technology & Methods (IT). We zoeken een gemotiveerde en proactieve persoon die de administratieve taken van een IT afdeling...

  • Facility Assistant

    Il y a 7 mois


    Sint-Gillis, Belgique TUC Rail Temps plein

    Rejoins-nous en tant que Facility Assistant et participe ainsi à nos ambitieux projets! **Mission**: Le département Facilities est en charge de la gestion des bâtiments et des services qui y sont associés (tels que l’aménagement des bureaux, la sécurité, le nettoyage, le courrier, l’archivage, etc.), de l’achat et de la distribution des biens...

  • Assistante de Direction

    Il y a 7 mois


    Sint-Gillis, Belgique Allo Intérim Temps plein

    **Opportunité Passionnante à Bruxelles - Assistant(e) de Direction Recherché(e)!** **Bienvenue dans une Aventure Professionnelle Exceptionnelle.** Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi professionnel à Bruxelles ? Nous avons l'opportunité parfaite ! Nous recrutons actuellement un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre une équipe...

  • Assistant de Direction

    Il y a 3 mois


    Sint-Gillis, Belgique Laboratoire Draily Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction motivé(e) et organisé(e) pour rejoindre une équipe dynamique. En tant qu'assistant de direction, vous serez le bras droit du dirigeant supérieur de l'entreprise. Votre rôle principal consistera à fournir un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel pour faciliter le bon...


  • Sint-Lambrechts-Woluwe, Belgique CPAS Woluwe-Saint-Lambert Temps plein

    **La société**: Le Centre Public d’Action Sociale de Woluwe-Saint-Lambert recrute pour son **Département de l’Action Sociale (DAS) dans le cadre de **l’accueil des ressortissants ukrainiens** **Deux Assistants Administratifs (h/f/x)** Dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée à temps plein avec une **entrée en fonction...