Spécialiste de La Gestion Des Documents

Description de l'entreprise Actif depuis 1909, le Groupe BESIX est devenu une entreprise multidisciplinaire occupant une position phare sur ses marchés d’activité : construction, promotion immobilière et concessions. BESIX Contracting est spécialisée dans la réalisation d’ouvrages de construction, infrastructurels et maritimes qui se distinguent souvent par leur complexité. Au Benelux et en France, le Groupe est représenté en force par les filiales régionales BESIX Infra, Vanhout, Wust, Jacques Delens et Lux TP, garantes d’une approche locale. En collaboration avec les entités Franki Foundations, Socogetra, BESIX Environment et BESIX Unitec, le Groupe propose des solutions de niche spécialisées telles que les fondations profondes, la géo-ingénierie, les travaux routiers, le traitement de l’eau ainsi que la pose de câbles et conduites. Forts de notre expérience sur nos marchés nationaux, nous nous sommes également forgé une solide position en dehors de l’Europe. Un exemple typique réside dans le Moyen-Orient, où nous avons élaboré un portefeuille impressionnant en l’espace de 50 ans. Cette diversification des activités comme de la portée régionale porte ses fruits car elle diminue notre exposition aux risques. Description du poste **Mise en œuvre du projet (30 %)**: - Sur base d'une analyse des besoins et des contraintes du projet, vous soutenez le projet dans l'implémentation, la configuration des outils de gestion documentaire supportés par BESIX (Bricsys, Aconex,...). - A la fin des projets, vous soutenez l'équipe exécution sur le chantier en organisant la démobilisation et l'archivage. Vous soutenez la collecte des livrables "As-built" et supervisez l'extraction des fichiers électroniques de l'eDMS requis par tout tiers ; - Vous créez et gérez le contrat de support avec le projet ainsi que la facturation régulière. **Amélioration continue (30%)**: - Vous créez et maintenez des modèles "DMS" conformément aux procédures IMS de BESIX (mise en place de la codification applicable, des workflows d'approbation et de transmission des documents,...) ; - Vous organisez des réunions d'évaluation de la gestion des documents avec le Document Manager et l'équipe de projet pour discuter des améliorations potentielles et pour partager les meilleures pratiques dans le domaine ; - Vous soutenez activement les améliorations des développements des outils eDMS et vous participez à la coordination des développements par les fournisseurs de logiciels. **Coaching - formation (30%)**: - Vous donnez des sessions de formation au Project Document Officer et aux secrétaires sur l'utilisation de l'outil de gestion documentaire ; - Vous donnez des présentations/démos publiques de l'outil de gestion documentaire BESIX aux utilisateurs sur les chantiers (utilisateurs internes, client et approbateurs, sous-traitants...) ; - Tout au long du projet, vous êtes responsable du support aux utilisateurs, de la veille et du support aux processus, vous coordonnez la résolution des problèmes liés à l'informatique. **Veille du marché (10%)**: - Vous êtes le contact principal avec les fournisseurs d'eDMS préférés : Bricsys et Aconex. - Vous gérez l'accord-cadre avec les fournisseurs préférés: facturation, vérification et amélioration des clauses contractuelles, vérification des volumes contractuels par rapport aux volumes consommés sur les projets. - Vous évaluez régulièrement les outils du marché et fournissez/maintenez à jour une matrice d'arbitrage à la direction. **Qualifications**: - Vous êtes titulaire d'une licence, de préférence en gestion de documents, en sciences de l'information ou équivalent par expérience ; - Vous avez une expérience confirmée en tant que Document Controller ou Lead Document Controller dans la construction ; - Vous avez de l'expérience avec plusieurs outils de gestion de documents dans la construction ; Vous avez une très bonne connaissance de l'anglais ; une bonne connaissance du néerlandais et du français ; - Vous êtes prêt.e à voyager à l'étranger pour des missions de courte durée (+/- 1 semaine). **Vos compétences** - Vous vous impliquez dans la compréhension globale de tout projet qui requiert votre soutien ; - Vous travaillez de manière proactive en suggérant des améliorations et des mesures possibles pour résoudre les problèmes rencontrés en matière de gestion documentaire et de l'outil électronique utilisé ; - Vous donnez des conseils et des recommandations aux chefs de projet et aux directeurs techniques en matière de gestion documentaire ; - Vous êtes empathique : vous écoutez et comprenez les problèmes des parties prenantes et les transformez en opportunités d'amélioration. - Vous êtes autonome et rigoureux.se ; - Vous avez un bon sens de l'organisation ; - Vous êtes capable d'effectuer plusieurs tâches en même temps, d'identifier les priorités et les urgences ; - Vous avez