Executive Assistant
Il y a 4 mois
**UITP (International Association of Public Transport) is a passionate champion of sustainable urban mobility and is the only worldwide network to bring together all public transport stakeholders and all sustainable transport modes. **Membership and Global Operation (MGO) team is responsible for membership and regional **development within UITP. The Membership team is based in the headquarters in Brussels and the Global team is based in 13 regional offices** around the world.
The primary role is to provide administrative and office support to the Senior. Director, Membership and Global Operations in all functions related to efficient operations of the department.
MAIN DUTIES
1) Key contact for Senior Director (MGO) for all administrative and logistics tasks and responsible for:
- Manage agenda for all activities related to MGO department (events, trainings, meetings etc.)
- Update the Department Intranet page and MGO Teams channel
- Update Global timesheet according to internal rules
- Provide update of MGO Organisational Chart to with the persons in charge in People Management department
2) Coordinate the preparation of the regional offices’ project submissions (MyIdea), projects and operational budgets related to them, together with the project managers and in close collaboration with the Senior Director (MGO). This involves, for instance, setting regular catch-up meetings to ensure communication, updates on the progress of projects and initiatives with key regional offices. Support regional offices as Project Management Reference for the Department.
- Ensure successful coordination with UITP’s internal Projects Board for the presentation of the projects by the PMs and for the implication of MGO in other projects -- Project Management support for some selected projects led by MGO
3) Act as the main point of contact for any administrative and logistic issue related to the MGO Department.
4) Support the regional offices as needed including preparation for some regional Newsletters, logistics and event management (webpage, registrations, invoicing, support for sponsorship, invitation letter, support in speakers management, preparation of supporting documents (Run of Show, etc. this implies to collect documents and regular updates in coordination with the Communication department to promote the event, post-event communication, project/budget closure)
5) Support UITP’s Communications & Marketing (MarCom)activities as it relates to global operations, for example:
- Support launch of any new regional digital channels approved by MarCom
- Support MGO by providing content for regional webpages and Mailchimp campaigns, and creating Efficy registration pages for some regional events/trainings
- MGO Contact point for MarCom to ensure smooth coordination between departments:
Actively participate in weekly Editorial Team meetings to ensure planning and timely dissemination of MGO activities on UITP’s MarCom Channels, including website and social media
Attend monthly Internal Communication Meeting to ensure MGO’s visibility in the association and to keep MGO updated on activities within the organisation
Schedule regular meetings between the Senior Directors for MGO and Communication and Marketing Department to align on future MarCom actions
6) Department finance and administration
- Update dashboards with expenses, file purchase orders and invoices
- Organise department meetings (calendar and agenda) and regular meetings with other departments
- Prepare and disseminate minutes
- Manage actively the calendars (MGO holidays calendar, K&I calendar, Senior Director’s calendar)
- Follow and approve invoice workflow
7) Organisation MGO’s participation in the annual staff retreat (hotel and flight bookings, budget tracking and then reporting to SGO, PO, visa letters)
8) Follow-up and support the update of UITP database and online platforms (Efficy, MyLibrary,) with reference to the Dept activities.
- Support new colleagues on digital tools including Efficy, PMP and other when relevant
9) Induction meetings with newcomers to present MGO department
At least 2- 3 years experience in a similar position, preferably in an international context
Excellent level of English both written and spoken
- other languages are an asset
IT literate
Excellent communication and organisational skills - ability to prioritise and work to deadlines
Integrity, discretion and reliability
Dedicated and happy to support a dynamic team
-
Executive Assistant
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Robert Half Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Vind je het leuk om zakelijke bijeenkomsten te coördineren en te organiseren? Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Jongleer jij nauwkeurig met een veelheid aan taken zonder je prioriteiten te verliezen? Dan is deze baan waarschijnlijk iets voor jou. Als...
-
Executive Assistant
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Robert Half Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Vind je het leuk om zakelijke bijeenkomsten te coördineren en te organiseren? Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Jongleer jij nauwkeurig met een veelheid aan taken zonder je prioriteiten te verliezen? Dan is deze baan waarschijnlijk iets voor jou. Als...
-
Executive Assistant
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Robert Half Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Vind je het leuk om zakelijke bijeenkomsten te coördineren en te organiseren? Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Jongleer jij nauwkeurig met een veelheid aan taken zonder je prioriteiten te verliezen? Dan is deze baan waarschijnlijk iets voor jou. Als...
-
Executive Assistant
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Robert Half Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Vind je het leuk om zakelijke bijeenkomsten te coördineren en te organiseren? Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Jongleer jij nauwkeurig met een veelheid aan taken zonder je prioriteiten te verliezen? Dan is deze baan waarschijnlijk iets voor jou. Als...
-
Executive Assistant
Il y a 6 mois
Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een **Executive Assistant** (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in **de juridische sector**. Robert Half is momenteel op zoek naar een **Executive Assistant** (M/V/X) voor een bedrijf gespecialiseerd in **de juridische sector**. Dit bedrijf is gevestigd in het centrum van **Brussel**. Uw **verantwoordelijkheden**...
-
Executive Assistant
il y a 1 mois
Bruxelles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Executive Assistant
Il y a 7 mois
Bruxelles Saint-Gilles, Belgique HR-Specialist Temps plein**Bedrijf**: Onze klant is een prestigieuze instelling met een grote impact op de Belgische financiële wereld. Werken voor dit bedrijf betekent: - Deel uitmaken van een groep die investeert in je **professionele ontwikkeling**. - Behoud van een **evenwicht tussen werk en privéleven** dankzij een arbeidsovereenkomst die verschillende dagen thuiswerk...
-
Assistant / Executive Assistant to CEO
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Robert Half Temps pleinRobert Half is momenteel op zoek naar een Executive Assistant (m/v/x). Heb je al enige ervaring in het bijstaan van senior executives? Als Executive Assistant (m/v/x) geef je administratieve ondersteuning in de breedste zin van het woord aan het managementteam bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Zorgen voor de planning en goede organisatie van...
-
Executive Assistant
Il y a 7 mois
Bruxelles Saint-Gilles, Belgique Eiffage Bouw Temps pleinLe groupe EIFFAGE est l’un des leaders européens de la Construction, des systèmes énergétiques, des infrastructures et des concessions. A travers ses 14 filiales et ses 2.000 collaborateurs, Eiffage Benelux est actif dans le bâtiment, le génie civil, la promotion immobilière, les travaux hydrauliques et environnementaux, la menuiserie et les travaux...
-
Executive Assistant
il y a 1 mois
1060 Saint-Gilles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Executive Assistant
il y a 1 mois
1060 Saint-Gilles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Executive Assistant
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Executive Assistant
Il y a 7 mois
Bruxelles Saint-Gilles, Belgique Eiffage Bouw Temps pleinDe groep EIFFAGE is één van de Europese leiders in Bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies. Eiffage Benelux is, via haar 14 filialen en 2.000 medewerkers, actief in gebouwen, burgerlijke bouwkunde, vastgoedpromotie, waterbouwkundige - en milieuwerken, schrijnwerk en industriële werken. Om de toenemende werklast op het hoofdkantoor het hoofd...
-
Executive Assistant
il y a 1 mois
Bruxelles Etterbeek, Belgique Axis Temps pleinVous êtes un professionnel de l'assistanat exécutif avec plus de 10 ans d'expérience ? Ce poste d'Executive Assistant est fait pour vous ! En tant que bras droit du Directeur Commercial et de l'équipe de management, vous planifierez des réunions, coordonnerez des déplacements professionnels et gérerez des documents confidentiels avec rigueur. Vos...
-
Executive Assistant
Il y a 6 mois
Bruxelles Etterbeek, Belgique Axis Temps pleinOnze klant, actief in de energiesector, is actief op zoek naar een ervaren Executive Assistant voor zijn gloednieuwe afdeling. Als doelgericht bedrijf stimuleert onze klant wendbaarheid en openheid van geest. Ben je nieuwsgierig en scherpzinnig? Benader je projecten op een innovatieve manier? Dan ben jij misschien wel de perfecte Executive...
-
Assistant / Executive Assistant to CEO
il y a 1 mois
1060 Saint-Gilles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Assistant / Executive Assistant to CEO
il y a 1 mois
1060 Saint-Gilles, Belgique Sales Talents Temps pleinJouw kans om impact te maken als Executive Assistant bij een topbedrijf in de bouwsector! Voor onze klant, een Europese leider op het gebied van bouw, energiesystemen, infrastructuur en concessies, zijn we op zoek naar een gedreven Executive Assistant. Met 14 filialen en meer dan 2.000 medewerkers in de Benelux bieden ze je een unieke werkplek in een...
-
Assistant Administratif Et Commercial
Il y a 4 mois
Bruxelles Ixelles, Belgique Icare Executive Search Temps pleinPour son client situé à Bruxelles, avenue Louise, ICARE Executive Search est à la recherche d'un assistant administratif et commercial en CDI. Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique au sein d'une agence à taille humaine ? Vous avez un intérêt marqué pour le secteur industriel et/ou du bâtiment ? Rejoignez-nous ! **Votre Rôle**: En tant...
-
Office Manager
il y a 1 mois
Bruxelles Ixelles, Belgique UPWIDER Temps plein**Office Manager and Executive Assistant** - **Ready for an adventure full of learning and growth?**_ - **Do you love being at the heart of the action? and handling the unexpected with a smile?**_ Join us as the **Executive Assistant/Office Manager** and become the person who brightens our days ! Just few of words about us: **What do we do?** - **UpWider...
-
Administrative Assistant, Assistant International
il y a 4 semaines
1060 Saint-Gilles, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinExcel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants, Customer Service Representatives and Digital Marketing Officers. We provide...
